高校办公室行政管理精细化创新路径探究

文/朱湉湉

高校办公室负责学校内的大小事情，各个方面的事务都可能与高校办公室产生关联，因此，高校办公室的作用十分重要，是学校正常运行的基础保障。如果高校办公室工作效率低下，那就直接影响到其他部门的相关工作，甚至对学校的发展产生负面的影响。而精细化管理则是一种更加科学有效的管理模式，可以有效地协调各方工作，使专人负专责，从而推动高校办公室的高效运行，为授课教师和在校学生提供更好的服务。精细化管理最早来自科学管理之父泰勒，本是用在企业当中的一种管理模式，但由于作用显著也被运用到其他组织机构中，在高校办公室的工作中应用精细化管理，可使高校办公室的每一个工作人员都把工作做到位，并及时地发现和解决问题[1]。

一、精细化管理概述

精细化管理既是一种理念，也是一种文化，它是社会分工愈加细化形式的发展产物。现代社会生活和工作节奏较高，如果一方脱节或慢了下来，将会造成连锁反应，导致整个工作环节无法顺利打通。精细化管理不仅对管理者提出了新的要求，更是对员工提出了一种新的方法，在精细化管理模式下，工作职责将更加地明确具体，而且工作要做到位、尽到责，当日的工作不要拖延，遇到问题要及时处理。高校如果想要做大做强，高校办公室工作如果想要发生质的概念，就必须建立起精细化管理的制度，让每个人都遵照制度和准则行事，激发每个人的斗志和动力，营造出竞争环境，推动工作的顺利开展。精细化管理不光强调落实和执行，更强调以人为本的管理理念，充分挖掘出每个人的潜质，使其能够从事与自身能力相符合的工作，并使员工感受到工作的乐趣，从而在工作当中实现个人价值[2]。

二、高校办公室行政管理职责

高校办公室承担着十分繁重的工作，工作内容综合性较强，需要协调学校内的各个部门，为教师和学生提供服务，并且要把教师和学生的意见收集起来，上报给上级领导。上级领导下达的情况也要由高校办公室传达给教师和学生，在高校与企业或其他高校进行合作时，高校办公室也要进行合作的筹备工作。高校办公室也是一个综合性的服务机构，学校当中的卫生安全、餐饮服务等工作也要由高校办公室管理。所以，高校办公室的工作十分繁杂细碎，任何一个环节出现了问题，都会妨碍高校的正常运行，甚至会给高校造成损失。这就要求高校办公室工作人员要具有强烈的责任感，并具备较高的工作素质，否则，工作就会陷入一种混乱低效的状态当中。

三、高校办公室行政管理精细化创新路径

（一）加强办公室行政人员的思想观念教育

思想观念对行为起着指导作用，如果工作人员没有形成正确的思想观念，那工作态度也就不会端正，从而影响到工作的正常开展。高校办公室行政人员只有具备高度的责任心，才能将全部的精力投入到工作当中，为工作的精益求精而不断努力，部分工作人员过度看重报酬，并没有将工作与实现个人价值联系起来，导致自己在工作当中患得患失，工作状态也十分不稳定，而真正热爱工作的人首先会把工作当成自己的事业，而且会自发地努力和奋斗，且非常享受整个工作过程。因此，要实现高校办公室行政管理精细化运作，首先，要加强对工作人员思想观念的教育，使其敢于为自己的工作负责，并选拔出优秀的员工，发挥带头示范的作用，激励其他工作人员向优秀员工学习。其次，高校办公室可以不定时地开展思想教育活动，邀请社会上的管理专家来为办公室工作人员讲课，让他们了解更多的工作方法，接受更多先进的管理思想，从而转变自身的思想观念，朝着精细化管理的目标迈进[3]。

（二）健全办公室行政人员管理规章制度

计划可以设想得很好，但在执行过程中往往会遇到很多问题，或因为自身的懒惰心理而不断拖延，导致执行工作还没有开始就已经结束。很多人都认识不到拖延的危害，而拖延的本质就是逃避责任，高效率的执行力则需要付出更多的努力和辛苦，同时要具备一定的使命感，才能勇于竞争、坚持不懈，确保相关工作保质保量地完成。这份工作也并不是一帆风顺，工作人员会经常感到挫败和枯燥，一旦陷入到厌烦的情绪当中，思想和行为都会发生改变，工作劲头也会下降。所以，高校办公室有必要健全相关的规章制度，让工作人员受到规章制度的约束，争取做到当日事当日毕，并在制度的激励下，用心地克服工作中的各种困难和情绪，不断优化工作中的细节，这也是精细化管理的重要一环。与此同时，在规章制度中也要落实个人责任，权利和责任要足够透明公开，避免同事间的相互推诿，否则办公室内将会形成不良的工作氛围。对于工作人员的问题要及时了解和解决，消除团队当中的消极情绪，并且要建立起激励机制，让优秀的工作人员能够得到应有的奖励，而差劲的工作人员也要受到应有的惩罚。

（三）优化办公室行政人员的工作流程

高校办公室要与多个部门展开互动，从而将各部门团结起来，但在实际工作当中，工作人员无法有效协调部门，个别部门的工作进度十分缓慢。因此，有必要优化工作流程，让精细化管理渗透到每一个工作环节当中，实现效率和质量的提高。同时也要本着精细化管理理念，精简工作流程，减少不必要的烦琐环节，引进先进信息技术，利用信息技术赋能行政管理工作，使其能够更加高效地开展。高校办公室行政管理工作需要行政人员具有一定的耐心，否则就很容易在工作中出现失误。但人的精力较为有限，无法要求办公室行政人员的注意力时刻保持集中，而精细化管理则可以在确保完成规定任务的前提下，提升行政人员的工作效率，使其有时间整理自身的情绪和精力，放松自己的心情，从而使行政人员的工作与生活更加平衡，并减少工作中的各种失误情况。

（四）督促办公室行政人员以结果为导向

以结果为导向是开展精细化管理的重要思路，如果工作人员勤勤恳恳却得不到任何有价值的成果，那他的工作必定出现问题。以结果为导向应贯穿于整个工作环节当中，先要实施目标的设定，当高校办公室工作人员接到任务时，不可能毫无思考的就去执行，而是先在头脑中想好一个领导想要达到的效果和目标，之后的工作要以这个目标为基准去努力，这样工作才会更有针对性和方向性。在制定好目标后，就要形成清晰的工作思路，并按照思路一步步地去执行，综合各方面的因素提前做好方案，从而为后续工作的展开奠定基础。实施过程最为重要，因为它直接影响到结果的好坏，此外，工作开展应该主动推进，而不应等到领导来问责，并且要勇于担当、勇于探索，把握住工作的核心，采用高效有序的方法推动工作持续进行下去。在完成之后还要对结果进行检验，确保结果符合预期的目标和效果，对于不足之处要加以改正和提升，这样工作才会越做越好。高校办公室也要树立起以结果为导向的办公理念，切实检查每一位工作人员的工作成果，督促工作人员在工作当中不断地进行提升。

（五）提升办公室行政人员的工作素质

管理学就是对人的管理，如果工作人员的主观能动性不强，工作能力和工作素质较差，那管理必定会出现问题，尤其是如今高校办公室的工作越来越复杂，许多岗位都必须由专业人士来负责。因此，高校办公室应着力提升工作人员的素质，及时招聘专业人才，并对已有工作人员进行培训提升，优化工作队伍结构，使能者上、弱者下，在团队当中形成竞争氛围。在精细化管理视角下，高校办公室也应以人为本，切实为工作人员的工作提供必要的资源支持，并大力倾斜培训资源，让工作人员的工作能力得到提升，并在工作过程中积累了丰富的经验，使每个人都能充分发挥出自身的价值。

（六）落实办公室行政人员的激励措施

在当前就业形势日趋严峻的今天，高校成为许多优秀人才的首选，很多高校也都为教师制定了专门的培养计划。尽管高校办公室行政工作较为基础，但工作却十分重要，它是高校正常运转的必不可少的组成部分，对于任何工作岗位而言，激励都是促使员工努力工作的强大动力之一，高校办公室行政人员的工作效率不高，部分原因就在于高校没有给出实际的激励机制。因此，高校也应制定和落实相关的激励机制，给工作人员实际的奖励和激励，使其能够看到未来的发展空间。精细化管理要求将工作内容细化，使专人负责专门的工作，既然工作职责已经很明确了，那么相对应的激励制度就可以较为快速容易的建立起来。高校要针对行政人员的具体工作职责建立绩效考核机制，对工作人员的能力、态度、效率等方面进行考核，具体考核内容可以进行实际调整，考核标准由高校办公室内部、教师、学校领导等多方人员共同商讨决定，并对其进行考核。接着针对绩效考核标准给出具体的激励制度，主要包括薪资待遇、奖金、晋升路径、培训名额等多方面内容，使有上进心的工作人员能够得到应有的回报，并推动整个办公室的高效运转。

四、结语

当前，高校办公室在高校日常运作当中发挥着越来越重要的作用。要抓紧行政管理工作的优化提升，在精细化管理理念的指导下，通过加强思想观念教育、健全规章制度、优化工作流程、以结果为导向、提升工作人员素质等一系列措施，有效提高高校办公室的工作效率和质量，使其能够更好地为教师和学生服务，促进高校的整体向好发展。