工程竣工验收中档案管理问题与对策

何亚萍 张中瑞 王燕平 余忠霄

中国核电工程有限公司 北京 100089

1 建筑工程竣工验收中档案管理存在的问题

1.1 文件形成不规范

做好建筑工程的竣工中的档案归档与管理工作，需要确保档案文件信息的规范性。但是实际管理中，部分建筑工程档案管理存在部分原始资料没有严格的依照格式与规范进行书写；检验记录的签章不齐全；竣工图不规范，缺失竣工图章、签字手续不完备、没有体现设计变更的内容等情况等一系列问题。对于这部分不符合档案归档要求与规范的文件资料和信息，是不能进行竣工验收的，从而影响了整个建筑工程建设项目的验收和交付，不利于建筑工程的发展[1]。

1.2 文档归档不齐全

做好建筑工程的竣工中的档案归档与管理工作，需要确保归档的档案文件和资料信息的规范性、完整性与系统性，要能够全面的、准确地反映实际工程项目建设的情况。但是，实际管理中，部分建筑工程建设项目存在缺乏项目前期的文件和资料；工程文件的原件丢失；文件缺乏相应的批复；设计变更的审批手续不完整；文件的存储比较分散；文件信息收集及时性、全面性不足；文件借阅等管理不到位等导致的文件和数据资料的丢失；招投标相关的资料信息没有做到及时的归档等一系列的问题。从而影响了整个建筑工程建设项目的验收工作的开展，不利于建筑工程的发展。

1.3 文件整编不规范

做好建筑工程的竣工中的档案归档与管理工作，需要做好相关的档案资料和文件信息的整理和分析工作，做好文件的科学的分类和编号，方便文件信息的存储、管理和利用。但是，实际管理中，部分建筑工程建设项目存在档案管理人员组卷不合理、信息资料的分类不科学、排序相对比较混乱；没按照要求编写卷内目录、备考表；案卷题名和实际工程项目的名称不规范等问题。从而影响了整个建筑工程建设项目的验收工作的开展，不利于建筑工程的发展。

1.4 声像材料归档困难

做好建筑工程的竣工中的档案归档与管理工作，需要不断地提高档案信息资料管理的技术手段，重视强化对纸质资料、声像资料与电子文档的管理，确保档案信息的完整性。但是，在实际管理中，部分建筑工程建设项目存在声像资料缺失和失管；文件资料的内容不全面，没有文字说明；声像资料的保管条件比较差，在防光、防丢失等方面工作不到位等问题，增加了声像资料的归档难度，不利于档案信息的完整性。从而影响了整个建筑工程建设项目的验收工作的开展，不利于建筑工程的发展[2]。

2 解决问题的对策

2.1 加强相关人员的档案管理意识

为了提升建筑工程竣工验收档案管理工作的效率及质量，有必要加强相关人员的档案管理意识。一方面，建筑工程档案管理部门领导，有必要把档案管理工作看成是一项系统化的工作，确保各环节管理工作充分落实到位。另一方面，保证建筑工程项目的实施与档案管理工作之间的步调一致，针对建筑工程从设计、施工、管理、质量验收等各个环节所产生的档案信息资料，要加强采集、分析、整理、储存及管理。此外，增强档案管理人员档案管理意识，加强档案管理部门和其他部门，比如设计部门、施工部门等的沟通协作，确保档案管理工作的协调性及完整性。

2.2 构建完善的档案管理体系

对建筑工程验收档案管理的目标及规范要求加以明确，以建筑工程项目的具体特征为依据，制定完善的档案管理制度，并严格实施。加强档案管理部门建设，相关档案的收集、归档，由专人负责，并实施统一领导及统一管理，以此提升档案管理工作的规范程度。相关部门及单位，需对自身在档案管理工作中的主要职责加以明确，严格落实档案管理责任制，将责任落实到个人，确保档案管理工作顺利、有序地开展。

以档案管理制度为依据，对档案信息从“收集→归档→组卷→整编→移交”整个过程进行规范。此外，将监理单位的监督及检查作用发挥出来，加强档案管理工作过程监督，及时，改进不规范管理问题，从而提升建筑工程竣工验收档案整体管理工作的规范化。

2.3 提升档案管理人员综合素质

在建筑工程竣工验收档案管理工作过程中，档案管理人员扮演着非常重要的角色。因此，需采取有效措施，提升档案管理人员综合素质。一方面，定期加强档案管理人员业务能力培训，通过培训，提升档案管理人员在档案收集、整编、归档、移交等方面的能力。另一方面，对档案管理人员的档案验收及管理工作进行考核，将档案管理工作与绩效考核制度相挂钩，针对表现优异的档案管理人员给予奖励，对于表现不理想的人员给予一定的惩罚，以此约束、规范档案管理人员行为。

2.4 加强档案信息化管理建设

为了提升建筑工程竣工验收档案管理工作的质量及安全性，有必要加强档案信息化管理建设。一方面，加大一定的资金投入，加强电子信息化档案管理相关软硬件设施设备建设，比如引进现代化电子信息化档案管理系统，购置数量充足、性能优良的档案设施设备（计算机电脑、U盘等），以此为档案信息化管理提供基础保障。另一方面，加强管理人员的技术培训，提升档案管理人员的信息化管理技术能力，懂电子档案管理信息技术方法，并严格按照规范流程做好电子信息化档案管理工作[3]。

3 结语

建筑工程档案管理工作的开展，能够为建筑工程相关工作提供有效的数据信息支持，比如结合档案信息资料，了解建筑工程的设计情况、施工情况及竣工验收质量等。为了进一步提升建筑工程竣工验收档案管理工作的质量，针对建筑工程竣工验收中档案管理存在的问题进行分析探究。