基于档案数据管理的县区级综合档案馆档案信息化建设研究

■ 靳睿睿

关键字：档案数据 档案数字化副本数据数字化数据质量监管 档案信息化建设

档案数据从广义上讲是包含档案信息的广义的数据集合，包括档案部门已经掌握和积累的各类数字化档案资源、电子档案，具有长久保存价值但尚未纳入档案部门保管范围的数据，元数据以及在档案管理业务过程中产生的档案管理数据、档案利用数据、档案用户数据等累积性数据[1]。本文主要就档案数字化副本数据进行研究与探讨。

一、县级综合档案馆档案数据管理现状

笔者所在县区级综合档案馆，为边疆省份县区级综合档案馆。因社会大众档案意识不够强、政府部门对档案工作重视程度尚不够高；与发达地区相比发展滞后，新兴技术手段因信息不对称、资金投入不足等因素制约，无法及时应用于档案管理领域。档案信息化进程推进缓慢，跟不上数字城市、智慧城市发展的步伐，档案工作现状具有典型性。

档案工作人员在无法依赖技术手段的条件下，要适应传统档案工作向数字化、智能化转型，必须探索一系列以人工管理为主、计算机管理为辅的有效管理大量档案数据的办法。

二、数据管理存在的问题

（一）进馆数据量庞大，质量检查困难

自开展档案数据与纸质档案同步接收进馆工作以来，大量的档案数字化副本数据与纸质档案一同进馆，通常按不低于当次移交档案扫描总卷（件）数的10%的比例以人工随机抽样方式开展进馆质量检查。主要对系统著录数据的规范性、准确性，扫描图片挂接准确度，与原件一致性、完整性、清晰度，以及纠偏去黑等图片处理情况进行检查。档案馆分工负责接收工作的人员通常2～3 人，面对成批次移交的档案数据，要在人工检查的同时记录存在的问题、明确整改要求及时限、指导整改操作，而后再次复核。这样的接收进馆程序耗时多、效率不高且不足以覆盖科学合理的检查范围。

（二）人力不足，日常管理不到位

在县区级综合档案馆，通常在职人员10 人以内，少数能达到10 人。由1 个内设机构负责对整个行政区域内各单位移交档案进行进馆接收及日常管理。人力不足，为保证完成接收任务，进馆质量检查与复核占据了大量的时间及精力，弱化了日常管理职能。使得档案数据导入、导出系统，馆藏数据定期统计、定期备份，馆藏数据有效性、安全性定期检查等日常工作无法做到专人专管，一系列“定期”工作难执行到位。通常只在保证年度考核任务完成的基础上兼顾不得不开展的日常管理工作。

（三）唯“考核”论英雄，基础工作不扎实

自机关单位将档案工作纳入年度工作目标考核以来，年接收进馆纸质档案及档案数据量、年度馆藏档案数字化率等均为考核指标，各基层单位存在唯“考核”论英雄、唯“量”取胜的现象。为完成考核任务着力推进“量”的提升，而忽视数据的有效管理与运用。缺乏对档案数据（此处“档案数据”为广义）[2]分析来获取可运用于提升管理水平的有效信息。例如：怎样完善加工制度及流程来有效避免扫描图片挂接错误、怎么做可以提升档案数据检查效率、怎样健全工作制度能保证馆藏数据数据库稳定及安全。

（四）档案服务公司加工质量监管有缺位

自开展档案数字化转型工作以来，档案服务公司作为新兴市场主体出现，近年来，随着市场需求的不断增加而迅速地发展壮大。而档案部门对档案服务公司的监管相对滞后，大多停留在市场准入管控阶段，碍于人手不足、技术手段有限等原因缺失后续持续的跟踪监管。目前委托加工单位对服务公司服务质量监管意识不强、服务需求沟通不到位，仅为购买服务保证工作任务按时完成，入场服务期间监管缺失。对服务公司服务质量监管仅依靠档案馆接收检查，短期内尚达不到接收进馆时限要求的，质量监管与把控便无从谈起。待后续项目验收或向档案馆移交时才查找出的问题，服务公司整改工作因费工费时、成本增加导致合同义务履行不力。延长了服务公司服务质量提升的进程，不利于整体档案工作水平的提高。

三、问题存在原因分析

（一）现用档案管理系统不适应管理需要

1.现用档案管理系统只适合在档案信息化建设初级阶段开展档案管理辅助性工作，系统功能的发展完善跟不上数字档案馆、智慧档案馆建设阶段的管理需要。现用管理系统研发技术力量跟不上。因管理信息系统软件客户相对稳定，升级、更换周期较长，客观上软件知识产权收益没有档案服务公司服务收益高，故技术力量多投入于已售用软件的数据库日常维护，弱化了系统功能随信息化进程推进的进一步完善与升级。

2.若购置新软件，目前只有省外有技术成熟、功能相对完善的管理系统软件，维护服务得不到及时保障。加之现在软件公司针对档案馆主推“一条龙”服务，即数字档案馆、智慧档案馆建设所需一系列软、硬件设施设备的供货、投入使用后软、硬件日常维护与维修等，单接软件售卖业务由于收益低，维护需要远距离派出技术人员等不太愿意单独接单。

（二）档案服务公司日常监管与服务质量评估缺乏相应的体制机制。

1.制度建设总是具有滞后性。目前档案部门对档案服务公司监管主要集中于准入门槛设置与审批。对于日常监管、服务质量评估、资格复核及吊销资格等尚未形成明确的、可量化的监管指标。监管制度存在漏洞，让利益至上的市场主体有机可趁，急切地抢占市场向“接单量”进发而不顾服务质量优化提升。

2.鉴于正在进行中的档案系统机构改革，档案服务监管职能应由具有执法权限的档案管理部门——档案局来承担并行使，档案馆及其工作人员不再具有执法监管权限。但由于机改工作未完全结束，人员配备尚未到位，尚无专门的执法队伍，监管工作一时难接续发展。

（三）档案工作年度考核机制不够科学合理

档案工作年度考核指标设置重于“量”，馆藏档案数字化量、接收进馆数字化数据量，进行规范化管理示范单位认定数量等。但对档案数据有效率、档案数据安全性、电子档案有效查阅率等并未设置量化指标，不利于档案工作向着“现代化”“高质量”的要求来发展。

（四）基层档案部门在职人员平均年龄大，知识结构老化，技术力量不强，难适应现代化档案管理工作

1.基层档案部门受限于机构编制无法扩增、人员流动性不强，空编少，多年无法正常招录。无法顺利实现及时补充新鲜血液、无法正常进行“新陈代谢”，往后存在在某些年度内集中退休或集中招录情况，年龄断层、工作难接续的隐患会形成恶性循环。

2.档案部门应招录、聘用不同学术背景的工作人员充实档案人才队伍，不局限于档案专业。如档案专业适用档案业务岗位，信息技术或软件工程专业适用信息化建设岗位，艺术类专业适用档案宣传、展览岗位，生物类、化工类专业适用档案保护技术岗位等。

四、现有条件下管理方法探究

（一）省市档案部门应对档案工作现代化进行顶层设计

省、市档案部门统一对推进档案工作现代化进程进行顶层设计，基于大数据技术建立统一的信息化平台。避免下属各级档案部门多头申请预算经费、多方启动档案管理信息平台开发，形成格式各异且互不兼容的档案数据、运用各类按不同逻辑结构组织起来的数据处理方式方法，让档案工作现代化的发展受制于信息技术应用领域。

（二）现有条件下数据管理的尝试

1.数字化转型期接收进馆数据格式

目前我国大多数县区级国家综合档案馆处于数字化转型时期，处于由传统档案工作向现代化档案工作过渡时期。转型期、过渡期具有档案管理信息平台不确定、适合当地的档案数据要求不确定、进馆接收标准不明确，加上处于机关单位计算机设备国产化替代的关键时期，对档案工作信息化带来重大挑战。为顺利度过这一特殊时期，既能良好开展现阶段档案工作，又能简便适用于今后新的数据存储模式，笔者所在档案馆研究决定，每批进馆档案数据一律以jpg、pdf 及数据库文件三种格式接收，且jpg、pdf 两种格式规定了文件命名要求：1.jpg 为原始扫描图片数据，以“档号+页码”命名（如：44-WS·2021-YBGS-0003-P1/44-1-5-P1），供恢复备份使用；2.pdf 将每件档案制作成简易电子书，即每件档案（新规则）或每个文件级目录（老规则）对应形成1 个pdf 文件，以档号命名文件，可在无需安装档案管理系统的电脑上实现档案信息查阅，便于在不导入系统数据的情况下开展进馆质量检查，不受限于任何一种档案管理平台。

2.人工采集各项管理数据

为弥补系统功能的不足，实现精细化管理的目标，人工建立数据日常管理台账：档案系统操作维护登记、档案数据载体进出馆登记、机房巡察登记、档案数据接收进馆登记。依靠人工手工采集基础数据、建立适用有效的工作制度来提高档案数据管理水平及管理效率。

（三）强化档案服务公司服务质量监管与评估

在档案服务市场化的大环境下，提升档案服务公司服务质量就间接提高了档案工作水平。经科学调研形成档案服务公司服务质量监管评估机制，设定服务质量评估指标及等级、健全服务质量督查制度、畅通服务质量社会监督投诉及救济渠道。完善明确的服务公司从业资格条件、升星晋级条件、从业资格到期复审要求、从业资格吊销指标等。畅通服务公司从业人员业务培训、继续教育及职称考评渠道，在政策层面引导规划从业人员合理的职业发展方向、保证从业人员业务水平晋升渠道畅通以期达到从业人员稳定的目的。

（四）档案干部业务知识培训方向及工作理念引导

实现档案工作走向现代化的目标，需要的是复合型档案人才。从传统走向现代化，不可或缺的是智能化的工作思维。运用“走出去、引进来”的战略思想，带动边疆档案工作发展。目前，县区级档案部门工作人员中很少有人知道讲了多年的数字档案馆、智慧档案馆到底是什么样，数字档案馆、智慧档案馆查阅一份档案是怎样一种体验，第四次工业革命到底为档案工作带来了怎样的影响，我们离数字档案馆、智慧档案馆到底有多远。我们的档案干部培训方向及工作理念引导应该向着回答上面问题的方向来开展。

注释及参考文献：

[1]金波，添志鹏.何谓“档案数据”：档案数据内涵与特征探析[J].档案学通讯，2020（3）

[2]此处“档案数据”为广义，包括档案部门已经掌握和积累的各类数字化档案资源、电子档案，具有长久保存价值但尚未纳入档案部门保管范围的数据，元数据以及在档案管理业务过程中产生的档案管理数据、档案利用数据、档案用户数据等累积性数据