事业单位干部人事档案管理及服务效率提升研究

摘要：事业单位指的是承担国家相关公益、福利性事业的服务性职能机构，比如医疗、教育等组织机构。事业单位开展档案管理工作主要是为了给单位内部行政管理提供可行性的参考凭据，并且此项工作是事业单位行政管理活动中的一项重要组成，提升干部人事档案管理工作与服务效率有利于事业单位体制改革的推进。因此，本文主要通过分析事业单位档案管理的现状，提出事业单位干部人事档案管理及服务效率提升策略，以供参考。

关键词：事业单位;档案管理;服务效率

一、引言

事业单位干部人事档案管理也就是用特有的图片或文字，对单位内部人事管理信息资源进行历史发展记录及综合性整理工作。开展档案信息化工作是单位管理活动中一项极其重要的内容。在现阶段信息化进程高速发展的背景下，事业单位干部人事档案管理传统模式已经不能适应单位体制改革发展，人们应当转变对档案管理工作的简单认识，档案管理工作不应当仅仅是对人事档案的查阅与保管。

二、事业单位干部人事档案管理现状

（一）、制度不健全，存在缺陷

在事业单位中由于人员的流动性过大，容易致使单位工作人员在对人事进行管理的过程中忽视相關制度与规定，出现人事交接随意，甚至擅自变更档案信息等现象，使得人事档案内容缺乏真实性与可靠性。此外，由于对档案的管理不够严格，对档案材料的管理不够集中，使得档案不随人才的流动而传递，导致人与档案分离及断档的现象发生。这最终使得事业单位对人才的管理不到位，进而产生了一定的风险。

（二）、档案管理意识薄弱

大多数事业单位因档案管理人员队伍不健全，未安排专职人员负责档案管理工作，使得相关工作人员往往对档案管理工作不够重视，同时缺乏主动管理的意识，难以将全部的精力投入到单位干部人事档案管理工作中。最终导致纸质档案的收集、归档工作完成不及时的现象发生。同时，有相当一部分档案管理人员因未受到系统的专业培训，缺乏专业的档案管理知识，致使档案管理工作的质量与效率偏低。

（三）、档案管理的方式不够科学

在事业单位的档案管理工作中，很多材料都需要使用统一的规格即A4纸规格。但对于干部档案材料则通常使用16开规格，这导致需要对干部档案相关的纸质材料进行进一步的加工等，而这样的工作环节所耗费的时间与精力并不少，档案管理人员不得不抽出时间完成大量的零散工作，这些大量且重复性高的基础工作使得档案管理的效率极其低下。

（四）、档案管理的信息化程度偏低

随着我国近些年大数据信息化发展水平的不断提高，信息化专业技术应运而生，并在各行各业中发挥着巨大的作用。信息化专业技术也在各事业单位中被普遍使用，使得单位的管理工作效率得到了有效提升。而在开展干部人事档案管理工作的过程中，信息化专业技术虽然也得到了广泛应用，但一些更科学以及更先进的技术并没有在单位内部被充分挖掘与利用。比如，仅仅是将一些简单的档案信息通过计算机进行录入，将这些基础化的档案内容进行数字化，而没有进一步地实现档案的无纸化阅读。一些档案信息仍被采取手工操作，这使得档案管理工作量巨增，从而导致档案管理的工作效率难以得到提升。

四、事业单位档案管理及服务效率提升策略研究

（一）、规范化档案管理制度

事业单位内部应当针对干部人事档案管理材料中所存在的问题进行规范。比如，需要对档案内容不够准确、档案信息的填写不够规范等问题进行修正，从而制定出更科学的管理制度与规范。一方面，单位应当针对档案管理工作的原则性，使其在制度的约束下健全档案管理制度，使得档案管理工作过程中各个程序的执行都能有章可循，同时还能够提高档案信息的准确性。另一方面，事业单位还应当严格地按照相关档案管理办法及条例规定开展档案管理工作。单位需要根据自身的实现发展情况，制定档案查阅、借阅、收集、鉴别、检查、保管保密等工作流程，还需要确保各项工作环节的规范性，并且应当将责任落实到档案管理部门的各个岗位。此外，还需要建立相应的奖惩制度。单位对于表现好的员工应予以奖励，对于表现差的员工在执行相应惩罚的同时还需要及时帮助其对工作进行改进。最后，对惩罚制度进行规范，应当避免信息被擅自涂改、伪造的违法行为发生。在产生档案信息损毁或丢失的后果时，还应当按照相关条例追究当事人的责任。

（二）、建立数字信息化档案管理机制

事业单位的基础档案管理工作应当基于行之有效的档案管理机制才能得以顺利开展。比如，单位可以应用数字化技术、身份信息认证程序、扫描信息技术等，建立并健全有效的数字信息化档案管理机制，确保管理及服务效率得以提升。

（三）、建立先进的档案管理模式

一是对事业单位干部人事档案管理进行体系化建设也就是通过有效的方式将处于同一系统的个人信息进行整体性的重塑，使各项数据实现重新融合的过程。其主要目的是确保信息数据的准确性与兼容性。二是进行互动式的管理模式建设。应尽量避免事业单位在档案管理工作中仅将单一信息进行数据化管理，应加强其互动性的管理模式建设。互动性的档案管理模式可以使得档案管理服务质量得以有效提升。三是还应当强化档案管理部门员工的专业能力与综合素养，档案管理工作人员的专业能力是事业单位有效开展档案管理工作的坚实基础。四是实现自动化的档案管理模式建设。事业单位档案管理工作的自动化建设是单位内部开展档案管理工作不可或缺的一项内容，是档案管理工作进行信息查询与数据应用的必然需求。信息化数据查询专业技术的应用对于档案查询工作的顺利开展有着一定的促进作用，其对事业单位档案管理模式也提出了新的需求，实现自动化的档案管理模式建设有利于工作人员批量处理查询档案信息，进而提高管理工作的效率。

（四）、建立档案数字化信息系统

数字化信息干部人事档案管理系统实现了档案信息快速查询、档案信息准确输出，有利于事业单位之间对行政管理信息的有效传递与使用。事业单位档案管理工作数字信息化的重要性主要体现在以下几个方面。 一方面是数字化的信息专业技术使得事业单位干部人事档案管理工作有了坚实基础与可靠平台。另一方面，在事业单位管理机制的改革进程中，档案管理工作的信息化为单位管理层做出相关决策提供了行之有效的数据化信息支撑。此外，与传统模式下的档案管理工作相比，数字信息化应用于档案管理工作使得档案信息的查询程序更简单、档案信息的准确率更高。

（五）、强化工作人员档案管理意识

一方面，事业单位档案管理人员应当加强对此项工作的重视程度，建立并强化档案管理意识。单位在组建档案管理队伍时应尽可能选择专业能力强，有职业素养的人才。同时，事业单位还需要投入相当的管理经费，完善内部档案管理的基础设施建设。另一方面，事业单位应当在单位内部定期宣传干部人事档案管理工作，营造良好档案管理工作氛围，提升管理人员的重视程度。此外，还应当加强对档案管理工作人员的培训，可以定期组织专业性的培训课程，整体性地提升事业单位档案管理工作人员的综合素养，使其能够更好地为档案管理工作提供有效的服务。

结语：

总而言之，目前我国有相当一部分事业单位在干部人事档案管理工作中仍存在着档案信息不准确、不完整，档案管理专业技术不过关，档案管理工作在单位内部日常管理工作中不受重视等问题。而应用数字信息化等有效模式能够降低事业单位干部人事档案管理工作运行成本，使得事业单位内部行政管理服务效率能够得以有效提升。

参考文献：

【1】李志民.档案管理工作中存在的主要问题分析及解决的主要办法分析【J】.黑龙江省档案管理.2017

【2】葛喜志.新型信息化技术对于传统档案管理的促进作用分析【J】.黑龙江省城市档案管理建设.2017

作者简介：孔泉森（1992.7.30），男，汉，河南孟津县，本科，馆员，研究方向：档案信息资源的开发和利用。