信息化执法模式下的卫生监督业务档案管理

文/山东省巨野县卫生计生综合执法局 申海丽

不断发展的社会经济有效提高了卫生监督管理水平。新形势下，应及时提高卫生监督相关部门档案管理水平与效率，为卫生监督机构的发展提供有力保障。所谓卫生监督业务档案，实际是指相关卫生监督部门在卫生监督与执法过程中，必须保障初始工作记录的有效性，将行政执法的真实情况客观地展示出来，使人民群众全面了解其具备一定的合法性，符合公开、公平及公正的要求。档案管理工作的有序完成，为相关卫生监督部门开展有效工作奠定了良好基础。卫生监督档案的有效建立，将多种相关内容真实地记录下来，例如医疗卫生、学校卫生以及饮用水卫生等，以确保医疗卫生相关部门监督管理工作有序进行，并为其出具有效的参考依据。以下针对信息化执法模式融入卫生监督档案管理工作做出详细阐述。

一、卫生监督档案管理信息化的重要意义

（一）提高档案管理服务质量及效率。卫生监督体系实现档案信息化管理，其实是促使传统人工操作转变为现代化管理模式，并完成信息采集工作，同时也促使卫生监督部门存储的档案信息资源充分发挥最大作用，以便更好地服务于社会大众。在此过程中，可以引入较为先进的科学技术，例如网络、信息以及计算机等有效技术，完成档案信息的有效收集、科学整理、合理分类及具体归档等工作，进而对初始档案资料起到有效的保护作用，进一步确保档案的真实性，以此提高档案管理服务质量及效率。基于此，卫生监督相关部门应促使信息化档案管理模式的实施，以便实现卫生监督业务档案管理执法的信息化。

（二）为领导决策提供有效的科学依据。加强卫生监督业务实现信息化档案管理，确保其具备先进性，不仅可以在卫生监督部门做出决策时快速地提供有效的科学依据，保障档案信息的准确性以及时效性，同时相关领导也将其作为重要的参考依据，并结合实际情况制定相应的对策，以便确保对策的时效性及有效性，管理模式的科学性及合理性。基于此，卫生监督部门中的档案管理信息可以将纸质档案有效转变为电子档案，降低档案信息存储空间的占用量，避免相关资金的浪费，以此促使档案存储效率不断提高。除此之外，也避免将大量的时间浪费在档案查找工作中，进而加强相应的工作质量及效率，实现卫生监督行业的可持续发展。

二、卫生监督档案管理现状

各个卫生监督部门在依法开展卫生监督执法时，一定要保障初始工作记录必须具备合法性，并且要公开进行，以示其公正。加强对卫生监督执法的重视，并对其业务档案进行科学管理，从而避免执法人员在执法中产生违规行为。

（一）没有明确的管理认知。目前我国信息化技术不断发展，因此在卫生监督业务档案管理过程中，应将信息化执法模式融入其中，彰显其真实性，并不断提高其精准度。卫生监督业务管理档案在卫生执法工作中发挥着重要的作用，其中包含卫生监督工作的行政批准、日常文书等，同时也涵盖了多种具备权威性的内容。但目前卫生监督部门负责的执法业务档案管理的相关内容过于烦琐，档案管理工作人员承受了较大的压力。档案管理工作中，卫生监督部门往往过于看重工作人员的业务能力，却忽视了加强技术人员的专业素养，致使大部分专业人员滞后于时代的发展，无法跟上新时代的发展步伐。业务档案管理工作中，管理制度缺乏相应的标准，致使业务档案管理工作存在较多不足之处，在记录过程中极易发生数据丢失等情况。

（二）以信息化为背景，执法工作及档案管理工作存在冲突。卫生监督部门有序开展信息化执法，不仅可以提升工作质量，同时也可以提高卫生监督工作的公开性及公平性。然而档案管理工作过程中并没有采用信息化管理模式，致使执法工作无法与档案管理工作实现有效衔接。卫生监督部门在加大力度，推动信息化体系以及移动执法发展时，并没有制定完整的档案管理模块，因此不能有效更新卫生监督档案相关信息，严重影响了档案管理工作的有效性。

（三）采用移动执法模式，阻碍了卫生监督档案管理工作顺利进行。移动执法为执法管理信息化的实现奠定基础。卫生相关部门在执法过程中，可以借助手机及蓝牙打印机，公开制作并打印执法相关证明，并真实地记录执法的整个过程。但是部分档案管理内容并没有全部录入系统中，导致相关工作人员还是参考以往的纸质档案，日常的监督管理档案失去了使用价值。执法工作人员不仅无法及时查询行政相关信息，同时也无法准确分析档案内容，直接影响了监督执法工作的时效性，对于其中存在的问题也无法做出准确判断。

三、卫生监督档案信息化管理的原则

（一）有效原则。实现档案信息化管理应收集所有有效档案信息并将其归纳于档案管理中，并依法对涉及国家机密以及个人隐私等档案资源进行管理。在对档案信息化体系构建过程中，应结合相应的档案信息资源，进而实现档案资源的信息化管理。

（二）统一原则。卫生监督部门应统一构建及合理部署档案资源的信息化管理，并结合实际档案信息制定相应的工作准则，避免部门之间的各为其主，造成资源及资金的大量浪费。

四、信息化执法模式下，卫生监督业务档案管理有效对策

（一）加强管理工作人员档案信息化管理意识。对于档案管理工作人员，应积极开展相应的培训活动，以便提高其自身专业能力，同时也促使其全面认知信息化执法，并有效掌握知识的更新能力。立足于信息化执法角度，满足信息化背景下卫生监督档案的管理需求。在设计培训内容及范围时，应促使档案管理人员在档案管理过程中具备统一性以及标准性，并培养其具备信息化管理认知，构建完整具体的管理制度，并将此管理制度全面贯彻于卫生监督管理部门的档案管理工作中，进而促使管理体系趋于规范化及标准化、统一化发展。因此应加大力度构建日常监督档案的管理体系，为之后的查询工作提供便利条件，实现数据档案规范化管理的有效发展。

（二）延伸档案收集范围。为满足时代发展需求，应加大投资力度构建档案监督管理体系，并促使卫生监督档案质量实现数字化管理。延伸档案收集范围，不仅要高度关注卫生审批档案以及相应的处罚档案，还要对监督相关材料以及各种形式的检测报告进行有效收集并整理，既要对纸质材料的合理归纳予以高度重视，也要对信息技术产生的各式各样的电子档案以及在监管过程中录制的影片、图片等有效信息进行整理。管理系统实现数字化的发展趋势，为准确搜索及快速查询档案提供诸多便利条件，以此促使利用率的显著提升。

（三）全面落实档案双轨制，实现资源共享。在卫生监督管理业务档案过程中，信息化技术不断发展，档案相关部门应将纸质档案与电子档案进行双轨制管理，实现资源共享，提高档案的利用率，进而提升现场执法的工作效率。为信息化背景下卫生监督执法相关工作发的顺利进行奠定良好基础。基于此，可以将卫生审核标准以及执法信息档案的检阅目录全部输入计算机系统，以便相关人员可以及时查找相关信息内容。除此之外，可以为卫生监督管理人员配置移动执法相关设备，有助于快速查阅相关的电子资源信息，系统信息也可以得到及时审核及属实。不仅如此，监督业务档案的信息化管理模式下，安全性及保密性都有一定保障，因此对信息资源起到很好的保护作用。

五、结语

综上所述，在执法过程中有效引入信息化技术，在一定范围内，促使卫生监督部门档案管理工作的高效开展，然而这种管理模式仍然存在一定的不足，因此卫生监督相关机构应给予档案管理体系充足的时间，不断提高自身专业素养及技能，还要求专业研发人员不但要提高信息技术水准，对相应管理体系进行及时优化并完善。