事业单位档案管理工作中存在的问题与解决措施

孙莹

白山市江源区妇女联合会 吉林白山 134700

随着我国经济的发展与事业单位职能的转变，事业单位档案管理制度、管理方式都在不断发生着转变。档案管理工作作为发展和改革局重要的工作内容要根据形势的变化不断改变管理方式，因此对事业单位档案管理优化研究有着重要的现实意义。

1 数据库在事业单位档案管理中的应用特点

数据库档案管理与传统的档案管理存在着三方面的共同点：第一，二者的基本原理存在着共通性，电子信息档案的管理是建立在事业单位档案的基础上，通过对传统档案进行信息化技术的有效整合与优化。数据库档案管理的技术水平、管理模式、管理质量都高于传统的档案管理，但是二者的共通性仍然客观存在；第二，数据库档案与传统档案的不可分割性，传统的档案管理主要的信息内容包括着社会实践、个人信息等重要的数据内容，这些数据有着很大的真实性，对数据库档案的统计与管理工作也同样适用，也需要保证保存的信息真实，传统档案资料与新生数据库档案同样都需要保证保存信息的真实性；第三，数据库档案管理扩大了传统档案的信息量存储，在事业单位档案基础上的新生数据库档案管理实现了对容量的扩大，可以对各种不同的档案信息进行存储与分类，还可以通过互联网实现对资源与信息的共享，在对档案信息进行调取的过程中更加便利。此外，如果想对传统的纸质档案进行调取，还可以通过电子信息档案的记录进行查找，更加方面快捷[1]。

2 事业单位档案管理者在工作中存在的问题

2.1 管理制度不够完善

现阶段，随着经济社会的不断进步，当前事业单位在从事档案管理相关工作的过程中，逐渐显露出一系列的突出问题.其中最主要的就是缺乏完善的档案管理机制，这在很大程度上，影响着档案管理相关工作的有序开展，而且对于事业单位的健康发展来说也是极为不利的。

2.2 管理人员自身素质较低

档案管理人员作为事业单位的重要技术支撑者和力量，对其管理水平及其综合素质水平提出了更高的要求，不仅需要他们能够有效率的完成档案管理业务工作，而且需要具备较强的耐心，掌握相关的信息。但是，通过统计调查数据分析发现，当前部分企业单位档案管理工作人员由于自身管理水平以及个人综合素质不高，导致在实际的工作当中出现错误，就会在一定程度上影响到事业单位的进一步发展。

2.3 事业单位对档案管理的疏忽

我们都知道，档案管理这项工作对于事业单位来说一直是非常重要的。但是，当前我国有很多的事业单位逐渐开始转移企业工作发展的重心，忽略了企业档案管理人员工作，这就导致出现了档案管理人员工作效率低下的普遍现象，这对于事业单位的发展来说也是极为不利的。与此同时，由于部分事业编制单位并没有充分的意识到档案管理人员工作的重要意义所在，进而在实际的管理工作当中，没有建立起对于档案管理工员的专业培训，这就使得档案管理人员缺乏较强的工作水平，无法很好满足当前档案管理人员工作中的需求[2]。除此之外，部分事业单位自身的管理硬件设施条件并不是很完善，因而在实际的各项档案管理工作当中，大多数都是需要进行手动归档检录的，这在很大程度上降低了企业档案管理工作效率。

2.4 档案的安全性和保密性工作不到位

采用数字化档案管理模式是系统管理用人单位的工作，虽然这样能够有效提升档案管理效率，但是其中存在的档案安全性等问题以及档案保密性等问题却越来越突出。举个例子来说，如果安全防护工作没有做好的话，可能会导致你的电脑系统遭受到勒索病毒以及其他黑客的恶意入侵，进而可能导致电脑档案中的信息大量丢失、泄露，甚至被恶意非法修改，这在很大程度上也在威胁着各企的健康发展。

2.5 档案管理制度不完善

档案管理制度不完善主要表现在两个方面。第一，档案管理缺乏完善的监督管理制度。目前事业单位档案管理虽然建立了规范的管理程序，但是在对监督管理工作方面缺乏完善的监督方法与管理机制。存在着部分发事业单位档案管理的监督工作都依靠着工作人员的自律性，缺少外部机构的监督，为档案管理工作带来了一定的风险，同时也没有形成一定的监督效应，导致档案管理制度在实施的过程中缺乏规范性；第二，档案管理的开发认识程度不高。现行的档案管理制度涉及到档案收集、整理、存储、转移等内容，缺乏对档案管理的制度研究与技术开发的内容，发展和改革局对于档案管理都进行整理，没有充分挖掘档案的重要价值[3]。

2.6 档案管理工作人员专业技能匮乏

发展和改革局在进行档案管理的优化建设过程中需要更专业的技术型人才进行优化改革，这对事业单位档案管理工作人员提出了更高的要求，需要具备更高的学历与专业的档案管理技能。事业单位档案管理人员需要具备本科及以上的学历；此外，需要具备电子计算机等相关档案管理的知识。但是，目前在许多的事业单位档案管理的工作人员，他们的学历普遍都是大专，计算机技术等相关档案管理的知识技能无法满足新形势的发展需要。

2.7 档案资源管理落后

在新形势下发事业单位档案管理也需要秉承着“以人为本”的观念，要以档案资源的建设作为管理改革的重点，促进档案管理资源体系的全面建设与完善。目前，许多发展和改革局在档案管理工作中会涉及到人民群众的档案内容，管理制度的完善有助于经济发展。但是，目前许多的发展和改革局没有建立一个完善的档案资源管理体系。档案管理工作还停留在原始的管理方式，无法适应新形势的发展需要，新形势下档案资料的开发与管理需要人才的加持，传统的档案资源利用方式会造成延误、投放不足等问题，这些都给发事业单位档案管理工作带来的挑战，需要进行相应的调整与改革。

3 提升企业单位档案管理水平的对策

3.1 完善管理机制

上文中我们说到，当前部分事业单位由于缺乏完善的管理机制，在很大程度上影响着档案管理工作的有序进行。在这种实际情况下，我们必须加快探索构建一套更加完善、规范的企业档案管理机制，为接下来加强档案管理相关工作的正常开展打下良好的理论基础。基于此，事业技术单位应充分考虑并结合我国当前企业实际经济发展形势状况，确立明确的企业发展战略目标，并研究制定一套完善的企业发展规划方案，做好企业档案管理相关工作。

3.2 提高管理人员的综合素质

全面加强对企业档案管理人员的相关综合职业素质的培养和提升具有重要意义。基于此，公司应积极的探索并采取一系列有效管理措施，定时定期的通过职业教育理论培训、专家专题讲座的多种方式，使其能够真正掌握运用到更加先进的档案管理理念、管理技术，促进其管理水平以及公司综合管理素质的不断提升，促进公司档案管理水平的不断提升。

3.3 对档案管理工作产生重视

事业单位在接下来的事业发展当中，应充分的重视企业档案管理相关工作，加强对于企业档案管理相关工作的档案审查和监督力度，并及时做好相应的档案指导工作，可以通过加强企业内部员工和单位员工彼此之间的相互监督、帮助的各种方式，使得各个事业单位对于员工之间能够树立正确的服务态度，在提升自身工作效率的同时，提高工作的服务质量[4]。

3.4 建立档案管理信息化网站

现阶段，随着信息科技的不断进步发展，我们已经迎来了一个信息时代。信息快速发展的今天，事业单位在从事档案管理的发展过程中，应不断加大企业信息化的档案建设管理力度，并尽快构建完善的国家信息化档案管理工作规范以及档案管理人员信息化服务网站。我们都应该知道，档案管理信息化建设也不是能一次完成的，这是一个长期的管理工作，我们在实际的管理工作当中，应充分考虑并结合企业实际需求，及时进行调整以及优化新的工作内容以及转变工作形式，进而将企业信息化档案建设理念更好的有效融入个人，并运用到事业单位内部档案管理相关工作中，提升档案管理工作水平。

3.5 加强档案安全信息防护和档案保密工作

全面加强对企业单位个人档案以及电子资料的安全使用管理工作无疑是最重要的。针对当前在企业单位个人档案管理中所普遍存在的突出问题，我们应积极的要求采取一系列管理措施，有效地避免出现企业档案相关信息泄露、丢失的现象。首先，我们需要定时定期的组织做好对个人档案信息数据的备份整理工作，并及时整理更新用户档案数据载体，最大限度的确保用户档案信息的安全。与此同时，可以通过设置网站访问者的权限以及引进防护系统的多种方式，避免网站遭受网络黑客的恶意入侵。除此之外，还应及时做好对系统具体操作者的时间、内容的信息记录管理工作，提升系统信息管理使用的公开透明度[5]。

3.6 健全档案管理制度

新形势下发展和改革局的档案管理工作也要顺应时代的发展，通过建立健全档案管理制度的方式，促进发展和改革局事业的发展，提高工作效率与办事能力，要完善相关的监督管理制度，将制度落实到具体的工作细节中。让每个档案管理人员都可以明确自身的职责与工作内容，优化工作流程与工作方式，将具体的任务落实到每个档案管理人员的岗位上，让每个档案管理人员都具有明确的管理意识。此外，建立完善的考核机制，通过奖惩机制激发相关工作人员的工作热情，提高发事业单位档案管理工作效率。

3.7 提高档案管理人员专业技能

新形势下事业单位档案管理需要提高自身的工作效率，改善自身工作水平，完善档案管理技术。人才是实现档案管理改革与发展的重要影响因素。在信息化与网络技术的时代发展背景下，事业单位档案管理工作需要更多高素质、高技能的专业化人才改善传统档案管理的弊病[6]。可以通过加强档案管理人员的福利待遇、引进高素质、高技能型档案管理人才、加强对现有档案管理工作人员的专业技能培训等方式优化发事业单位档案管理工作现状，改善档案管理人员结构，更好的满足发事业单位档案管理工作的需要。

3.8 档案资源管理电子化存储

信息化档案管理的文件形式不在拘泥于纸质文件，可以是某一个电子设备的存储，也可以通过硬盘、光盘进行数据的存储，相关的文件内容可以被查验与使用，也可以实现了在互联网的作用对文件进行资源共享，让后期的事业单位档案工作更加便利。从自身的性质来说，电子事业单位档案的特点包括着：有计算机进行存档，自身具有严格的代码与分类形式，可以更好的对档案进行分类管理。信息化档案管理有着自身的档案特点，电子档案可以整合了自身的数字型特点，更融合了传统档案分类型的特点，通过电子计算的存储实现了对档案的远程传输来实现档案信息共享，对于每个档案的调用都需要具备一定的权限才可以对档案内容进行读取[7]。

4 结语

综上所述，当前我国事业单位档案管理工作中仍存在一系列的突出问题，在很大程度上影响着我国档案管理工作水平。在这种实际情况下，应积极的探索采取一系列有效管理措施，通过建立完善的档案管理机制、提高档案管理人员的专业综合管理素质、充分重视起内部档案管理相关工作、推动档案信息化体系建设、加强内部档案安全风险防护和档案保密工作等有效管理手段，切实有效提升我国事业单位内部档案管理工作水平，促进我国事业单位的稳定健康发展。