大数据时代城建档案收集工作创新探析

陈昌芳

临沂市城乡规划编制研究中心 山东临沂 276000

在以往工作中，我国对城建档案管理的关注较少，城建档案管理工作开展情况并不理想。新时代，我国城市在发展过程中机遇与挑战并存，部分城市逐渐认识到了城建档案管理的重要性，并积极对城建档案管理工作进行改进，在一定程度上提高了城建档案管理水平。但是由于多方面因素的影响，城建档案管理工作中仍旧存在一些值得注意的问题，城建档案管理水平还有较大的提升空间。

1 城建档案管理中存在的问题

1.1 档案管理意识不足

我国关于档案管理具有明确的规定，各级政府也在建设专业化的档案部门，通过各项规章制度来协调解决档案管理中所存在的问题。但是，由于在日常工作中，各个单位忽视了档案管理工作的重要性，并没有及时地将档案进行整理归类，在档案管理工作中存在着严重的资料丢失以及收集工作滞后等多项问题。这就使得在城市建设档案管理中，众多档案的归档管理采取人工的方法，忽视了信息技术的应用，导致了一些档案重要资料的丢失。

1.2 部分建设和施工单位对城建档案工作缺乏重视

城市建设工作中不重视城建档案工作的现象普遍存在。部分建设单位没有意识到城建档案的重要性，而是把工作重点放到建设工程的勘察、设计、施工、监理上，从而忽视工程档案的整理归档工作。因此在建设工程竣工验收前的档案联合验收之前，城建档案管理部门应对建设工程档案的整理归档工作进行严格监督、指导和验收。

1.3 城建档案馆信息化建设落后

城市化的推进、信息技术的发展，城建档案呈现巨量化和多样化的特征，大量的数字信息，特别是地下管线资料、声像档案不断丰富馆藏，若不采用信息化手段，不仅会延误竣工，更会降低城建档案馆的工作效率。总体而言，我国城建档案馆信息化水平还较低，主要原因在于：其一，经费有限，地区差异大。城建档案工作经费主要来源于政府拨款，信息化建设经费有限，且东西部、城乡之间存在经济发展水平、人才差异等问题，信息化覆盖面良莠不齐；其次，信息化技术还较为落后，多数档案馆还停留在利用计算机做文字处理、文件检索，办公自动化水平，MIS、GIS系统和数据库系统拥有率皆较低[1]。

2 大数据时代城建档案收集工作创新策略

2.1 加强对大数据技术的应用，深挖城建档案价值

为了将城建档案价值全面地开发、利用起来，还应当加强对大数据技术的应用，这一点相当关键。通过对大数据技术的应用，能够对城建档案进行更加全面和深入地分析，从看似分散、互不关联的数据中挖掘出更有价值的关联信息。菏泽市城建档案馆从2013年起便开始了对馆藏工程档案的数字化扫描工作，共计扫描入档80万页，扫描数据库存储量近200G，并成为山东省首个实现资源库异地备份的城建档案馆。此外，馆藏四万余卷的工程档案也已经全部扫描完毕，这为大数据分析做好了前期的数据收集积累工作[2]。

2.2 加强信息化建设，改善档案管理方式

针对信息化意识薄弱、城建档案管理方式相对落后这一问题，城建档案管理部门可以加强信息化的建设，改善城建档案管理方式。城建档案管理部门可以改变以往的管理方式，以信息化的形式向大众提供城建档案资源，使城建档案的利用率大大提升。而以大数据方式也能够促进城建档案的信息录入与城建档案的后续浏览工作得以快速进行，这样能够保障城建档案管理部门顺利开展其工作，也能够节省工作时间，提升工作效率[3]。例如，城建档案管理部门可以创建城建档案信息网站，建立内部局域网，并配备专门人员进行管理和维护。首先，可以在网站上征集大家对于城建档案工作的意见和建议，随后可以根据人们提出的意见和建议细化网站的各个板块。同时，将一些纸质版的城建档案资料转化为电子版，将其收录在网站中。利用城建档案信息网站面向全社会提供档案服务。在社会档案服务方面，则应该利用关键字检索的方式来帮助有需求的人员进行城建档案检索，从而提升档案检索速度，与此同时也应该保障档案的真实性与有效性，而在后续维护方面，则需要相关人员进行确实性的维护，从而提升城建档案管理的安全性，防止第三方人员通过篡改网络数据的方式对城建档案内容进行一定更改，影响城建档案内容的真实性与有效性，并且与其他地区的城建档案管理部门信息相互补充。

2.3 加强部门沟通

各个部门之间的有效沟通协调是做好城建档案业务指导工作的关键，能够防止信息孤岛效应造成的工作失误，保障档案信息的安全，同时提升资源利用率。因此，要进一步明确建设工程档案验收制度的相关要求，完善建设工程登记著录手续，保障工程档案进馆的及时性，对工程项目的基本信息进行及时了解，促进服务工作质量的提升。城市基本建设工作涉及的内容较为繁杂，各个部门的沟通往往会遇到阻力，所以需要做好管理单位、设计勘察单位、建设单位、施工单位、监理单位等的协调，使其了解档案工作任务及目标要求，确保获得真实而全面的信息。通过多种途径对城市基本建设情况进行了解，包括网站、报刊和杂志等，进一步增强城建档案业务指导工作的动态化，确保工作理念和方法能够与时俱进。

3 结语

在新时期信息技术迅速发展的背景下，大数据计算技术得到了广泛的应用，对于城建档案收集工作也提出了较高的要求。大数据技术的数据量大、分析速度快，在城建档案中应用大数据技术可以有效地解决档案管理工作中存在的不足。因此，在新时期加大档案管理意识，重视复合型人才的培养，构建完善的信息化系统可以有效地解决当前档案管理工作中存在的不足。完善城建档案数字化建设，建立完善的信息系统，结合大数据技术来实现信息的整合，为档案的高效利用以及城市的快速发展奠定良好的基础。