现阶段档案管理中存在的问题以及应对方法

吴玮

荆门市社会保险基金管理结算中心 湖北荆门 448001

企业档案管理在企业发展的过程中有着极为重要的效用，一个企业的发展过程在企业档案中被清晰地进行记录，尤其是技术创新以及企业改革等关键举措也会被企业档案记录在其中，企业的销售以及货源等都会在企业档案信息中进行记录，因此档案管理在企业未来的发展中有着积极的作用。作为企业极其关键的管理工作形式以及重点内容，档案管理在企业建立时就应该随之出现。当企业发展步入现代化管理阶段，档案管理也会随之同步进行。现代企业制度下的档案管理不单单在方式以及技术上有着面向电子化的高效的特征，并且促使企业档案的价值再次显露，直接与企业未来的发展息息相关，是企业在未来发展的核心工作。

1 做好企业档案管理工作的意义

1.1 档案管理的基本意义

首先，档案管理是企业科学管理的必要环节。当下，许多企业管理科学化进程十分紧迫。档案管理是企业管理中的基础环节，是将复杂、零散的档案材料进行整理和保存。若不能对档案材料进行及时、合理、规范归档管理，则档案有可能被盗、被复制等，其中一些重要档案对企业发展十分关键，若给不良用心的人可乘之机，则会造成管理的被动，导致企业内部管理出现混乱，影响企业当下及未来的经济发展。企业人员流动较为频繁，档案不及时保存，或管理缺乏专业性、独立性，由其他职能部门进行保管，无法有效监督档案管理工作[1]。关键人员跳槽等现象，会使管理出现断裂甚至使企业机密、自主知识产权等重要信息流失，其后果是无法预知且十分严重的。因此，只有高质量的档案管理，才能为企业的正常生存发展提供坚实保障。

其次，档案关系企业管理的基本信用，社会公认的档案是企业信用信息的重要资源和评判标准。因此，只有完善、高质量的档案管理才可以体现出企业拥有较高的信息诚信，从侧面反映企业在信息建设、综合管理等方面的水平。而信息化时代，信息泄露等实例不断暴露在公众面前，因此档案管理备受现代人的关注，在企业合作及人员择业时，也会考虑企业的档案管理水平。

最后，档案是企业文化建设中的重要信息来源。企业的文化建设无疑要考虑企业发展历史等重要因素，企业核心文化也是从企业历史中精炼出来的，需要较完整地反映企业发展的历程。而档案存储着企业发展过程中的所有真实信息，因此企业在进行文化建设时，无疑会立足于企业发展历史和发展现状，建设拥有自身特色且传承企业优势的文化。

1.2 档案管理在经济效益方面的重要意义

档案管理是专业性和技术性要求都很高的工作。对档案信息进行经济效益分析，能为企业经营发展提供有效的途径或预测自身管理、经验的发展方向，因此专业高质量的档案管理能为企业提供可观的现实经济效益。企业档案管理产生的工作效益，与档案管理的投资建设、档案部门对档案信息的实际需要存在有效满足的正相关，即投资建设力度越大、实际需求与信息匹配程度越高，企业档案能创造更多更好的效益，反之亦然。随着经济快速发展和我国经济人才的不断积累，经济学与档案效益学成为与档案管理有关的一项重要的学术研究内容[2]。档案管理为后续工作提供信息，帮助企业顺利、高质量发展。反观当下许多企业的档案管理，缺乏对这一实际意义与问题的研究和考虑，或过分强调档案的经济、社会效益，忽略其对企业有长远发展意义的潜在价值。

2 现阶段档案管理中存在的问题

2.1 企业档案管理理念较封闭

在现阶段国有企业管理过程中，对档案管理工作缺乏认识、思考和探索。许多国有企业不能正确认识到档案的价值以及档案管理对生产经营的重要性，没有把档案管理列为企业管理的重要内容之一，没有专门的档案管理机构，没有明确的档案管理计划，没有配备基础的硬件设施，这导致档案管理在思想上和工作上缺乏必要的引导、支持和帮助，大大影响了档案的有效管理，严重限制了档案发挥其独特的价值和作用。

2.2 企业档案管理制度不完善

现代企业制度的不断发展需要对企业档案工作进行更加科学的规范，这主要体现在公司档案管理体制的逐步建立和完善上。但在国企改革实践中，普遍没有对档案管理给予足够的重视，有的还未建立与自身企业发展相适应的档案管理程序，有的制定档案管理制度后不能根据国家政策的变化、企业管理的需要，及时对档案管理制度进行调整和优化。档案作为现代企业的一种重要资产，是企业研发、生产、经营和管理活动等基础性管理工作的重要内容，如果不能建立并及时完善档案管理制度，就会导致档案管理工作缺乏科学、系统、严谨的工作流程，影响了档案的保护和利用，违背了新修订的《中华人民共和国档案法》精神[3]。

2.3 企业档案信息化进程缓慢

随着现代社会的快速发展，各级各类档案机构都在如火如荼地开展档案信息化建设，但与此同时也存在相当一部分国有企业仍然没有将档案信息化纳入企业信息化建设整体规划中去，对档案管理方面投入的资源较少，档案管理信息化建设进程缓慢，文件管理方式仍然选择采取传统的手工整理方式，档案管理服务质量和工作效率受到制约。与电子档案的高效相比，传统的手工收集模式，容易出现文件缺失和时间滞后等情况，同时这也导致档案利用人员因为不能够及时找到所需要的文件对工作的正常运营产生消极的影响，从而降低企业经济效益。除此之外，公司需要通过大量的资源来查找丢失的文件，不仅增加了文件管理成本，还增加了管理人员的压力和难度。

2.4 企业档案人员素质有差距

新修订《中华人民共和国档案法》强调了档案工作是一项专业性很强的工作，档案整理、保护、鉴定、编研等工作都需要有先进的科学技术和一支高素质的专业人才队伍作为支撑[4]。而在档案管理的实际中，很多国有企业档案管理岗位通常是兼职或者一线转岗安置人员，加之企业对档案管理人员的岗前培训重视度不够，导致工作人员缺乏档案管理的经验和素养，岗位责任感和岗位使命感同样大打折扣。同时，部分国有企业不能对档案管理人员及时进行后续业务培训和职业生涯规划，导致档案管理人员出现工作能力局限、流动频繁等问题，档案管理工作缺乏持续性，档案价值不能被进一步挖掘。

3 现阶段档案管理应对方法

3.1 档案管理纳入企业质量管理体系

将档案管理纳入企业质量管理体系，可以建立一种系统的管理方式，建立一个持续改进的管理体系、促进企业档案持续改进，良性发展。主要体现在以下几个方面：

（1）保障各项档案规章制度落到实处。将文件编制、发布和归档要求纳入相关部门、项目工作职责和有关人员岗位职责形成质量体系文件，使得档案工作“三纳入”要求在质量体系文件得以充分体现。按照质量管理体系的要求，质量体系里涉及的所有过程都必须按照要求执行，这就加大了档案规章制执行力度，规范了档案形成、积累、归档管理工作，改变了档案规章反复屡次下文，三令五申，还是执行不到位的现状[5]。

（2）进行有效性评审、实施持续纠正，保障企业档案工作前进和发展。工作中存在档案规章不全面；要么全面但可操作性不强；要么全面且可操作性强，但是无相应的监督措施；要么全面可操作性强也可监督，但是存在档案部门无考核权的而执行困难的问题。而质量管理体系能通过定期管理评审来验证其是否有效运行。在质量体系文件中，应该写而未写入，判定为体系性不合格；写了的没执行或没执行到位，判定为实施性不合格；执行到位但没有效果的，判定为效果不合格。第三方认证部门将开出相应的不合格项，被审核企业必须举一反三、限期整改，恰好能弥补档案规章因缺乏这种制度验证和权威制约手段来保证其有效实施的不足，质量体系文件有效运行的评审可解决档案部门普遍无考核权的问题。

3.2 建立完善的档案管理制度

建立一个完善的档案管理制度，统一档案管理标准，将管理的职责落实到个人，是档案管理工作有条不紊地进行。完善规章制度，对整个管理流程进行合理的设置，详细地对现有的档案管理制度进行补足，对档案的管理流程明确作出规定，立足于信息时代，提升档案的管理水平，建立一个科学、有效的企业档案管理制度，强化制度的力量，落实责任制度。完善化的档案管理制度通过制度化的标准、精细规定，能够有效地减少档案管理中各个环节可能发生的失误，依靠制度来对人进行约束，将档案丢失、破损等问题出现几率降到最低。例如在笔者工作的档案馆，对档案馆有每日早中晚的三检查，就是由管理人员巡视档案馆有无异常、有无问题发生、摆放是否整齐易寻找等，及时解决问题、打扫卫生。还兼有每周一大检查和卫生防护，对档案馆卫生、档案摆放、馆内条件等做好检查，保障档案的档案存储安全性和规范性[6]。这样严格化档案管理制度，防范了档案室的可能风险问题，加强了档案管理的安全性、准确性和规范性。通过对本企业档案管理工作的特点进行分析，采用有针对性地高效管理制度构建，从而避免档案信息的遗失和档案资料的谬误问题。若档案管理工作要进行信息化改革，应当以完善的档案管理制度来规范各工作人员的权限，保障档案信息和资料的安全性。

3.3 提升档案管理人员的专业素质

为了能够更好的发挥档案管理者对于档案管理的重要作用，应当注意提升档案管理人员的专业素质，加强其进行档案管理工作的能力和职业素养。一方面，可以通过相关的业务、知识技能培训，让本部门员工积极参与，并从中获得专业素养的提升；还可以通过组织学习活动、学习倡导主题活动等，鼓励档案管理人员主动学习专业知识，发展自身的学习能力，从而在当下信息化档案管理的时代发展中，紧跟时代步伐，提升档案管理工作的效果。另一方面，适当提升档案管理工作的人员门槛，只有在应聘人员专业能力水平达标的情况才准许从事档案管理工作；对于新入职的人员，积极发展老员工带新员工的档案管理学习方式，从而使新入职的档案管理人员能够对企业的档案管理流程有更快的熟悉和上手，从而提升档案管理工作的整体效率[7]。档案管理人员的专业水平与电子档案管理状况是密不可分的。企业的档案管理涉及各种类型的杂多内容，并且管理应用工作具有较强的专业性要求，也需要一定的实际管理经验，因此各档案管理人员应当主动学习专业化的知识技能，保障自身的专业能力足以应对档案管理工作需要。

3.4 推动档案信息化建设，以信息化引领档案工作

在信息化高速发展的今天，档案的数字化、信息化逐渐占据主导地位。为加强档案信息化建设，提升档案工作现代化水平，必须督促各级企业将档案信息化建设纳入企业信息化工作，统一部署，同步实施。实现档案管理系统与企业业务系统的无缝链接，确保档案部门对电子文件的形成、积累和归档的全过程监控。同时做好档案数字化工作，加快存量档案数字化进程，推进传统档案室向数字档案室转变。

总而言之，在新的发展时期，档案作为记录人过往成长轨迹的准确的重要文件，对保障社会的可持续发展、加强社会人员的综合管理具有重要意义，因此企业的档案管理工作应该受到足够的重视。正确的认识到企业档案管理的重要性，在工作中探索出一条切实有效的企档案管理手段，满足新时代企业需求，能够最大化地提高企业效益，为企业的可持续健康发展注入源源不断的活力。