计算机网络技术在事业单位档案管理中的应用探讨

徐敬

湖北省襄阳市体育运动中心 湖北襄阳 441057

1 计算机网络技术在事业单位档案管理应用的重要性

1.1 有助于提升档案管理工作效率

众所周知，以计算机技术为代表的信息化手段早已成为新时期各行各业实现优化创新的核心与关键。这是计算机技术显而易见的技术优势支持下的典型结果。以档案管理为例，基于计算机技术的运用能够大幅提高管理效率。以最基础的查询为例。人工查询与计算机搜索效率之间显然存在指数级别的差异。不仅是在速度层面远远超越传统人工迟缓的工作状态，而且在搜索结果方面也具有容易分类、对比等强大优势。毋庸置疑，正是由于工作效率方面极其突出的技术优势，计算机技术才能成为包括事业单位档案管理在内的各项传统管理工作全面提高成效性的首选。

1.2 有助于提升档案管理工作品质

相较于完全依赖人工操作的管理，计算机技术能够在最大程度上确保事业单位档案的准确性、全面性、真实性。人工管理受到环境不确定因素影响更为显著，往往受到不同管理人员业务素质、工作能力等左右而难以避免人为错漏乃至遗失的潜在风险。而计算机技术则不同，只要在原始档案收集环节实现了资料的完整可靠，则后续浏览、查询或应用便可确保万无一失。因此，从管理品质层面讲，基于计算机技术的单位档案管理显著更胜一筹，是以技术确保优质管理品质的重要手段。

2 计算机网络技术在事业单位档案管理中的应用现状

2.1 传统模式陈旧落后、低质低效

尽管档案管理同样是事业单位管理工作的核心组成之一，然而与更加前端的专业教学或科研项目不同，单位档案管理工作不是容易显现业绩或成效的类型。因此，不少单位档案管理存在事实上的边缘化问题。这不仅表现在档案管理工作形式相对陈旧落后，而且在管理意识和理念方面长期受制于传统管理思维的制约，以至于管理实践存在低质低效的问题。比如一些单位的人事档案管理随意性、粗放性现象屡禁不止。包括档案收集与汇总不及时、不全面、不规范；档案查阅与应用缺少足够规范的章程或有章不循；过度依赖人工管理造成部分人事档案资料缺失、错漏乃至完全遗失，给管理工作埋下不少风险隐患。

2.2 传统模式降低人事档案价值体现

在传统的单位档案管理过程中，档案的存储需要采用纸张的方式，这种纸质媒介会占用大量的空间，在档案信息调阅的过程中非常的不便利，工作效率很低，而且这种档案管理方式，档案信息非常容易破损和遗失，给事业单位工作的开展造成严重的阻碍。从这一视角看，基于计算机技术的单位档案管理不仅是在大幅提高管理效率和质量，本身也具有充分体现档案潜在价值的重要作用。然而，陈旧落后的管理模式却显著降低了这种价值体现的可能性，极易导致明珠蒙尘的现象产生。

3 计算机技术在事业单位档案管理中的应用建议

3.1 积极的革新管理理念

对于单位档案管理工作来说，要想在这项工作中充分的发挥出计算机信息技术的重要作用，就需要在观念上有所改变，只有在思想上对计算机信息技术产生认可，才能推动单位档案管理信息化的实现。长期以来，受到传统管理理念的影响，我国的许多单位档案管理人员在思想上对信息技术的存在偏见，这也是造成档案管理信息化迟迟不能推行的重要因素，在当前的时代背景下，单位档案管理人员需要冲破传统的观念的限制，认识到计算机信息技术的重要性和先进性，在档案管理工作开展的过程中，积极的融入这项技术，实现高效的数据收集、处理以及共享。事业单位要加大资金投入，购置各种信息化设备，为信息化的单位档案管理工作创造一个良好的硬件条件，利用信息技术，提升单位档案管理的效率。

3.2 提升档案管理人员素养

档案管理工作的信息化，不是简单的把档案工作与计算机信息技术进行简单的结合，而是需要采用合理的方式，实现两者的深度融合，形成一个系统会的档案管理模式，只有这样才能充分的发挥出计算机信息技术的重要作用。这种新型的档案管理模式对人员素养的要求非常高，事业单位要定期的委派单位档案管理人员外出学习，提升他们的信息技术素养以及信息技术的应用能力，在工作中可以灵活的运用计算机信息技术实现信息的高效获取和和实时共享。另外，在单位档案管理人员的委任上，事业单位要把计算机信息素养作为一个重要的考察目标，通过人员素养的提升，推动信息化建设。

3.3 加强网络安全防护工作

现阶段，受到网络风险的威胁，所以，为了避免档案信息的遗失，保证档案信息的完整性，事业单位需要做好安全防护工作，减少网络风险的存在。信息技术带来的不仅仅是便利的工作条件和众多的应用功能，在网络环境中，单位档案管理的信息化，也无形中增加了许多的管理风险。当前我国的网络环境异常复杂，网络病毒会对档案产生严重的威胁，所以，事业单位在信息化建设的同时，还需要加强网络安全建设。要定期的使用杀毒软件对单位信息管理系统进行查杀，消除系统中存在的漏洞，减少网络风险的存在，事业单位要使用防火墙技术以及隔离网闸技术，把单位的网络与外界的网络进行隔离，拒绝各种非法访问。另外，在事业单位运行的过程中，内部的工作在要规范自己的网络行为，不要访问一些非法网站，要选择正规的网站进行浏览，对网页中弹出的一些小窗口和小广告要及时的关闭，减少病毒植入的风险，通过网络安全性的提升，为单位档案管理的信息化提供一个绿色的网络环境。

4 结语

综上所述，在信息时代的背景下，单位档案管理工作与计算机信息技术的融合已经成为了时代的必然选择。事业单位的管理者需要及时的更新自己的理念，充分的认识到单位档案管理信息化建设的重要性，利用这种新型的单位档案管理模式，提升事业单位的工作效率，推动社会的发展。