企业档案信息资源整合与利用

潘瑞锋

陕西航天建设集团有限公司 陕西西安 710016

1 必须充分认识企业档案信息资源整合与利用的重要性

世界步入信息化时代的今天，互联网技术、信息化技术等正在迅猛发展，随着网络技术呈现多样化，企业档案信息资源整合管理越发呈现出复杂化的态势，需要企业内部多个职能部门之间协调配合方能得以实施。在企业档案信息资源整合管理工作发展的过程中，传统工作方式的弊端渐渐显露。如今经过发展，企业的档案信息管理工作也从过去的传统手工整理方式转化为企业的整理和管理方式，就此层面说，企业档案信息资源管理工作已经取得了一定的成绩。然而，随着时代的发展变化，对企业档案信息资源整合、利用提出了更高的要求，不仅需要收集管理信息，同时还需要用一种方式去整合这些已有的信息资源，在此基础上加以开发和利用，使之转化成为对社会经济发展以及文化产业发展有用的资源。企业档案信息资源整合与利用的新要求，也对档案信息管理人员的思维观念和业务能力提出了新的挑战。必须充分认识企业档案信息资源整合与利用的必要性，下功夫用力气真抓实干，方能做好这项工作。

2 目前企业档案信息资源整合与利用存在的问题

分析与研究当前状况，企业档案信息资源整合与利用存在的主要问题如下：

2.1 企业信息化基础建设薄弱

近年来，许多国家都投入大量资金和人力物力进行信息通讯基础设施的建设，越来越多的国家意识到企业信息化建设的重要性，也在积极引导企业为信息化建设创建良好的环境，方便企业开展电子商务活动。我国还属于发展中国家，企业的信息化建设基础较为薄弱，通信设备投资距离发达国家有一定差距，因此，在信息化时代，企业的网络技术基础建设也比较相对薄弱。在这种前提下，企业难以大面积施展电子化的档案信息资源管理。

2.2 档案管理的标准化建立起步较晚

档案管理建设的标准化水平偏低，档案数据库建设不及发达国家。我们国家的档案标准化建设起步比发达国家晚，技术水平偏低，制度建设还不是很完善，同时在档案管理标准化的认识上也有滞后性。目前，虽然有一些系统性管理的档案管理软件，但是尚不具备综合功能，数据呈现碎片化，未能形成统一标准，多数档案管理单位也没有统一的对标，缺乏整体性和延续性。近年来，一些企事业单位虽然建立了档案数据库，但也是标准化程度偏低，数据没有规范性的控制，对社会起不到很好的服务作用。

2.3 档案管理队伍人员素质较低

档案管理的信息资源整合与利用，需要有先进的技术设备和技术人员作为保障，但是目前的档案管理人员尚缺乏系统性的管理意识，或者过于注重技术钻研而忽视了对管理人员的工作综合能力培养，这样往往会导致管理人员的综合素质不能及时跟进，也会影响到档案管理工作的水平提升。甚至于，很多企业还未认识到档案信息资源整合与利用的重要性和紧迫性，从思想观念上就已经落后了，再加上管理人员缺乏对档案管理的专业能力，势必造成档案管理工作的停滞不前。

2.4 我国档案信息资源整合利用还缺乏网络协调运转机制

现在，我国的企事业单位还没有引进专业的档案管理工具对档案信息进行有效的管理，这对我国档案管理工作造成了一定的不利影响。有些企业虽然认识到了档案管理信息资源整合与利用的重要性，但是缺乏资金和人力、物力的投入，尚未采取有效的措施促成档案信息资源整合。毋庸置疑，如果在网络协调运转机制上多加资金投入和建设，对于企业档案信息资源整合与利用是会非常有利的，这样必然会加速企业的发展。

3 开展企业档案信息资源整合与利用的方法

针对当前企业档案信息资源整合与利用存在的问题，特提出以下解决方法：

3.1 建立健全档案信息资源整合的制度和标准

只有建立健全的档案信息资源整合的制度和标准，才能够使得企业档案信息资源的整合和利用工作规范、有效地进行。首先要找到此项工作的主体，建立监督、激励和约束机制，对参与进来的人员要有明确的分工，有一个共同的目标，大家齐心协力地工作。在开展此项工作时，档案部门本身的运行机制要做到规范、有序化，档案功能的各个环节也能够环环相扣、互相配合。

3.2 大力推进档案数据库建设

目前，企业管理方式也在不断普及，涵盖了档案信息管理的领域。建立完整的数据库，需要运用到网络信息技术、多媒体技术、OA技术等现代化手段，以加大信息收集的范围、加快加深档案信息的整合，以及对信息的甄别、加工和处理。此外，还应注重构建技术平台，开展新型的科技建设。在网络时代的大环境下，要用先进的信息技术设备作为依托，最终达到档案信息的企业，从而为档案信息资源的整合与利用奠定坚实的基础。

3.3 加快档案信息化建设

档案信息资源整合与利用的关键在于档案信息化建设。网络时代，档案的信息化是整合档案信息资源的基础，建立完整、规范的企业档案管理平台，加快各类档案资源的企业，对于新的电子文件，也应该加强管控和保存，实现文件、文档、音频、照片、视频等信息的及时处理和提炼，达到加速推进企业档案信息资源整合与利用的目的。

3.4 强化档案信息组织档案信息组织

是指按照一定的原则和方法，依赖于先进的信息技术手段，将原来无序状态的特定档案信息经过档案信息组织，使其成为有秩序、系统化的档案资源。经过档案信息组织加工过的档案信息，能够满足用户的多种检索需求。传统的档案信息组织多局限于文本信息组织，采取的方法主要有责任者组织法、主题组织法和分类组织法等，通过索引、文章目录、综述等方式对档案信息的内容和特征进行概括，显然功能过于简单。档案管理部门应加大对信息技术研发力度，实现档案信息组织具备人类大脑知识记忆的部分模拟功能，提升档案信息组织的智能化水平，使档案信息资源不仅能够真实全面地反映信息本身记录的内容，还能够顺畅地帮助用户提取获得。

3.5 集成档案信息资源

企业档案资源整合并不是简单地对档案资源进行叠加，机械地对档案信息资源进行抽取和利用，而是按照一定的标准，运用一定的技术，使数字档案资源得到有效融合，通过各种类型档案信息的交叉、汇总、集成，建立起由各种可利用资源组成的，具备一定结构顺序的用户导航与查询界面，进而为用户提供档案信息服务需求，更充分地实现数字档案资源的功能和价值。一方面，应注重传统档案资源与数字档案资源的融合利用，重点解决传统档案资源与数字档案资源在利用过程中的“各自为政”问题，通过对传统档案资源的合理转化，扩大数字档案资源规模，为档案信息资源集成奠定坚实基础。另一方面，应明确档案信息资源集成标准，实现传统纸质档案资源与数字档案资源的无缝衔接，通过对传统档案信息资源和数字档案信息资源的组织和加工，提炼出有价值的档案信息资源，实现有价值档案信息的有效存储和管理。此外，应采用必要的技术方法和手段，实现档案资源管理与服务的有效整合，提升档案管理部门的服务范围，重点发展企业档案服务，重塑企业背景下的档案服务模式，实现档案信息资源集成服务效果最大化。

客观现实表明，只有加强对企业档案信息资源的整合与利用，才能保障档案管理水平科学有序的提升。由此可见，加强企业档案信息资源的整合与利用，进一步强化档案信息资源的延续性管理，这是我国档案事业进步与发展的必经之路，我们应该积极采取有效措施，加快这一管理方式的形成，这样才能适应档案管理科学化、有序化。在信息化建设不断推进的今天，对于信息的获取和利用也越来越受到社会的广泛关注。通过对企业档案信息资源的整合与利用，完全可以预见不仅会加快企业的发展，还会有效地提升企业档案服务民众、服务民生、服务于经济社会的整体功能。

4 结语

现代化的信息技术对于企业档案资源的整合与利用具有重要影响，可以提升档案资源的开发使用率，便于对档案信息进行再加工，促使档案资源的全面整合与优化。如何对企业档案信息资源进行整合与利用，使其成为共享的社会资源，本文进行了关注与研究，提出了整合的措施与办法。