浅谈中小医药流通企业成本管理

唐兰

（重庆汉鑫医药有限公司，重庆 400060）

医药流通企业在国家实行两票制以来，以规范药品流通、控制药品成本为目标，作为上游生产厂家和下游终端客户的中间销售环节，药品毛利率持续降低，对于销售环节的成本控制尤为重要。合理控制日常费用是提高企业盈利空间的重要途径之一。除人员工资外，物流配送费用、销售人员出差费用、办公费（易耗品）、招待费用等是医药流通企业的主要费用构成，专业、科学控制这类费用，是企业财务控制的重点。

一、企业成本管理的重要性

在这特殊时期，企业发展受到大环境的影响，经营异常困难。越是在这困难中，企业越需要高水平的管理，成本的管理是竟争的基础，成本的有效控制有助于降低企业经营风险。对企业目前管理中出现的问题进行研究，找到问题，分析制定对应的措施，规避企业不利影响，提高企业管理成效。我国中小企业的普遍特点，规模小、管理权集中度高、市场占有率低、融资能力低、高级专业人员少等，导致中小企业走不远的主要原因。

二、中小医药流通企业成本管理存在的问题

（一）企业缺乏完善的成本管理制度和有效执行力

企业成本控制制度不健全，执行力无章可循，流程混乱。有的企业制定了成本制度，而未严格执行，制度流于形式。特别是很多民营企业，成本管理非常随意，高层管理者独断，让财务人员无力执行财务制度，造成制度形同虚设。财务人员成为公司服务员，无原则无执行力，更别谈影响力，在这样的公司环境下，财务人员如同机械般的工作，专业提升受限，不能更好发挥财务监控。

（二）员工财务意识淡薄，重视度不够

部分中小企业财务制度形同虚设，员工未按正规的财务流程进行审批，导致很多员工无法理解相关财务要求，执行到位非常困难。在日常业务发生时，就算财务人员多次培训和强调费用注意事项，比如在洽谈业务时，发票开具要求要作为洽谈业务内容中的一部分，比如什么时间开票、开什么类型发票、出差乘车方式规定、出差票据要求等，员工们都不能一一做到，他们总以各种理由解释，管理者又以业务为重而忽略这些财务细节，导致员工更无财务管控意识。日常工作中总是反复出现类似问题，财务人员无力处理，最终造成财务不规范，也达不到控制目的。

（三）费用控制方法不科学-以MZY医药商贸公司为例

MZY医药商贸公司成立于2003年5月，主要经营药品批发及配送，拥有终端客户5000余家，具备独立运输部门和一支比较专业的销售队伍。质量管控较好，财务核算及管控力量薄弱。企业三地办公，财务审批流程采用原始手工填写及审核，造成报销不及时、财务操作不规范的原因之一。日常财务管控细节，经营者以业务为主，要求财务部不得增添销售部财务细节要求，把更多精力投入业务中。销售部不配合财务规范的推广及要求。而公司主营业务是药品批发，费用发生的主要部门也是销售部，造成销售部对财务监管环节的薄弱，更有恃无恐。费用控制不科学，不能有效控制费用真实性和合理性。主要方面如下：

1.车辆管理

公司拥有一支运输队伍，配备30多车商务车和药品运输专用车，在公司车辆不能合理分配时，也有私车公用的情况。在车辆使用中主要费用来源于是日常加油费和维修费。公司日常进行药品配送，加油费和车辆维修费发生频繁，其真实性、合理性如何甄别，如何控制车辆加油实实在在用在了业务车辆中，如何清晰维修费的真实性和有效使用，这些财务监控都是很有难度。

2.差旅费管理

差旅费标准不统一，出差票据不完善，时常无火车票等情况。出差时间不合理、工作计划零乱、频繁往来到同一区域客户、出差交通工具不合理、打车时有发生和黑车无票的情况。差旅费报销流程不规范，销售人员未按财务要求粘贴票据及填写报销单进行审批报销流程。

3.易耗品管理

易耗品包含办公用品、赠送客户礼品等管理。易耗品价格不一，是否全面入账管理，存放位置混乱，效期管理不到位，礼品邻用后核销不到位。

4.招待费管理

招待费用在商品流通企业重大费用之一，无论小到赠送水果、点心牛奶，大到星级酒店用餐、住宿等。如果无标准、无计划、无审批这块费用控制难度很大。日常出现在不合理的情况：人均消费过高、金额小的接待无正规票据、参与接待人员过多、同一客户频繁接待等。

三、应对中小医药流通企业成本管理问题的建议

（一）完善企业成本管理制度，提高执行力

企业成本管理制度要具备完善体系，根据企业实际经营情况，制定专业、科学、规范的成本管理制度。在管理实施中，对创新管理、专业管理与实际情况相结合，提高适用性、高效性，减少因制度因素对经营管理的不利影响。提高执行力，不随意违背制度，做到实践与制度一致。公司高层大力支持并遵守财务规章，做到有原则、有执行力。

（二）提高员工财务控制意识

提高企业员工财务意识，加强财务知识培训，让全体员工认识成本控制需要全员参与，才能达到最终的管理目标。让员工掌握成本控制方法和原理。全体人员上下一心重视财务成本管理，方能为公司长远发展做好准备。

（三）成本管理方法

成本管理不仅依赖公司财务制度健全和员工职责意识，还需要专业的财务人员监督方法。

1.车辆管理

车辆加油费由驾驶人员根据车辆使用需求加油，根据加油发票报销费用。如果就这样简单操作管理，对于车辆加油费的真实性和合理性控制是远远不够。车辆加油费可由专人统计数据管理，首先办理加油卡，由公司统一结算，减少驾驶人员多次报销的财务流程，节约人力成本。其次每日统计车辆里程数和行程路线，了解车辆使用情况，更细化加油费使用是否真实合理。最后，每月汇总车辆油费金额和里程数，换算单位里程用量，核效合理性。

车辆修费用管理。车辆维修一般有两种情况，一种是自然损坏、另一种是意外事故损坏。车辆维修也不是简单地根据维修发票来报销，车辆损坏做到事前报备，根据损坏部件及现场拍照并附上损坏情况及原因在第一时间报备上级主管，然后由专人监督维修，维修地点由公司两名以上人员在指定车辆维修点监督维修情况，将每辆车维修记录独立装订成册以备查验。车辆调度使用配备专人管理，车辆使用前和使用后都需要检查交接，以保行驶安全和责任明确。

2.差旅费管理

出差标准有制度，每个公司财务制度中都应有明确的出差标准，根据人员级别、区域设定标准。标准中一般有交通工具指定和标准金额指定。交通工具，一般出差都要求乘坐公共交通工具，特别情况需要打车和私车公用的情况，需要提前报备。出差很容易让人忽视的问题是出差时间合理性安排，一般情况财务人员对出差的交通工具及住宿费标准都有标准可判断，但对出差时间合理性判断就需要熟悉业务，了解工作内容方可判断，这就需要部门领导对部门出差费用监管得力，不得以公事出差的名义去游玩，增加人力成本和出差费用。出差前的申请提交就显得很重要，出差申请写明出差事务及时间、出差费用等，从出差申请可以辨别出差原因是否正常。由于出差人员个人工作安排失误，导致重复出差到同一客户，这种情况的出差费用分配方式也有所不同。 同一区域出差，地点零星、复杂，审核人员辨别难度大，要求出差人员以定位方式报备，以作为审核出差费用的依据。根据出差费用统计汇总分析，判断偏远区域客户的科学管理，是以两地重复往返，还是在当地聘用业务员负责当地业务，减少往返交通费等更合适呢。出差费用中票据管理的重要性，如今税务政策对交通票据可进行进项税抵扣及住宿费开具增值税专用发票进项税额抵扣，为公司节税起到控制效果，也是成本控制方法之一。

3.易耗品管理

易耗品管理在购买前进行采购申请审批，包含数量、金额、用途、使用部门等，有计划性采购，避免存量过多或者过少。易耗品采购入库，入库时清点数量，检查质量，注明有效期，登记入册，双人管理，一人管账，一人管物。领用时，填写领用申请单，金额较大的易耗品审批权限给予明确。易耗品领用后，后续追踪同样重要，如小礼品领用了，是否如实送到客户手中。如何管控，一般情况下由两人共同执行，相互监督。易耗品每月定期进行盘点，实盘数与账表是否相符，有效期的物品是否到近效期，加强领用管理，合理控制费用。

4.招待费用管理

招待费管理做到事前、事中、事后控制。公司制定一套科学合理的招待管理体系，将客户分为ABC级客户，制定每级客户招待标准；对参加接待人数和客户人数的比例的规定；接待客户地点指定等要求。负责接待人员在事前将接待计划报备部门主管和财务人员审批，主要报备内容：参加人员、客户人数、招待客户方式、时间、地点、计划消费金额等项目。在接待过程中对费用控制合理性，如酒、礼品等价格不一，注意细节，不盲目消费。招待中发生每一笔费用，对应发票开具要求完整，部分零星客户赠送水果、牛奶、点心等小礼品都要求合规票据。招待费用在财税方面有相关要求，税前扣除额为实际招待金额的60%，招待费总额不得超过企业营业收入的15%，对于招待费用的管理，财务严格把关，年初做好全年招待预算，再合理分配到各部门，招待完成后做统计分析，改善后期招待费用的有效控制。

四、结束语

费用管理需要财务人员的专业及用心，需要管理层的大力支持，同时需要全体员工共同努力，方能达到目的。