智能技术与高校档案管理范式的转变

文/海南师范大学档案馆 冯四清

高校档案管理范式包含在档案管理的基本范式之中，特指高校档案管理共同体在相同工作环境中相互影响并缓慢形成的关于档案工作、档案事业发展的理念、规则、理论、手段、方法、思维方式和价值取向的总称，是一个集合概念。而在智能技术的作用下，以前固有的工作模式被推翻，原有的知识结构被重建，旧的管理制度无法适用于新情况、新发展，导致传统的高校档案管理范式发生转变。

2015年国务院印发了《促进大数据发展行动纲要》（以下简称《纲要》），《纲要》明确指出，在智能技术时代，数据已经成为“国家基础性战略资源”“坚持创新驱动发展，加快大数据部署，深化大数据应用，已成为稳增长、促改革、调结构、惠民生和推动政府治理能力现代化的内在需要和必然选择。”众所周知，在高校，人事档案和学籍档案与师生的生活学习和工作密切相关，师生对档案的利用率非常高，这也说明，档案在高校的使用价值有大幅度的提升空间。于此，根据《纲要》要求和档案发展趋势，将智能技术运用到高校档案管理工作上，重视高校档案建设，为师生提供优质贴心的服务势在必行。可以说，对高校档案管理范式转变的内涵和表现方式进行深入研究具有重要意义。

一、智能技术影响下的高校档案管理现状

在档案工作发展的各个阶段，人们都会有不同的思路与认识，为此，档案工作研究者将档案管理工作的发展阶段进行了不同的划分，学界有三个发展阶段和四个发展阶段两种说法。三阶段分法是：档案史料管理阶段、档案实体管理阶段以及档案信息资源管理阶段。四阶段分法是：档案的物理控制阶段、档案信息的技术管理阶段、档案信息资源管理阶段、档案知识管理阶段。实际上，通过对以上两种划分方式的对比我们可以发现，档案信息资源管理、档案信息技术管理、档案知识管理都属于信息管理。可以预见，档案管理工作从实体管理向数据管理的转变，其中的信息资源管理方式必然会成为现代档案管理的主要方式。这一结论并非无根之木、无源之水，早在20世纪80年代西方档案理论中的信息论、系统论和控制论传入我国时，档案研究工作者就通过研习，形成理论共识，指导我们的档案实践工作，并逐步用数据管理思维来进行档案管理，即把档案信息与档案载体分开，谋求储存信息数据化，载体轻便化，并对档案中的信息进行提炼、加工和利用。不过，虽说转变趋势早已形成，但是目前高校档案管理存在的问题也不容忽视，主要表现为以下三个方面：

（一）档案实体管理仍占据主导地位，发展进程缓慢。当前，我国高校档案工作大都还是采用传统经验管理为主，创新性理论和方法研究不够深入。不少学校领导忽略档案在学校发展中的独特作用，对档案管理工作重视不够，师生员工也大都缺乏档案意识，对档案的重要性认识不足，如此，导致高校档案工作一直处于边缘地位。而高校档案工作人员不少是非专业人员，知识储备不够，管理观念落后，一般来说，重视对档案的收集、整理、统计、鉴定，但对档案的开发利用不太重视，这样，必然导致档案管理工作的封闭或半封闭性，完全不符合现代信息技术的共享和开放要求，延缓了新技术的开发与利用，导致高校档案工作的发展进程缓慢落后，跟不上新时代的发展要求。

（二）档案利用服务简单化，开创意识不强。高校档案利用服务的根本目的是满足师生对档案信息的需求，只有档案资源发挥了利用价值，才能发挥档案为师生提供更好的服务作用和价值。但是，我们高校还有不少档案工作者缺乏积极主动的服务意识，档案制度执行力度不强，档案借阅手续颇为复杂，信息化程度低，无法充分满足师生的需求。同时，不少高校电子文件数量较少，大量纸质文档导致档案检索速度缓慢，无法满足广大师生和档案用户快速便捷查找档案的需求。目前，高校档案的服务对象主要限于学校师生员工，社会化程度非常低，服务项目也没有得到充分开发，远远不能符合智慧档案发展的共享要求，导致学校档案的社会价值难以有效实现。

（三）忽视对档案管理人才的培养，专业人才匮乏。目前，我国高校档案工作人员理论水平和业务能力都有待提升，整体素质偏低。档案工作者对档案学最前沿的发展动态和档案学发展方向并不了解，外出调研学习，参加业务和理论知识培训的机会也较少，无法有效发挥档案管理队伍的创新能力。鉴此，高校档案队伍需要创新人才体制机制，引进和培养一批具有创新意识、业务能力突出，理论知识丰富，懂得现代化技术的专业人才，已成为高校档案队伍建设的急迫任务。

二、大数据驱动下的高校档案管理范式转变的必要性

档案是文件的存储形式，它主要记录着人们生产和生活的流程及产出的各种成果。档案与每个社会个体相伴一生，记录了人生的各种数据，相当于一个人的“传记书”。档案不用时只是无用的废纸，但使用时却是独一无二的珍宝。可以说，在高校，档案是最能充分保障教职员工权益的凭据，在法治社会，有且只有档案能有效维护当事人权利，保护当事人利益，所以，安全长久地保存档案、有条有序地整理档案和快速便捷地查找档案，成为档案工作中的重中之重。现代技术成为普遍的、对人与自然和世界的关系加以规定的力量。任何一种新的智能技术在高校档案管理实践中得到应用，都会不同程度地带来档案管理的理念、制度、流程与方式的改变，这种变化主要体现为三个方面：

（一）纸质化保存向信息化保存转变。传统的档案是由社会个体从小到大所填写的一份份表格组成的，纸质化的文件在保存上十分不易。在保管纸质档案时，必须要做到防潮、防湿、防火、防虫，要有充足的摆放空间，确保整理归档时无漏无错，这对于档案管理人员来说是极为严峻的考验。但是，将信息化技术运用到档案保存上，就能轻松解决上述问题。智能扫描技术能将纸质化文件全部处理成图像信息，无纸化档案的保存只需要一个电脑硬盘。同时为防止档案文件的遗失，可建立云档案与数据库，将档案储存到云盘中备份，避免档案文件因损坏而无法调取使用的情况出现。

（二）手写整理向智能整理转变。高校档案的整理在信息化之前，采取的是档案工作人员手工誊抄的方式进行，这种方式会造成档案记录字迹不一，难以辨认，档案整理有缺失遗漏，难以寻回等诸多问题。而智能技术可以做到录入档案时统一格式，输出档案时自动编号、分类，不仅提高了档案工作人员的工作效率，也使得档案的整理工作更有条理，更具效率。

（三）人工查找向信息查找转变。传统的档案查找，往往依靠档案工作人员在分类后的纸质档案中查找，这种查找方式效率低下，也容易出现纰漏。把档案信息录入数据库，通过大数据的计算查找，精确定位，可以更为及时有效地找到所需要的档案，这种转变节省人力，高效便捷。

三、职能时代对高校档案管理范式创新的要求

高校教职员工一生的记录，人事档案是主要载体，我们知道，人事档案“是专门档案的一种，是人事、组织、劳动工资等部门在对人员的考核管理活动中形成的档案。记述和反映个人经历和德才表现，以个人为单位整理、集中保存。”人事档案是高校工作能否顺利开展的基础性保障。大数据时代，数字化既是严峻的挑战也是发展的机遇，高校档案管理部门要面向新时代的需求，在学习中提升，在提升中发展，建立适应时代要求的档案管理新范式。

（一）以谨慎严肃的态度有效把握档案管理工作的发展趋势。信息技术的发展为高校档案管理工作的快速提升提供了千载难逢的机遇，但是，由于地区差异性和经济发展的不平衡性，高校档案管理的发展也具有差异性和不平衡性。目前，高校档案管理主要采用电子档案和纸质档案双轨并存的管理方式，且纸质档案的数量庞大，完全电子化、无纸化的难度不小，可以说，纸质化管理未来是否完全摈弃，谁也不能妄下定论，也许，信息化管理为主、纸质化管理为辅将成为未来档案管理的常态，这一点我们要有清醒的认知。

（二）以积极进取的开拓精神有效创新档案管理基础理论。我们知道，理论研究是指导实践的重要基础，档案管理者的理论水平的高低决定了档案管理实际效果的好坏。在大数据背景下，我们要积极运用现代信息技术，去改变我们的管理方式，有效提高档案资源的智能化水平；同时，要学会运用现代信息技术，去搭建能为各个部门提供服务利用的共享平台，在此基础上，加强技术推广，拟定培训计划，面向全校师生开展有效培训；在开展学校工作的基础上，要学会“走出去，请进来”，加强与政府、社会组织、兄弟院校的共联互享，努力尝试和探索，创新发展数字化时代数据价值的新思路、新方法，形成全社会良性互动，良性发展的新局面。

（三）以积极求知的态度明确档案管理职能的基本定位。信息时代，档案管理部门在高校数据管理工作中具有不可替代的地位，其基本职能与管理方式随着信息化技术的广泛运用也发生了根本性变化。档案管理工作的角色与职责也需作出相应的改变。一般来说，单一的档案实体保管员的角色将不复存在，档案数据管理员的身份应运而生，与此相适应，档案管理部门的管理方式要切合信息技术的要求，特别要建立起与各部门的沟通合作机制，发动相关管理部门和档案资料管理员加入档案管理的联动机制中来，从而使档案数据管理与各个职能领域的业务实践紧密结合起来，充分发挥信息技术在高校档案管理现代化建设中的重要作用。

四、结语

在智能技术大背景下，高校档案管理范式转型势在必行，但是高校档案管理工作在本质上并没有出现重心上的转移，传统管理方式仍占主导，这就亟待档案工作人员根据高校档案管理创新思路的引导，以“大数据时代”的视角审视档案管理工作，对已经完成与正在进行的各项档案工作重新调整，厘清思路，做好适应于新时代发展需要的范式转变。