社会保险业务档案管理存在的问题和对策

叶青胜

浏阳市社会保险服务中心 湖南浏阳 410300

1 社会保险档案的特点

社会保险文件有其自身的特点，主要表现在以下几个方面：一是社会保险文件涉及面广。目前，我国社会保险主要保障城镇职工的养老、工伤、就业、失业、医疗、生育等权利，我国社会保障制度将确保人们基本实现农村户口的全面保护。第二，社会保险文件不是固定不变的，根据劳动者的工作关系和工资增减的变化，发生相应的动态变化。劳动者享受工伤、失业等待遇后，就会形成相应的工作文件。三、社会保险文件的处理对象是各人，一旦公民参加社会保险，其保险信息将单独形成一个文件，作为原始凭证保存，这将伴随公民的一生，保险文件提供记录管理及各种其他服务，使国民个人终身受益。第四，社会保险文件有一定的记录、管理、支付、变更等标准和规范，在社会保险处理过程中严格按照规章制度办事，平等对待每位员工[1]。

2 社会保险业务档案管理问题

2.1 社会保险档案管理标准不足

社会保险档案管理不规范，影响了保险业的健康发展。目前，由于国民对社会保险制度缺乏了解，社会保险文件的重要性有所降低。社会保险文书是公民在办理保险业务过程中形成的被保险人个人信息和其他基本信息的记录。作为直接信息，具有很强的法律效力。然而，广大群众并没有深刻认识到社会保险证件的重要性，因此在征集社会保险证件时遇到了困难。全国社会保险制度是近年来国家出台的一项新政策。因此，在社会保险档案管理过程中，管理制度不完善，管理经验不足，没有管理经验，必然导致管理上存在可借鉴的问题。同时，社会保险档案管理缺乏相应的软硬件设施，社会保险办理机构众多，难以形成全面的文件管理规范，导致社会保险档案管理不规范的现象。

2.2 社会保险事业档案管理缺乏科学性

社会保险工作文件管理不完善的重要原因是文件管理缺乏科学性。现阶段，社会各领域正在积极引进新兴技术，以提高生产力。社会保险行业也有相应的实验，但部分机构没有意识到科学技术的重要性。特别是在社会保险业务文件管理中没有实现电子管理的情况下，人工管理会增加管理工作量，而且不利于文件的查询和保护。

2.3 社会保险事业档案管理员缺乏专业素养

业务文件管理器作为社会保险事业的主要参与者，对社会保险业务文件管理的质量和水平有很大的影响。但是，在这个阶段，一些商务文件管理人员缺乏专业素养，不能胜任这项工作，很难提高社会保险业务文件管理工作的效率。

3 有效管理社会保险档案的对策

3.1 提高了文件管理的重要性

首先，为了促进社会保险工作记录管理工作的有效推进，必须提高业界相关人士的重视，才能更好地进行优化工作。为此，基层社会保险行业领导层要重视文件管理工作的完善。只有这样才能更好地做优化工作，提高文件管理的效率和安全性。重视文件管理工作主要在于聘用高素质的专家进行文件管理，从而提高文件管理的科学性。要积极利用现代信息技术，实现现代信息技术与文件管理的结合，通过技术改革提高文件管理的效率。领导层不仅要重视文件管理工作，业界各阶层也要明确自己的责任，不断增强责任意识，提高文件管理水平，提高社会保险行业社会形象，不断提高工作的改善和优化，不断提高自己的工作实力，探索整理工作记录、如何进一步改进和优化归档操作[2]。

3.2 提高管理者的工作质量

要完善社会保险工作记录管理制度，促进保险事业健康顺利发展，着力提高社会保险记录管理人员的工作素质。由于社会保险相关种类多种多样，社会保险文件管理任务直接加重，社会保险文件管理人员应具备较高的专业性和业务能力，确保社会保险文件分类的准确性和保管水平。目前，社会保险档案管理人员整体素质偏低，文化知识水平不高，甚至出现大量兼职现象，严重影响了社会保险档案管理质量。社会保险文件对于保存人事变动后的续保、公民个人基本医疗保险等多方面的直接社会保险信息具有重要意义。针对社保档案管理人员素质参差不齐的问题，相关社保部门应积极采取措施加以改进。比如，在引进具有档案管理知识的专家的同时，要对现有的社会保险档案管理人员进行业务能力培训，提高工作水平，促进社会保险档案的系统化、科学化管理和保险业的健康发展。

3.3 提高信息文件管理水平

现代信息技术的应用有效地提高了社会各领域的工作效率。信息技术在社会保险行业的应用，有效地提高了文档管理的质量和水平。与传统的纸质文档管理相比，电子文档管理具有操作方便、查询速度快、安全性和保存时间长等无可比拟的优势。它可以减少管理员的工作量，提高文档管理的效率，减少手工操作，减少文件管理中出错的可能性，提高文件管理质量。在使用现代信息技术的文件管理过程中，要注意不要陷入电子文件可以完全代替纸质文件的错误想法。

4 结语

总之，要重视社会保险工作文件管理工作的完善，全面认识到文件管理工作对社会保险部门的重要性，改善文件管理工作，提高文件管理的效率和安全性。