基层文书档案管理工作探讨

冯竹梅

摘要：现当今，随着我国经济社会的高质量发展，文书档案的参考、佐证价值举足轻重。而部分基层单位文书档案管理仍存在着一定的问题和不足之处，文书档案作用发挥存在“跟不上趟”情况。此外，文书档案管理在机关企事业单位日常工作管理中处于基础性地位，随着单位运营管理体制、工作内容不断发展变化体现出单位发展轨迹和各项基本的信息，对于单位的持续健康发展有着积极的指导意义。因此，需要对文书档案管理中出现的问题进行分析，提出有针对性地解决措施，不断改革完善管理体制与运行机制，推动单位文书档案管理工作的不断深化。

关键词：文书档案;管理工作

引言

文书档案是各单位档案的重要组成部分，在单位各项业务工作中发挥着重要的凭证作用以及参考作用。推动文书档案工作转型，可以对文书档案资源进行集成化、智能化、规范化、科学化管理，将档案库转变为单位“智库”以及“知識库”，有效节约文书档案管理成本，全面提升文书档案管理水平。

1做好基层文书档案管理工作的重要意义

基层文书档案管理工作的开展能够为单位的发展提供很多帮助，因而基层档案管理人员要强化责任意识，树立起正确的档案管理工作意识，为其他工作的开展奠定信息基础。而基层文书档案管理工作的实际意义主要分为两项内容，一方面该项工作能够为相关工作提供真实可靠的纪实资料，若单位某项工作的推进需要调取以往某段时间的相关资料，文书档案管理工作就会发挥出作用，在这点上文书档案管理工作则直接影响着单位的正常发展;另一方面在各项工作开展的过程中，文书档案一直具有突出性的参考价值，文书档案能够为单位工作方向的调整提供重要依据，起到一个规范工作形式的作用，进而推动着机关企事业单位更加良好地发展。

2文书档案信息化的优点

2.1提高办公效率

文书档案信息化可以利用档案管理系统，将信息资料存储在上面，它解决了以往出现的信息资料收集不完整、字迹不工整等问题，节省了人力，也提高了信息资料的准确性。

2.2实现资源共享

以前的文书档案大多是纸质版，所以无法做到信息资料的共享，造成了资金和资源的浪费，并且纸质版的档案查找资料也较为困难。但是网络技术在企事业单位广泛应用，直接提高了文书档案的利用率，使得信息化的文书档案更加方便快捷。

3基层文书档案管理工作存在的问题

3.1尚未形成全覆盖的文书档案管理体系

现阶段，部分单位尚未意识到文书档案工作治理能力现代化转型的必要性，存在档案管理机制单一化、条块分割化的问题。一是表现为部分单位分管领导对于文书档案工作的重视度不足，在人、财、物等资源统筹和协调上没有下足功夫，导致文书档案工作边缘化。二是不断增加的文书档案数量与档案队伍建设不成正比。例如，文书档案工作人员的数量不足，专业素质与时代发展、管理需求不匹配。三是文书资料形成部门对文书档案工作的支持力度不足，影响立卷归档等工作。

3.2文书档案数字化建设不规范

文件和档案有很大的价值。它们是否全面、系统、准确、完整、真实，将直接影响到后期的使用。然而，目前一些单位文书档案数字化建设不规范，后期存在重复处理的现象。造成这种情况的原因是数字档案在归档、管理责任落实、管理标准等方面存在漏洞。一是数字文件不科学，严重影响信息化建设质量。一方面，OA办公系统与文档文件管理系统之间仍然没有数据关联，OA办公系统中的部分电子文件无法同步传输到文档文件管理系统，影响了归档效率。另一方面，一些业务部门没有及时将网上终端的电子文件移交给档案管理部门。二是管理责任落实不到位。部分单位没有将文件档案数字化建设的责任落实到具体业务部门和员工身上，整体上缺乏责任意识和规范意识。三是文献档案数字化建设标准不明确。部分企业规章制度建设滞后，工作思路不明确，导致数字化建设过程、内容、分工、目标模糊。

3.3工作人员的专业知识欠缺

由于新时代对信息档案工作的要求，各个单位都开始引入信息档案管理系统，这就要求档案管理人员能够熟练运用档案管理系统进行档案管理。然而，由于部分档案人员缺乏信息技术知识，部分档案人员的知识量不高，对信息档案管理没有基本的认识，企事业单位也没有对这些人员进行信息档案工作的专业培训。因此，信息档案的管理不专业。在档案管理的不断改革和发展中，一些工作人员只注重自己的工作，而忽视了信息档案管理发展过程中自身的完善。有的在平时的档案工作中，没有自学意识，导致企事业单位在使用档案信息的过程中，出现了很多问题，使档案管理工作滞后。

4基层档案管理员做好文书档案管理工作的策略

4.1理顺档案管理机制，实现工作体系全覆盖

要探索建立文书档案“四级管理”模式，搭建分管领导负责统筹、文书档案工作人员负责落实、兼职专员负责配合的工作体系，确保管理梯队完善、单位高度重视、工作职责清晰。一是单位分管领导负责人员配备、经费设施、制度修编、责任落实、绩效考核等工作，协调好文书档案工作人员与其他部门之间的关系，为文书档案工作开展创造有利条件。二是单位要结合文书档案工作量、工作难度、工作要求，配备一定数量的工作人员，并开展持续性的专业培训，打造复合性的专职档案人员队伍。三是文书资料形成部门要设置兼职档案专员，负责本部门文书资料的收集、审核工作，及时移交文书档案工作人员，形成全员参与的档案工作格局，最大限度地保障文书档案工作质量。

4.2织牢文书档案安全管理网，保障档案价值

为了更好地保证文件和档案的原创性、真实性和准确性，发挥文件和档案的决策参考和信息证明价值。第一，加强网络安全。机关企事业单位可以通过防火墙、杀毒软件、链块、数字加密、数字签名和云网络加密技术，对数字文档、单位管理系统文档和数据库文档进行加密文件处理，并杀死病毒、木马、黑客程序、恶意插件和其他相关病毒及非法程序。同时，要明确涉密文件、档案的访问权限和访问级别，做好涉密文件、档案使用前的安全控制工作。二是做好文书档案备份工作。单位可以租用或购买相应的云存储终端，依靠云系统对文档和文件进行封闭式备份，建立可以容纳大量文档和文件的备份数据库，以便于今后的安全防范工作。

4.3档案管理人员的素质需全面提升

文档管理看似简单、技术性强，但实际上是一项复杂的工作，涉及许多相关的环节。档案管理专业性强，工作量大，所以需要有一定的精力、体力和耐力的专业人员参与挑选，责任心强，工作热情高，事业心强，严谨细致，这些都是挑选人员应该具备的基本素质，应加强人才对现代技术的应用能力。从人才方面推动基层文书档案管理进一步优化，人才是各项事业发展的基本条件，对于今后的文书档案持续健康发展具有积极的促进作用。不像其他商业单位，它具有强大的服务功能，对于社会发展具有指导作用，因此需要以身作则，做好档案管理工作，为其他社会单位提供一定的参考和指导，同时有助于高效发展和良好的操作。面对越来越快速的社会发展，档案管理的内容也需要不断的完善和更新，档案管理人员的管理意识和素质也需要重视和提升。基层文书档案管理工作需要加强改革，加强对档案管理人员的培训，从文件管理内容、信息化管理流程、管理软件的使用、以及信息化技术标准化处理内容等方面进行加强。在应用复合型人才的前提下，从各方面提高档案管理人员的综合水平。

4.4加强各部门之间的协调配合

文书档案管理的主体是各部门工作、运行中的各种文件内容，而这些文件对于单位未来的发展具有重要的价值。因此，从本质上讲，文书档案的管理需要各部门档案管理机构配合，以高质量的水平和业绩完成工作。协调各部门之间的关系结构，确保文书档案能够体现综合管理的特点，而对于基层档案管理者来说，在加强各部门之间的协调的过程中，需要注意三点。一个是具有良好的沟通能力，文书档案管理人员要加强对经手档案的整理收集分類，同时了解其他部门的工作和管理信息，要注意对单位其他科室的文书档案进行收集汇总，要将“口”刻在心里，端正工作态度，能促进档案工作高效完整;二是要有较高的执行力，基层档案员要学会主动深入各部门，定期走访了解各部门的工作动态，及时掌握第一手的关键信息;三是有一个强大的思想工作，在实际工作的过程中，要结合单位的实际情况，利用大脑分析实际数据收集和管理流程，提高管理效率和质量的文档，同时还将关注单位的发展阶段，结合实际开发，提供更有价值的文档。

4.5提高管理人员的积极性

提高文书档案工作人员的专业水平的同时，还需要提高工作人员对档案整理的积极性。信息数据除了研究结果需要保存整理，其收集过程中的信息数据也同样需要保存整理，以确保单位使用文书档案的完整性，便于以后的查阅和再利用。

结语

综上所述，基层文书档案管理工作能够为机关企事业单位相关工作提供纪实性资料，同时，对于单位工作形式的调整来说有着很大的参考价值。由本文分析可知，基层档案管理员做好文书档案管理工作的策略包括：实行一体化文档管理模式，加强各部门之间的协调配合，推进文书档案管理数字化建设，进一步完善文书档案管理制度，打造高素质基层档案管理队伍。

参考文献

[1]李国源.文书档案电子信息化管理探讨[J].兰台内外，2021（12）：25-26.

[2]徐闫萌.文书档案管理工作的重要性[J].现代农业研究，2021，27（04）：152-153.