大数据背景下事业单位档案管理工作分析

胡 悦

（山海关区机构编制信息中心，秦皇岛 066200）

引 言

随着信息技术的不断发展及大数据时代的到来，事业单位档案管理工作水平也在不断提升。事业单位一定要认识到大数据对于自身档案管理工作开展的价值和作用，并针对目前档案管理工作中存在的相关问题采取有效措施，进行不断优化和完善，促进档案管理工作向信息化、数字化和网络化方向发展，最大限度地发挥事业单位档案管理工作的价值。

一、大数据在事业单位档案管理工作中的价值和作用

其一，有助于事业单位档案管理的信息化发展。随着信息技术的不断发展，很多事业单位档案管理工作都向信息化方向发展，但是信息化发展水平却得不到有效的提升。而目前在大数据时代的背景下，档案信息化管理迎来了更多的发展机遇，新型技术的有效使用丰富了事业单位的数据资源，提升了档案信息化管理的服务水平和工作效率，推动事业单位档案信息化管理进一步发展，不断提升事业单位档案管理的实效性。

其二，有助于事业单位档案管理的广泛化推进。在大数据背景下，档案管理工作得到了进一步的优化和创新。不仅让档案管理工作内容得到了有效丰富，而且还让档案管理的工作机制得到了有效优化和完善。现阶段，事业单位的档案管理工作并不是档案管理部门的专职任务，而是需要各部门各业务之间进行协同合作，共同参与到档案管理工作中，实现各项档案信息的精准记录和保存，对大数据档案管理理念进行有效落实，最大限度地满足档案事业发展的需要。

其三，有助于提高事业单位档案信息的利用率。在大数据背景下，事业单位数字档案资源的利用率得到了进一步提高，这就在一定程度上有效解决了传统档案管理模式中档案效能发挥不足的问题，促进档案管理工作体系更加完善。在大数据背景下，事业单位档案资源还需要坚持共享理念，对档案管理服务方式不断创新，实现个性化服务，最大限度地满足大众在档案查阅和使用方面的需求。

二、大数据背景下优化事业单位档案管理工作的相关策略

（一）在大数据背景下，事业单位要加大档案管理人员的培训力度

在大数据时代，要想提升事业单位档案管理的水平和质量，首先需要转变档案管理人员陈旧的管理理念。为此，事业单位要加大对档案管理人员的培训力度，促进其跟上时代的步伐，接受新的档案管理理念。只有在正确的档案管理理念的引导下，档案管理者才能改变以前轻管理重利益的管理模式，针对目前档案管理中存在的相关问题，采取有效的措施及时解决，将管理与利益并重。事业单位要组织档案管理人员定期开展培训活动。一方面，要引导档案管理人员对制定的档案管理制度进行全面有效的学习，从根本上帮助档案管理人员树立正确的工作态度，改变以往档案管理人员敷衍了事、粗心大意的心态，重视大数据技术的学习；另一方面，还要通过评估系统的建立，对培训之后的档案管理人员进行严格的考核，进而对培训结果进行有效检验，调动档案管理人员参与培训活动的积极性，促进档案管理人员能够认真学习，努力进取。同时，还要根据档案管理人员目前的发展现状制定完善的奖惩机制，对于责任心比较强、工作比较积极的档案管理人员要给予一定的奖励和肯定。对一些工作态度消极、敷衍了事，缺乏责任心的档案管理人员要进行批评和进一步教育，不断提升档案管理人员的自我约束能力和自我管理能力，激发档案管理人员的工作主动性和积极性，从而帮助档案管理人员树立正确的档案管理意识和大数据意识，不断丰富档案管理人员的专业技能和专业知识，促进档案管理人员的综合素质得到不断提升。

（二）在大数据背景下，事业单位要建立完善的信息化档案管理制度

在信息时代的背景下，大数据技术的有效应用在一定程度上为事业单位档案管理工作的开展提供了一定的便利。档案管理人员在档案管理工作开展过程中发挥着主导作用，档案管理人员综合素质及能力水平的高低直接影响着档案管理工作的效率和质量。为了能够促进事业单位档案管理工作有序开展，需要事业单位根据自身档案的实际使用情况建立完善科学的信息化档案管理制度，实现档案管理工作的优化和改善，促进档案作用和价值的最大发挥。这一方面有助于档案管理人员工作的有效开展，另一方面还可以为事业单位人员对档案信息的规范正确使用提供有效的指导，从而不断优化大数据背景下事业单位档案管理工作的效果。

（三）在大数据背景下，事业单位要进行档案信息化管理系统的有效构建

在大数据背景下，档案管理工作也逐渐向数字化和信息化方向发展。为了能够在档案管理工作中最大限度地发挥大数据技术的优势和价值，需要建立完善的档案信息化管理系统。首先，要按照档案信息化管理制度的要求和规定，一方面要对体系内的档案信息进行全面有效的采集和分析，另一方面要对收集到的相关档案信息进行整理和存储，同时要对存储的档案信息进行有效的查阅和分类，针对以上环节都要进行规范操作，以免产生相关的安全隐患，影响档案信息的安全性，从而为档案信息化管理工作的安全有效开展提供一定的保障。其次，事业单位要不断梳理和优化档案管理流程。档案管理的信息化发展最主要的目的是促进档案管理工作效率的不断提高。因此，在档案信息化管理工作开展的过程中，要对相关的工作流程进行简化，删掉和舍弃一些不必要的环节，减少档案管理人员的工作量，提高档案管理人员的工作效率。最后，在大数据背景下，事业单位档案信息化管理工作开展还需要加大对信息化平台的建设力度，不断提升档案信息化管理的实效性。因此，通过导航工作的落实可以促进档案信息化管理系统的不断完善和优化，全面提升事业单位档案管理的信息化水平，促进事业单位档案管理工作高效有序进行。

（四）在大数据背景下，事业单位要加大对档案信息的安全管理力度

在信息化和大数据时代的背景下，档案管理实现了信息化发展。由于网络环境具有一定的开放性特点，这就在一定程度上增加了档案信息化管理的安全隐患。因此，事业单位在开展档案信息化管理工作的过程中一定要意识到档案信息安全管理的重要性，做好档案信息的安全管理工作。首先，档案管理工作人员在从事本职工作的过程中要对档案管理的规章制度严格落实，以免因为个人操作失误导致档案信息出现泄露或者毁损的情况，进而产生严重的后果。其次，档案管理工作人员在开展工作的过程中要不断优化和升级计算机系统的安全级别，采用相关的技术做好系统的安全防护工作。目前，防火墙是保护计算机系统安全运行的常用措施，它可以将外部网络和内部网络进行有效阻隔，在一定程度上可以降低黑客和病毒的入侵概率，有效避免档案信息泄露的发生，从而为计算机系统的运行提供一个安全的环境。当然，除了利用防火墙对计算机系统进行安全防护，还可以采用一些其他的安全保密技术，如数字证书、指纹识别等，不断提高计算机的安全性能和自我防护性能，从而为档案信息的安全性提供有效的保障。

（五）在大数据背景下，事业单位要实现档案信息的共享

有些事业单位在开展档案管理工作的过程中，由于考虑到档案信息的安全性，不愿意与其他档案馆进行档案资源的共享。但是，如果档案资源不能实现共享，就不能真正发挥档案资源的价值和作用。因此，各事业单位档案馆之间一定要加强合作力度，共同进行开放性档案共享平台的建立。每一个档案馆可以根据自己档案信息的实际情况在档案共享平台上将相关的数据和档案信息进行公布，充分发挥网络技术的优势，实现档案资源的进一步共享和扩散，不断拓展档案资源的共享范围，促进档案资源价值的有效发挥。此外，事业单位档案管理部门还要根据自身在档案管理方面的现状，在对国家机密和知识产权进行保护的前提条件下，对公共资源进行优化和融合，将相关的各种档案数据信息进行开放，从而有效满足大众对档案信息的查阅和使用需求，最大限度地发挥档案信息的效用。

（六）在大数据背景下，事业单位要不断提升档案管理的信息化水平

在信息时代的背景下，虽然很多事业单位都在向档案信息化管理方向发展，但是就目前各事业单位档案管理的现状来看，档案管理的信息化水平还需要进一步提升。目前，大多数事业单位在开展档案管理工作的过程中已经利用先进的设备和技术替代了传统的人工纸笔记录方式，而且通过单位内部局域网络的构建为个部门之间信息的传递搭建有效的桥梁，与传统的档案管理模式相比，其工作效率和工作质量都得到了有效的提升，但是并未达到档案管理信息化发展的预期效果。档案管理在信息化发展的过程中要采用电子档案和纸质档案相结合的双渠道管理模式，这样可以在确保档案管理工作严谨性和安全性的同时，也能够促进档案文件调阅速度的有效提升。同时，在档案信息管理的过程中，为了能够及时有效地进行档案信息的传输和共享，档案管理人员还可以发挥网络云端的优势进行大数据的备份，从而促进档案信息更加快捷更加高效地使用。

结 语

综上所述，大数据背景下事业单位档案管理工作的有效开展，一方面需要加大档案管理人员的培训力度，改变陈旧的管理理念，另一方面需要建立完善的信息化档案管理制度，不断提升档案管理的信息化水平，同时还要进行档案信息化管理系统的有效构建，为档案信息的安全性提供有效的保障，此外还要加大档案信息的共享力度，最大限度地满足大众对于档案信息的需求，从而不断提升事业单位档案管理工作的实效性。