青春健康教育基地档案化管理探析——以杭州市富阳区的实践为蓝本

裘晓萍/杭州市富阳区爱国卫生发展中心

青春健康教育基地的建设是开展青春健康教育工作，护航青少年健康成长的最有效载体。青春基地建设的过程中需要经历规划、设计、实施和评估这几个阶段，会形成大量不同形式的文档资料，包括文字、照片、影像、实物，日常管理资料、活动开展材料、后台数据等，但从实际来看，这些资料往往都零散保存，没有做系统全面的档案化收集整理，目前在基地档案管理中存在一些亟待解决的问题，主要表现为3个方面：一是重基地的等级申报和活动开展、轻建设过程中的档案收集管理。富阳区青春健康教育基地（以下简称“青春基地”）作为全国性标杆的青春基地，近年来在建设过程中和在省级、国家级示范基地申中报都未完整保存相关档案资料，所有的资料仅存有当时的设计图纸和申报表以及日常活动开展的一些信息和照片。二是基地档案管理的机制不完善。由于基地缺乏专门的档案管理人员，大多由基地的讲解员或志愿者兼任，且管理人员相对不固定，加上其档案专业水平不高，对基地档案的收集、整理、归档、装订等业务不精通，也没有及时收集档案的意识，基地档案的管理还停留在原始的手工操作阶段。三是基地档案管理信息化水平不高。基地6个功能区近15台现代化电子设备后台数据的抓取迟迟未能跟进，同时日常活动开展的文字、照片及影像资料等未进行信息化存档，仅分散保存在业务电脑中，未形成统一的信息化管理模式。四是制度建设比较缺乏。基地的档案管理制度也不健全，导致整个档案管理的效果不高。

1 重视档案资料收集，加强对基地各类档案的管理

明确青春基地档案管理过程中需要归档哪几类资料，一是基地建设过程中产生的相关资料。重新梳理基地在建设过程中形成的各类材料，包括基地建设的规划、立项、设计图纸、修改方案、资金使用资料以及基地建设完工后的竣工验收文件。所有资料应完整、成套、系统，能全面反映整个基地建设的规划、设计、施工及竣工验收的全过程，保证图物相符、所有数据可靠、签字手续完备。二是基地评审等级相关资料。包括基地在申报省级和国家级青春健康教育示范基地过程中形成的评审材料、结题报告、评定文件等，并按照归档的范围、时间、要求等进行规范化整理。三是基地投入使用后的日常活动信息及数据资料。要全面整理基地投入使用后的相关资料，包括基地的参观（预约、接洽函、参观照片等）、管理资料（基地的日常维护、运营、维修、设备更新、内容增加等），反映日常活动开展情况的资料、基地设备使用后学生后台数据的提取、利用、分析等。

2 建立青春健康教育基地档案管理机制

青春基地档案管理工作没有成熟的经验可借鉴，且范围广、工作量大、内容繁杂，为了保证青春基地档案管理工作质量和效率，出台《富阳区青春健康教育基地档案管理办法》，对归档的范围、内容、保存期限等做一个明确的规定，同时对使用档案、传递档案和审核档案信息等方面，也制定相应的标准，通过制度保证各个环节的有序开展。实行档案管理工作量化积分制考核，突出档案工作落实的分值，加强平时工作的督导与检查。对聘任的相关档案工作人员下发《青春基地档案管理工作手册》，实时记录档案的收集、整理、归档等情况，记录质量由区计生协联合区档案馆予以评价，手册作为档案人员考核、评选评优的重要依据。充分发挥档案人员的主动性和积极性，努力打造一支高水平、高层次的基地档案管理队伍，将富阳所在的多个青春基地档案管理工作科学、高效推进。

3 加快基地档案管理的信息化建设

信息同能源、材料并称为当今世界三大资源，档案信息化的开发利用是档案工作的最终目的。青春基地要配备必要的计算机软硬件设施和建设先进的档案信息网络，建立并不断完善档案信息管理系统。利用场所基础设施建设，配备检索查询工具，将基地平时的活动开展，参观数据、管理日志、线上宣传通过现代化信息手段加以收集保存，所有的文字书面材料要以扫描或电子文件的形式进行存档。要加强基地档案信息化人才培养，把实施档案信息化的过程，变成锻炼队伍、培养人才的过程，同时加强信息化安全保障，把安全保障体系建设贯穿于基地档案信息化建设的始终。

4 尝试成立基地档案专用陈列室

除存放有关的青春基地特色活动的图文资料外，还保存有国家、省、市各级领导参观调研材料、陈列各类青春基地的专用宣传用品、教案、模具模型等。用数字化手段记录青春基地的历史发展过程，以投屏或影像的方式播放。