论国有企业采购管理主要问题及策略

朱志德

（国投哈密实业有限责任公司，新疆 哈密 839000）

一、引言

就我国采购管理理论来看，专门针对采购进行的研究并不多，但是在实际发展中国有企业在采购环节上问题频发。再加上“国有”的背景，让很多企业形成了“背靠大树好乘凉”的思想，致使自身的管理模式跟不上同等规模的民营企业、外资企业等，而今，国有企业的改革、民间资本的进入，都对国有企业的内部管理提出了新的要求。本文对国有企业采购管理进行研究，不仅能够补充国有企业采购管理理论方面的内容，还能够对国有企业采购实践进行指导，具有重要的理论和现实意义。

二、采购管理

所谓采购管理，即计划下达、生成采购单、执行采购单、到货接受、验收入库、采购发票的收集到采购结算的采购活动全过程。在采购过程中对物流运动各个环节进行严密的跟踪与监督，能实现对整个采购活动的科学管理。目前，对采购进行管理有三方面的重要意义。

（一）采购管理是企业战略管理的关键要素

经济的发展和市场环境的飞速变化，导致传统的采购管理模式与现代企业的战略目标格格不入，很多企业已经将采购管理上升到了企业战略管理的高度，科学合理的采购工作能够高效地将外部市场资源转换成企业资源，确保企业顺利经营，更好地完成战略目标。

（二）采购管理是实行供应链管理的重要组成

采购的目的是为企业收集生产资料，因此企业的生产和采购密不可分，从供应链管理角度来看，采购工作是企业能力的外部延续，与第三方供应商有着较密切的关系，而供应商作为独立于企业的个体，其发生变动会对企业采购造成影响，而持续稳定的供应会利于企业采购，进而利于企业生产，因此当前时代的企业竞争也可看成是采购、供应链方面的竞争，强化采购这个中间环节，也是对企业供应链建设的进一步加强［1］。

（三）采购管理是企业顺利生产的重要保障

在国有企业日常运行中，生产成本和生产质量都是十分重要的元素，尤其是产品质量。产品质量不仅关系到制造该产品成本的高低，还关系到企业的口碑等方面，对于一些主要依靠生产销售盈利的国有企业来说，采购的成本是其不得不关注的内容。因此，对于这类企业来说，合理控制采购成本才能提升利润、提升物资使用率，进而才能够保证企业的正常运转。

三、国有企业采购管理现状

对国有企业采购管理现状的分析主要从采购流程、供应商管理、采购成本和质量管理方面进行。

就一般国有企业采购流程来看，主要包括两种，一是集中采购业务，二是特殊采购业务。前者主要是集中采购企业所需的各类物资，包括公开招标、邀请招标、非招标采购等方式，后者主要是因为部分二级单位经营方向不同，因此会产生特殊的物资采购需求，在递交采购申请之后，会成立临时的采购小组，进而展开后续采购工作。

在供应商管理环节，主要包括两方面工作。一是供应商选择。基于成本、质量、交货期以及新产品开发等业务需求，根据采购资料对市场供应商进行筛选，挖掘潜在供应商，然后结合调查资料，了解有意向与企业合作的供应商，进而进行二次评估，最后进行实地考察，最终确定后进入合作谈判等阶段。二是供应商绩效评估工作。在双方选择的过程中，部分国有企业会成立供应商评估体系，更加重视供应商的质量，以此来确定合适的供应商结构。

在采购成本管理环节，在如今的市场结构中，采购已经不单单是采买东西，而是作为一种资金管理职能存在，所以在国有企业具体实践中，会通过价格谈判、公开招标之类的采购竞争机制，实现与供应商的战略合作，达到降低采购成本的目的。

在采购质量管理环节，物资质量关系到国有企业后续生产、销售、客户群体开发等多方面，因此国有企业尤其重视采购质量的保证。国有企业基于国家自身需求的标准，结合内部生产实际需求，制定了较为严格的物资验收标准，同时秉持着各部门单独负责的原则，即谁使用，谁验收，做好质量验收单递交工作。

此外，在完成采购基本流程以后，还包括后续企业内部的采购控制。一是采购评估，采购工作并非执行完即可，国有企业会定期对采购活动进行评估，以确保自身的采购效率和水平处于稳步提升的状态。但是部分国有企业在该环节的工作并不到位，只是简单地根据业务量反推算采购评估，没有从采购环节的效率和供应商的供应能力入手，难以真实反映出企业的采购能力，无法展开后续的采购整顿工作，国有企业关于这方面的能力还有待加强。二是采购监督，对于国有企业来说，采购部门是需要重点监控的部门，尤其是采购人员，除了需要具备专业的采购知识以外，还需保证自身清正廉明，具有较高的思想品德。目前，国有企业采购管理监督工作主要包括采购价格监督、供应商选择环节、谈判等采购活动监督、采购后续的廉政专项监督等，主要由企业监督检查委员会、领导层、管理层、法务部门等联合组成。

四、国有企业采购管理主要问题

（一）采购计划管理存在问题

不仅是国有企业，任何企业在进行采购时，都需要制定相应的采购计划，这是整个采购环节的基本准备工作，但是实际执行受到各方面因素的影响，导致其与理想状态存在差异。第一，采购计划制定存在问题。于采购管理本身来说，优质的采购计划能够帮助采购活动顺利进行；于企业整体来说，优质的采购计划能够实现资金的货币价值，但是仍存在采购计划精细化程度不够、二级单位的采购准确度不高等问题。制定采购计划时，需要对企业的生产计划、销售计划、日常经营所需物资等进行综合需求分析，但很多企业为了避免麻烦，采购清单制定都较粗糙，粗放型的采购计划在后续无法精准分配，降低了企业生产效率。第二，内部控制没有完全发挥作用。作为当下主流且有效的内部管理模式，内部控制贯穿企业始终，穿插在各项经济业务活动进程中，很多国有企业也顺应趋势进行了内部控制，但都是流于形式、浮于表面，不仅没有起到优化采购的作用，反而还造成了企业整体结构臃肿。第三，企业采购制度效应差。部分国有企业构建了相应的采购制度，但是呈现两种极端趋势，一是采购制度过分细化，零星要求众多，条条框框限制性强，采购工作无法展开；二是采购制度粗制滥造，只是走个过场，实际采购活动缺乏制度约束，难以顺利展开［2］。

（二）供应商管理存在问题

除了基本的采购计划以外，企业还需对与之联系密切的供应商进行管理，但从实际情况来看，国有企业对供应商的管理还存在很大问题。第一，供应商评估不科学。企业对供应商的选择一般秉持“货比三家”原则，但是在现代市场组成中，供应商的迷惑性极强，国有企业必须提升自身的辨别能力，采用科学的评估方法，透过现象看本质，筛选出最优供应商。目前，国有企业对供应商的评估主要从质量、价格、交期以及服务四方面进行，从实践来看，其对供应商的评估指标并不完善，评估深度不够，因此筛选出来的供应商性价比较低。第二，供应商社群维护工作不到位。部分国有企业的长期规划工作不到位，采购行为具有较强的短期功利性，有的国有企业甚至不惜以牺牲供应商的利益为代价，这种行为极不利于企业与供应商培养长期合作关系，会给供应商留下负面印象，无法形成上游供应链。

（三）采购实时控制存在问题

国有企业在进行采购活动时，也存在管理不到位的突出问题。第一，采购风险管理不到位。风险始终伴随着企业运行，在采购环节中企业遇到的风险主要有两方面，一是外部经济市场的风险，如价格风险、合同欺诈风险、技术进步风险等；二是企业内部风险，如采购计划风险、验收风险、责任风险等。国有企业对这些风险的防范不到位，不仅会影响采购管理本身，还会影响到与之相关的其他环节，如企业某职能部门的工作人员责任心不强，对自身所需经营物资不上心，导致后续企业采购的实际物资不能满足部门需求，影响了企业的正常运作。对于提供后勤服务或是从事制造类的企业来讲，风险防范能力不足还会影响前端客户体验感。当下部分国有企业关于采购风险的管理显然不到位。第二，采购监督力道不足。对国有企业来说，其运营发展能力关系着当地的社会经济水平，其采购业务一般频率高、规模大，因此强有效的监督十分必要。但目前其监督体系并不完善，监督力度也不大，与现代先进的监督技术结合较差［3］。

五、国有企业采购管理优化策略

（一）优化企业采购计划

针对国有企业采购计划简单粗糙、灵活性较差的问题，企业必须从采购计划入手，提高采购计划编制精确度，科学分析企业采购需求。第一，采购部门必须明确企业主营业务项目，有针对性地展开采购活动，向需求部门搜集采购需求清单，通过综合整理之后，制定企业整体的采购计划，构建完善的采购制度，并随企业经营不断完善，严格执行。第二，发挥企业内部控制作用，内部控制能够盘活企业各方面制度、准则，包括采购计划在内，能够从整体上协调各部门、制度的运转，基于合法性、全面性、重要性、有效性、制衡性、合理性等原则，重塑企业内部控制框架，从内部控制五要素入手（内控环境形成、内控风险评估、采购环节控制措施实施、高效信息与沟通、内控监督检查），全面应用内部控制，加强内部控制与企业自身的融合，进而反作用到采购管理上。第三，基于内部控制，发挥企业各部门协同能力，集中采购业务，打破部门信息孤岛，加强部门之间的沟通，实现基本信息共享，同时还可借助现代信息技术构建采购信息平台、物资管理信息平台以及其他沟通平台，实现采购全过程透明化管理。

（二）实行供应商价值链管理

一般情况下，为了保证有持续稳定的上游供应商，企业必须与供应商达成长期的战略合作，保持良好的信誉，因此国有企业需要加强供应商筛选、管理工作，选择优质供应商，提高采购管理质量。第一，科学开展供应商评估工作。在进行采购前，企业需要进行市场背调，制定供应商评价指标，结合专家建议和自身经营特性，筛选匹配度和性价比较高的供应商。一方面从供应商交货效率、质量、技术、商务能力、服务能力、综合运用能力以及供应商的发展前景等方面进行评估，另一方面可结合互联网大数据等先进技术，输入企业所需的标准、指标等，通过大数据筛选，为企业锁定几家合适的供应商，通过实地考察和品牌评估，最后确定企业的供应商。第二，提高企业供应商社群维护能力，与供应商保持良好的合作关系，注重企业长期发展目标，切勿因为眼前利益与供应商产生冲突，注重契约关系的培养。另外，在企业评估供应商的同时，也应接受供应商的评估。因此，企业必须向其展现良好的经营面貌，这样便于为企业挑选长期合作伙伴，培养战略合作型供应商，还能在一定程度上节省采购成本。

（三）加大采购实时控制力度

市场环境变幻莫测，供应链管理模式面对的不确定因素诸多，采购面临的风险也在不断增加，因此企业采购环节的风险监督也成了采购管理中的重要一环，国有企业可从以下两方面强化风险管理。一是进一步完善采购风险评估机制，设置风险矩阵，根据风险影响等级（关键、严重、一般、微小、可忽略）划分风险，有层次地进行风险应对。同时，构建风险数据库，总结每次的风险应对经验，便于下次遭遇同类型风险时不至于手忙脚乱，不断增强风险识别、评估、应对能力，形成完善的采购全过程风险管理。二是加大企业监督管理力度。一方面可形成上下级监督模式，从顶层管理层到具体采购业务负责部门，层层审批监管，纪检和内审部门进行不定期抽查，如组建招标监督队伍，随机抽取评标委员会委员，对评标过程录像进行存档，确保评标工作程序合法、操作合规，保证招标规范运行；另一方面可同风险管理一样，借助现代信息技术，形成采购全过程监督，将各个环节的参数和动态上传至相关平台，接受来自企业以及供应商的实时监督，不断增强采购管理的科学性和客观性。

六、结语

采购管理是国有企业必须重视的工作之一，受客观经济环境以及企业自身能力的影响，采购管理工作愈发艰难，它不仅关系到企业采购业务的时效性，还关系到国有企业整体的供应链发展质量和效率。而最理想也是最有效的采购管理是逐一强化环节，形成精细化、规范化管理，加强采购组织与企业其他部门的沟通与协调，确保采购活动受到全体工作人员、内外部合作单位的认同。随着越来越多的国有企业认识到了采购管理的重要性，相关的制度构建、信息化建设等也在不断完善，在未来只会发展得越来越好。由于笔者对相关理论、文献等的研究不够透彻，只能提出较为浅显的优化策略，后续会不断地学习、探索，积极进行研究，力求通过采购管理提升企业整体管理质量。