财务信息系统建设实务中的思考

银文影 苏州工业园区清源华衍水务有限公司

大数据背景下，各种信息化应用层出不穷，会计信息系统建设逐步完善，“预算可控、线上报销、信息可查”等，实现了会计核算的全流程管控。值得关注的是，财务信息系统与会计信息系统并非一致，会计信息系统只是财务信息系统中的一环。随着经济和社会环境的变化和发展，企业管理者并不满足传统会计的简单核算和监督职能，而是希望从会计信息中得到更高层次的决策建议。财务信息系统建设不仅仅是管控会计核算流程，需要从业务的源头入手，实现整个业务流程的信息化管控，做到通过会计核算联查到最基础的信息，能够实现全流程的管控。目前一直很流行的“业财融合”代表人们已经关注到了这个问题，但在实务规划中，我们要从何入手来做到业财融合，建立全流程财务信息系统，主要应该考虑以下几个方面。

一、总体布局，全员共建

在财务信息系统建设实施过程中最容易出现的问题是仅就当前局部业务需求进行信息系统建设，由于缺乏信息系统建设的前瞻性而未能进行整体规划。当未来就其他业务进行信息系统建设时，往往无法实现系统之间的有效互联，而是形成诸多信息孤岛。在未来对各业务模块进行整合时，只能重新建立信息系统框架，产生部分信息系统重复建设风险而导致整体信息化成本增加。为避免各自为政、重复投资的现象，财务信息系统建设前期最重要的工作是梳理各业务流程，在管理者的宏观整体思路引导下，理清各业务之间的关联以及管控重点和管控点，分模块分业务向下推行，并结合具体业务人员的思路与操作方法，整理成为完整的业务流程管控。此时，需要成立专门的信息化推进小组，将企业所需要信息化实现的功能，从业务流程的维度调研清楚，将企业的管理需求落实到具体流程的具体事项上，然后再进行信息化系统的选择，避免出现管理者整体思路无法具体落实，或各具体业务人员仅关注自身而使业务流程冗余的情况。哪怕由于资金等问题无法进行整体实施，也需要一并进行规划，总体布局，以期在未来模块整合时能够不进行重复建设，节约成本。财务信息系统建设的总体布局也为后期的财务共享、智能财务机器人PRA的实施以及商业智能BI等的上线奠定良好的基础。

二、结合业务，流程闭环管理

财务信息系统建设规划过程中，应关注内控要求与财务管理活动是否能够嵌入到事前规划和决策、事中控制及事后评价的全过程，形成全流程的闭环管理。

以采购与付款管理流程为例，采购与付款管理流程循环以物资需求为起点，物资需求部门根据系统安全库存数量的提醒通知或者物资需求计划提交物资需求申请至采购部门，采购部门以业务部门的需求数量作为基础数据，并结合当前实际库存数量、在途物资、下一周期预计物资需求量、订货周期以及经济订货批量等进行综合分析后确定最终订单数量以及交货日期。仓库收货环节应关注到货数量是否与订单相符，到货质量是否符合合同要求，并会同物资需求部门进行到货验收。到货验收形成入库单后，系统应对入库单数量与订单数量进行匹配，当入库单数量等于订单数量时该订单应自动关闭，防止出现超收情况。未关闭订单应定期进行追踪，采购部门通过系统查看订单交货执行情况，对逾期送货的订单进行追踪，年底根据系统内订单送货逾期等数据对供应商进行送货及时性的考核。订单入库后，采购部门根据入库单进行发票维护，发票上的数量应与入库单数量匹配一致，发票上的单价应与订单匹配一致，经财务人员核对无误后形成应付单据推送至财务核算系统，形成应付款项。系统已经在入库、发票维护、应付单生成等环节设置了相应的匹配控制：入库数量、单价与订单匹配一致，发票数量与入库单匹配一致，发票金额与订单匹配一致，付款单位与订单供应商匹配一致，这些系统的强制控制已经降低了超收超付错付的风险。采购付款单通过应付单据生成，采购部门根据应付单以及合同约定的付款方式，在达到付款条件时在系统内发起付款单，在付款的最终环节财务人员只要对发票、送货单等原始单据进行核查，大大减轻了财务会计的审核压力。并且付款完成后系统内的订单付款执行情况表可以呈现出订单的付款完成情况，采购可以根据订单付款执行情况表快速完成订单的结项以及与供应商的定期对账工作。

上述管理需求在融入供应链系统时，除一般供应链系统的订单、出入库单关联财务系统外，还需要实现采购合同管理、订单价格匹配功能、仓库安全库存的自动提醒功能以及历史采购价格变动分析等管理功能。除了对库存数量的提醒，系统还可以提醒告知采购人员之前历次采购从采购订单到仓库入库的平均周期，以及对订货周期和经济订购的批量进行提醒。除了实现供应链采购付款业务与财务系统的关联，系统还实现了财务付款信息的及时传递，解决了采购部门与供应商之间的对账问题，从而更好的实现采购业务流程的管控。

三、防范风险，定期稽核

在财务信息系统上线过程中结合内部控制制度来进行流程与权限设置，也是公司信息化流程中必不可缺的一个步骤。以供应链系统为例，从物资需求到请购、采购订单等各节点均需要经过审核批准，订单交货入库，生成应付单、付款单，这一系统流程层层关联，环环相扣，保证整个采购流程三单匹配。同时需要关注权限的管控是否达到有效控制，是否包含其他特殊流程，系统的逻辑设置是否是强制匹配等等。实务中可能会发现系统超级管理员针对部分数据进行了修改，部分账号由同一个人进行操作或者账号权限过于宽松等，就无法达到控制的相关目的。这些控制在上线之初的需求整合中可能会被忽略，但这些控制的缺失可能造成的影响却往往是严重的。需要在财务信息系统上线后通过持续的内控审计来发现问题，需要增加新的控制：所有的权限开立以及系统数据修改必须通过内部审计部门的审核，并经管理层审批后才可以执行；内部审计部门定期对系统内的控制进行测试，定期检查超级管理员账号的使用日志；信息中心定期要求系统各使用人员修改密码并且禁止员工将账号密码泄露或转借给他人使用等。如何设置安全的系统权限，保护公司管理信息等机密数据不外泄，确保信息安全等等都是财务信息系统建设过程中需要重点考虑的问题。除此之外，还需要定期审查流程适用性。关注当前不断变化发展的市场环境，确保当前各项法律法规以及规章制度落实到位，保障公司财务信息的完整性和真实性，并结合管理要求等变化，适时调整相关业务流程，在保证业务流程完整管控的基础上提高管控效率，避免不必要的资源浪费。

通过以上案例研究可以发现，加强财务信息系统建设符合公司的切身利益，可以使用信息系统来提高工作效率，充分发挥财务管理的监督职能。但是正如上文所提到的，在财务信息系统建设中需要企业根据自身需求循序渐进，持续完善系统的管理会计控制点，设置安全的系统权限来确保信息安全性，这些是财务信息系统建设发挥积极作用的前提和保障。

四、财务核算，标准体系建立

财务信息系统建立后，最终的管理相关成果均通过财务信息数据来呈现，财务信息数据要做到精细而不繁杂，准确而不拖沓，就要规划和建设标准科目体系。标准科目体系的建立需要充分结合自身经营特点和管控深度，建立不同层级的科目以及合理规划辅助核算，保证财务数据采集和提取的时效性和精确性。标准科目体系的建立需要进行对科目的诠释和核算业务内容的具体阐述，避免因主观理解不同而对同一业务在不同科目中进行核算，规范和统一会计处理方式。标准科目体系的建立需要尽可能便利地为今后提供横向可比的数据，确保财务数据可作为决策支持的可靠依据。标准科目体系需建立在其他业务数据的标准化基础之上，包括物料数据标准化、客商数据标准化、项目数据标准化等，形成完整的标准体系。将不同功能模块之间的数据和流程无缝对接，实现各模块与财务数据之间的融合，实现财务业务数据同步管理以及经营全过程管理的透明化和标准化。同时，标准科目体系的建立需要根据公司经营情况不断完善，建设与推行不能急于一时，逐步程序化，固定化，形成闭环机制，夯实财务信息化建设基础，促进业财融合，提高财务管理的内在价值。

综上所述，成功实施财务信息系统，事前需要企业进行总体布局，事中需要梳理全业务流程，并形成标准体系，事后需要定期稽核与更新，不对进行完善与更新，当之无愧称得上是一项系统工程。