合同管理的合规化路径

刘 健

（天津环球磁卡股份有限公司，天津 300202）

一、合同管理的特点

合同法律风险是公司最为重视也是最常遇到的风险，通过对合同进行合规性审查之目的就是防范法律风险，确保交易的安全性和有效性。合同管理是公司常见的合规审查途径，它是指公司通过建立秩序的方式对公司参与的合同进行人为、目的性的干预，此种干预是贯穿于合同全过程的、系统性的、动态性的。

（一）合同管理之全过程性

公司对合同的管理贯穿于合同全部过程，包括合同的草拟、订立、生效、履行直至失效。在合同订立之初，公司需要聘用专业的法律从业人员对合同的合规性进行审查，确保合同既符合公司内部规范，也合乎法律规定。在合同履行过程中，公司还需应对可能发生的合同变更、解除或违约事项所带来的法律风险。因此，对合同的合规性审查离不开全过程管理。首先，公司对合同的全过程管理可从制定、完善内部审批制度和合同订立、履行的标准程序着手；再者，应建立完整的合同文本、档案管理制度。

（二）合同管理之系统性

所谓系统性管理是指凡合同所涉及事项由公司各部门按照职责分工协同进行管理。因为合同所涉领域之广泛、对专业度要求较高，故，仅具有法律知识和管理知识不足以对合同进行系统性合规审查，往往需要多部门联动，相互配合。如，合同中所涉付款方式、付款金额等与钱款相关的事项应该与公司内部财务部门进行商讨核实。

（三）合同管理之动态性

从根本上，世界是绝对运动的世界，是一个动态变化的过程，合同的管理也具有同样的属性。实践证明，大量因合同产生的纠纷发生在合同履行阶段，在合同履行过程中，不仅会遇到不可抗力，也会遇到诸如当事人一方违约等多种情况，考验的是公司对危机事务的应对能力。特别是动态性的掌握对己方不利的情形，及时对合同进行变更或中止、终止，将公司遭受的损失最小化或防止事情往更坏的方向演变。

二、合同管理中常见不合规现象

（一）合同管理制度存在漏洞，权责不明

公司为进行合同管理往往会建立相应的制度，一个健全的合同管理制度应包括合同管理办法、法人授权委托制度、合同审批制度、合同专用章管理制度、合同台账管理制度、合同档案管理制度、合同相对方管理制度、招投标管理制度。然而，很多公司由于没有建立一个规范的合同管理制度，导致后续产生了很多问题，带来了法律风险。如，有的公司合同管理制度未规定合同授权委托制度，导致合同签订授权不明、权责不明，以致在合同出现问题时，无法落实到具体责任人的情况。实践中，因合同管理制度存在漏洞导致的权责不明、效率低下问题屡见不鲜，法律风险也随之上升，增加了公司的管理成本。

（二）合同审查不严谨，后患无穷

合同审查是合同管理流程中重要一环，既包括审查合同缔结之具体事项是否符合公司内部章程及其他规定，也包括合同本身是否合乎法律、司法解释、规章等规定，以及对合同可能涉及的风险进行提示。而在实践中，往往由于对合同之审查不够严谨，从而引发后患。例如，对合同相对方之资质未尽审查职责，抑或对其缺乏跟踪调查，被迫承担合同主体不适格的法律风险，致使当事人权利遭受损害。或者是习惯于对合同具体条款走马观花式的审查，只着重审查个别条款，忽视了部分合同条款中不准确甚至容易产生歧义的用词。

（三）合同文本不规范，产生法律风险

合同的拟定并不是一蹴而就的事情，一方面需要公司内部多部门协作，给出专业意见；另一方面需要在合同双方多次协商的前提下对合同的用词、条款、格式进行规范化管理，一份合格的合同初稿才算形成。合同文本应避免出现合同未签署名字未盖章、合同要件不全、合同条款挂一漏万、合同所涉金额与实际不符的情况发生。在合同的构成中，违约责任因为涉及合同的履行与权利保障问题，要更加审慎。详尽的违约责任，一方面可以把双方违约之可能性降到最低；另一方面可以降低法律风险和维权成本。

三、合同管理合规性建议

（一）健全合同管理制度

遵循法律之规定，建立、健全一个贯穿于合同全过程的合同管理制度，使合同管理有章可循。合同管理制度应为具体、可操作性强的制度，便于公司依据该制度进行合同管理，提高合同管理效率。具体而言，第一，合同管理制度应包括基本制度，即合同草拟、审查、核准、履行、监督的全过程都应有章可循；第二，应根据经验拟定基本制度以外的其他制度，譬如合同授权委托制度，合同审查制度、合同会签和审批制度、合同专用章制度、合同跟踪监督制度、合同档案管理制度、合同台账及统计报表制度。

（二）建立合同电子信息化管理系统

在公司内部建立电子信息化管理系统，是走向信息化办公的重要载体。将合同的全流程管理都通过技术手段嵌入互联网系统，建立不同的模块，分模块进行管理。建立合同电子信息化华管理系统的主要目的是便于及时的跟进合同进展，把控合同订立、履行中遇到的法律风险，使得合规性审查贯穿合同全流程。

（三）细化合同审查事项

合同的审查须避免走马观花，应对合同进行详尽的形式审查和实质审查。首先，应审查合同缔约目的与交易背景。合同缔约目的会对合同效力产生影响，因此是合规性审查的要点。对于交易背景的审查，既包括对对方当事人资质的审查，也包括对方当事人近几年交易情况的审查。其次，应审查合同主体是否适格，一旦合同主体不适格，将无法进行合同履行等事宜，甚至还有承担损失的风险，故，对合同主体的审查应贯穿于合同审查全过程。再次，应审查合同具体条款是否合规合法，是否遗漏必备条款。为避免产生法律适用或学理方面的争议，合同条款应尽可能与法律规范保持一致性。《合同法》第十二条规定了合同的必备条款①《合同法》第12条，合同的内容由当事人约定，一般包括以下条款：（一）当事人的名称或者姓名和住所；（二）标的；（三）数量；（四）质量；（五）价款或者报酬；（六）履行期限、地点和方式；（七）违约责任；（八）解决争议的方法.当事人可以参照各类合同的示范文本订立合同.，除此之外，一份完整的合同还应包括保密、不可抗力等条款。最后，应审查合同语言的规范性。准确性是合同文本的内在要求，合同文本应使用非歧义的文字，以达到定纷止争的目的。例如，定金与订金虽然只有一字之差，适用的却是完全不同的法律规定，产生不同的法律效力。因此，合同语言的规范性是合同审查的重中之重。

四、结语

合同管理的合规化路径必然是贯穿于合同立项、订立、审核、批准、履行的全过程。从微观上，须详尽审查每一份合同是否合乎规范；从宏观上，要不断健全合同管理制度，建立合同电子信息化管理系统，使合同审查成为规范化的工作，以降低法律风险、避免不必要的损失。