加强高校合同类档案管理实践探索

■ 刘 颖/金华职业技术学院

随着信息时代的到来，特别是大数据时代的到来，众多领域都已经感受到了大数据、新思维带来的巨大冲击，如金融业就是运用大数据的重点行业。当前，越来越多的专家学者和实际部门工作者逐步认识到大数据在教育行业中的重要性。档案是对人类宝贵经验的总结，是人类历史的延伸，展示着事物的发展规律，而高校档案大数据凝聚了高校发展史、学校文化等，在教育大数据中占着举足轻重的地位。如何转变传统高校档案管理模式，积极顺应档案治理的新要求，高校档案工作者应当结合高校治理发展需求，进行大胆的实践探索。

在高校发展过程中，高校之间、高校与社会之间的联动随着时代发展会不断地加强，签订合同、协议是高校之间、高校与社会之间最常见的联系方式，也是最为常见的互动方式。高校之间、高校与社会之间签订的合同、协议种类丰富多样，有经济合同、有办学协议等；而高校在管理过程中，也会产生大量的校内合同与协议，最常见的就是合同工的劳动协议等。这些合同与协议已成为见证高校发展的重要凭证，是高校发展的直接记录，也是明确高校之间、高校和社会之间权利与义务的重要凭证。本文以高校合同类档案管理进行探讨。

1 加强高校合同类档案管理的时代背景

2016年，《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》提出“加快完善档案治理体系、提升档案治理能力”，并特别提出“到2020年，初步实现以信息化为核心的档案管理现代化，基本建成与全面建成小康社会相适应、有效服务国家治理和‘五位一体’建设的档案事业发展体系”，要求与时俱进推进档案现代化治理。2018年8月，国家档案局在北京召开档案治理专题研讨经验交流会，提出推进开展档案治理工作，提升档案治理法治化水平。

高校现代化治理水平的提升将推动国家高等教育治理水平的提升，事关国家美好的未来。高校档案治理体系和治理能力现代化是高校治理水平的体现，也是高校提升治理水平的重要推动力量。高校档案治理作为高校治理的重要组成部分，应顺应新时代档案事业发展要求，与高校治理保持一致性，形成高校档案治理体系，提升高校档案治理现代化能力和水平，为提升高校治理水平作出贡献。随着办公自动化的不断推进和档案数字化改革的不断深化，高校产生了大量电子文档。2021年新修订《中华人民共和国档案法》（以下简称新修订《档案法》）明确：“电子档案与传统载体档案具有相同效力。”当前，合理保存利用这些电子文档，解决传统管理中存在的档案遗失、档案实体损坏等问题，将大大提高高校档案资源的利用水平与服务效率，提升高校档案治理水平。

2 高校合同类档案管理现状

以笔者所在的金华职业技术学院为例，近年来学校发展较快，2019年获首批中国特色高水平高职学校和专业建设计划建设A档单位称号（简称“双高”）。在进行“双高”建设和发展专业群的过程中，高校与政府部门、企业等单位或机构的合作与日俱增，产生了大量有保存价值的合同类档案。在当前高校现代化发展进程中，需要优化合同档案管理，确保合同档案能够得到高效利用，最大程度发挥学校合同档案的价值，使得优化管理后的合同档案能够为高校发展和各项工作服务。

高校档案记录了高校的发展历程，也是全校教职工的智慧结晶。随着高校档案工作不断深入发展，高校教职工档案意识不断增强，高校越来越重视合同类档案的管理。如，鼓励档案工作人员开展档案学术研究，探讨如何进一步提升合同类档案管理的工作成效，人、财、物的供给也逐年增加；在档案部门进行年度归档时，各部门、二级学院不再有抵触情绪，能够配合档案部门开展合同文件的收集与移交归档；档案部门根据高校实际工作情况制定了合同类文件的归档范围，对各立卷部门进行收集立卷指导，进一步规范了高校合同类文件的收集归档。以纸质合同类档案为管理主体的高校合同类档案工作稳步推进，工作环境越来越好，以传统纸质合同类档案为主体的管理制度不断健全。据统计，高校合同类档案的利用率也在进一步提升，合同类档案在高校发展建设中发挥的作用越来越大。

但传统的高校合同类档案管理也存在一些问题，必须解决。具体而言，高校合同档案管理普遍存在对合同类档案重要性的认知不够、档案意识薄弱、管理不到位、合同缺失等问题，合同档案的重要价值难以充分发挥。如，高校内各部门和二级学院兼职档案员收集积极性不高、工作责任心不强，平时轻视合同类文件管理，普遍存在“找得到就归档，找不到就算”的心理；高校档案工作人员不可能完全了解高校内所有部门和二级学院的工作内容，难以掌握校内各单位签的每一份合同与协议的时间与内容，因此开展业务指导时难以提供针对性强的指导。

如何实现深度管理以提高高校合同类档案管理水平，最大程度地实现高校合同类档案的价值，为高校发展和建设提供高质量信息服务，是高校档案工作者必须认真思考的问题。

3 高校合同类档案治理的策略探析

新修订《档案法》明确“电子档案与传统载体档案具有相同效力”；并新增“档案信息化建设”专章，为档案信息化建设、档案工作变革与转型、档案管理创新发展等提供了充分的法律保障。高校档案部门应依据新修订《档案法》相关要求，参照《全国档案信息化建设实施纲要》《数字档案室建设指南》等标准，变革传统工作理念，认识到未来纸质档案将会是以保存为主、利用为辅，甚至有电子档案代替纸质档案的“单套制”管理趋势，进而注重电子档案保存与利用。从新修订《档案法》中可以看出，档案发展的趋势必定是电子文件的重要性等同于传统的纸质文件，档案的信息大数据必将在档案的管理中发挥其应有的重要作用。高校必须积极响应新修订《档案法》的要求，加大加深高校数字档案馆建设，加快档案信息化建设的步伐，有效提高高校档案信息化管理水平，从传统纸质文件上和电子文件双方面齐下功夫，才能真正管好用好高校合同类档案，充分发挥高校合同类档案在学校“双高”建设中的作用。

3.1 完善合同类档案管理工作制度

由于传统纸质档案的保存、管理等都存在较大的局限性，实行档案信息化建设已是大势所趋。2017年《纸质档案数字化规范（DA/T 31—2017）》实施，其基本指导方针是“以存为主、存用并蓄”。随着档案数字化改革的不断推进，目前大多数高校档案馆已开展了档案数字化工作，形成了大量的档案数字资源，有了档案现代化管理和治理的基础。具体到高校合同类档案的管理，高校应根据合同文件产生的具体现有情况，制定新的适宜现状的工作规章制度，变革传统的等待相关部门兼职档案员收集归档的立卷归档方式，制定合同类电子文件管理设备使用、数据传递和维护、保密等方面的制度，实现电子档案规范化管理，从而将高校合同类档案管理的状态由被动转为主动，将档案数据的主动权抓在手中。以笔者所在的金华职业技术学院为例，档案部门调研了校内合同类档案产生的主要部门，联合制定了新的合同类档案管理办法 ，管理办法中规定了纸质合同类档案的归档内容、时间和部门立卷细节，还特别提到了合同类档案必须在学校OA系统走流程，每一个流程必须留痕，从而确保了合同类电子文件上的时效性和完整性。

3.2 建立合同类档案管理工作网络

为确保合同类文件收集和归档工作的顺利进行，需建立高校合同类档案工作网络体系。以金华职业技术学院为例，学校建立了合理高效的合同类档案工作网络体系。具体来说，校内各部门、二级学院均设有1名分管档案工作的领导和1名相对固定的兼职档案员，专门负责本部门或本学院形成的合同类文件的收集管理，并向档案馆定期移交。档案馆经常与各部门、二级学院分管档案工作的领导沟通，提供合同类文件的归档范围和合同类档案保管期限等业务材料，多次强调合同类档案对于学校“双高”发展的作用，提高校内各单位加强合同类文件管理与归档的意识，尽可能保证合同类文件应收尽收、应归尽归。为了保证学校合同类档案的电子文件的真实性和准确性，学校档案部门还取得了校信息管理中心的大力支持，确保校内和单位合同类文件收集的主动权。校内各单位只要有合同类的文件产生，档案部门就能通过接口及时掌握合同的每一个内容和环节，从而保证了合同类电子文件的完整性，也掌握了合同类纸质文件归档指导的主动权。学校档案部门还不定期对校内各单位兼职档案员进行培训和业务指导，不断提高兼职档案员的业务能力，确保合同类文件归档的质量。

3.3 打造优质安全的数据平台

实现高校档案电子文档管理需要构建大数据系统平台。档案大数据系统平台总体架构按照高校电子文件实际应用的流程进行建设，包括数据采集、数据存储、信息利用三个子模块。从高校现有的状况来看，高校合同类电子文档数据平台建设，可通过档案管理系统和OA的对接来实现较为合理和现实。

4 利用大数据推动合同类档案治理

当前，高校应当认真思考如何利用大数据和现代档案管理办法，加强高校合同类档案管理，进而推进高校档案治理，确保高校档案价值得到充分发挥，充分保障学校权益。笔者以金华职业技术学院为例，基于学校工作实际，对合同类档案大数据的采集、管理和利用进行思考，推动高校合同类档案实现“双套制”管理，并逐渐走向“单套制”管理，不断提升高校档案治理成效。

4.1 共享与归集

当前高校内部使用的信息管理系统不尽相同，这些管理系统往往来自不同的供应商，因此数据源、版块、操作模式等往往也不同，产生的数据类型、数据的访问方式等差别较大，难以实现各部门之间的信息资源共享。以合同类档案管理为例，高校各部门、二级学院使用不同的信息管理系统产生的合同类文件难以共享。对此，可由高校信息网络管理部门对系统的接口进行统一，利用集成系统或数字化校园系统把各系统的共享数据抽取到数据库中心，实现数据共享。

如，金华职业技术学院档案部门得到校信息管理中心支持主动作为，将全校各部门、二级学院形成的合同类电子文件整合到OA系统中，这样合同类电子文件就有了暂时的存储地点；在此之后，档案部门还可以通过OA和档案信息管理系统的接口，将有效的合同类文件信息数据归集到档案信息管理系统当中，全校的合同类信息归集和共享得以实现。此举还大大方便了校档案馆及时掌握合同类电子文件的形成情况，档案人员通过系统可以了解全校各部门、二级学院形成了哪些合同类文件材料、内容是否齐全完整且规范等，如发现内容不齐全不完整等问题，即要求形成者进行整改。由此高校档案管理者的角色也发生了转变，从被动的收集、保管人员转变成为主动的监管、指导人员，这样就为后续的归档打好基础。

4.2 归档

高校合同类电子文件的归档，可通过联机传输的方式实现。金华职业技术学院采取的具体方式是：开发一个通用数据接口，将现有的OA和档案信息管理系统这两套独立的系统进行整合，实现OA和档案管理两套系统的无缝链接，合同类电子文件数据通过网络直接写入档案管理系统。接口程序整合在OA系统上，被赋予权限的档案管理员只要点击“归档”按钮，选中单条或多条电子文件，即可逐条或批量将选中的合同类电子文件归档到档案管理系统。所选的电子文件归档之后，文件状态会出现“已归档”字样，其余未操作的则显示“未归档”。在数据的传输过程中，需要确保两个系统的稳定和安全，从而确保电子文件的完整性和真实性。在合同类电子文件全部归档后，档案馆可根据电子文件归档信息指导相关部门或二级学院进行相应纸质文件的归档，做到合同类档案应收尽收，避免合同类档案遗失的问题。

4.3 利用

档案只有方便师生利用，师生对档案治理的认知才会提升，档案共同治理的积极性才会加强，高校档案共建共享共治的良好新局面才能真正实现。

高校档案馆可采用校园局域网等高校信息资源共享平台，实现校内档案信息共享，实现高校档案馆“少来人”甚至“不来人”的服务模式，实现校内利用合同类档案“一次不用跑”。如金华职业技术学院申请利用合同类电子档案可通过OA申请，在申请时说明需要查阅的具体内容，在档案部门审核确认有查档的资格后，档案部门通过OA邮件将部门需要查阅的电子文件发至相关查阅人的校内邮箱，从而实现查阅合同类电子档案“一次不用跑”，也确保了合同类电子文件利用时的安全。

在确保档案绝对安全的情况下，高校合同类的电子文档的共享在简化操作流程、缩短查阅时间等方面体现了较大优势，有效改变了以往查阅需要耗费大量时间及人力的状况。电子文档实现高效利用，不仅体现在对高校合同类档案的便捷查阅利用上，还体现在对档案资源进行有目的和高效的数据分析上，为高校科学地利用档案提供便利，为高校发展和治理提供助力。

综上，在当前信息技术快速发展、浙江推进档案数字化改革的背景下，高校应努力提升档案治理的能力与水平，通过高校合同类档案现代化治理的探索和实践，尝试推进公开档案远程查阅，实现高校档案服务现代化，提高高校档案治理现代化水平。