规范原生电子文件采集是数字档案室建设基础

文/中国工程物理研究院流体物理研究所 张建铭

一、数字档案室建设背景

机关档案工作的规范化管理始于1955年《中国共产党中央和省（市）级机关文书处理工作和档案工作暂行条例》和1957年《国家机关文书立卷工作和档案室工作暂行通则》。以制度引领工作发展是机关档案工作的显著特点，从《机关档案室工作通则》（1964年修订）、《机关档案工作条例》（1983年发布）到《数字档案室建设指南》（2014年发布），机关档案管理工作体制、机构、人员均发生了较大的变化。为适应档案信息化发展的要求，引领机关档案工作及时转型、升级。国家档案局发布的《数字档案室建设指南》，提出了数字档案室的概念、原则、建设内容和要求，规范各地区、各部门数字档案室建设，开创了机关档案信息化管理的新局面。

二、数字档案室的定位及建设现状

根据《数字档案室建设指南》，与传统档案室相比较，数字档案室具有档案资源数字化、档案实体虚拟化、档案管理系统化、信息传递网络化和档案利用知识化的特点和功能。与第一代“数字化档案室”相比而言，其核心业务已经不仅仅是将纸质档案、缩微胶片、照片、录音、录像等传统载体档案进行数字化加工，而是将档案管理的整个业务流程、标准规范固化在数字档案室应用系统中，实现数字档案资源系统采集、流转、存储、利用的全过程规范管理。

根据现代信息技术的发展，数字档案室是信息化条件下档案室的先进形式，是管理机关档案信息的“桥头堡”，是机关办公自动化与数字档案馆建设的“中继站”，也是档案信息化建设的重要节点。《指南》将数字档案室定义为“机关在履行职能过程中，运用现代信息技术对电子档案和传统载体档案数字副本等数字档案信息进行采集、整理、存储、管理，并通过不同类型网络提供共享利用和有限公共档案信息服务的档案信息集成管理平台。”该定义将数字档案室定位为建立在现代信息技术普遍应用的基础上，将机关形成的信息资源以数字化形式存储，并进行高度有序的组织和整理，为机关运转、管理和决策提供可靠的信息管理系统和服务平台，为数字档案室赋予了全新内涵。

相对于日渐成熟的数字档案馆建设来说，数字档案室的建设无论在认知还是实践方面都还存在一定的差距。主要表现在：第一，机关档案部门对数字档案室建设的必要性、紧迫性认识不足，档案部门在电子文件管理中的边缘化趋势十分明显；第二，数字档案室建设亟须顶层设计和整体规划，现有数字档案室的概念、定位不够清晰；第三，现有标准、规范的针对性还不够强，现有标准对“宏观要求多，具体要求少；涉及单个问题多，综合考虑少”，宏观要求层层下压，机关档案人员在提出电子档案管理系统功能的具体需求或具体实践时无法将这些标准要求贯彻其中。

三、数字档案室建设的探索

（一）数字档案室是建立在大数据基础上的信息的有序管理和应用。档案的记录方式从传统机械记录、模拟记录方式扩展到数字记录，我国上千年的档案记载都是采用机械记录方式（甲骨、竹简、绢帛、纸张等），随着信息技术的发展，增加了模拟记录方式（照片、录音、视频等）和以大数据为特征的数字记录方式（计算机二进制记录），模拟和数字记录方式的产生对档案的长期保存和利用价值带来颠覆性的变化。数字档案室定位是信息管理系统和服务平台，基础是将档案中存储的信息通过数字采集、扫描识别、文本和图像处理等技术建立单位的数字资源——电子档案目录数据库和全文数据库（大数据）。数字资源主要来源两个部分：增量电子文件的在线采集归档和存量档案的扫描识别，传统数字档案馆的建设主要是存量档案的扫描，进行目录数据库的建设和纸质档案图像化，对档案记录信息的数值转换较少，制约了档案信息化发展的速度。今后数字档案室的发展依赖于增量电子文件的在线采集与归档，规范的数据来源是计算机自动采集数据的基础，实现档案管理的整个业务流程、标准规范固化在数字档案室应用系统中后，才能实现真正意义上的大数据管理，体现信息化带来的快捷和便利。

（二）规范原生电子文件采集是数字档案室建设基础。信息化时代，数字档案室依附于网络而存在，以统一的“数字”形式存储各种信息，通过与业务系统的信息交换（归档，电子文件被推送、捕获到电子档案管理系统）实现档案的在线收集、管理和移交，用户不必“登门造访”，就可以利用所需信息，加快信息的交流与反馈速度。电子文件形成后，具有归档价值的信息进行数字采集，按照单位业务管理需求和拟定的分类标准和保管期限进行规范的存储管理，建立单位的目录和全文数据库。电子档案的管理工作必须依赖电子文件管理系统、电子档案采集系统、档案业务管理和电子档案的检索利用系统而存在。增量电子文件的规范采集是数字档案室建设基础，一个没有完成基础设施建设、电子文件管理系统和相关业务平台的单位根本就不可能讨论数字档案室的建设工作。

（三）统一部署、整体推进是数字档案室建设的有力措施。信息化技术在档案管理上的应用探索有三个阶段：计算机辅助档案管理、数字档案馆（室）建设、智慧档案馆建设。浙江省数字档案馆的建设起步于2003年5月，时任浙江省委书记的习近平同志视察省档案馆后提出要求，由浙江省委、省政府统一部署，整体推进档案信息化管理工作。现已建成浙江省政务网站，实现了政务处理一网通，部分审批文件资料通过网上调用即可办理。到2012年，全省8家数字档案馆（室）通过考核测试，建成1322家，规范4920家档案规范化管理工作，实现数字资源的共享。2015年，省委、省政府再次召开全省档案工作会议，统一部署安排工作，规范数据的采集管理平台及归档接口。计划十三五期间，实现全省数字档案互通和共享的建设目标。

四、基层数字档案室建设思路

由于档案管理是系统性工作，需要从硬件、软件等多个方面进行综合考虑和设计，单位应根据实际情况，从整体出发，对档案条件建设进行整体部署和系统设计，将基础设施、应用系统、制度规范等建设进行统一部署，按照数字化档案发展思路，分步实施、逐步实现。

（一）基础管理制度化。以解决当前档案库房不符合要求、设备设施老化等为抓手，对档案管理需求进行系统梳理，通过能力建设项目对档案库房进行设计和重新建设，首先使档案库房硬件设施达到标准要求，同时为下一步管理优化和规范提供前提条件。在完成档案库房建设基础上，落实数字化档案部署相关要求，并辅以对应的应用系统和制度规范建设，分阶段、分步骤解决目前档案管理中的棘手问题，最终实现数字化档案管理模式和管理手段。加强档案管理制度体系建设，根据最新管理要求，对档案管理类别进行识别、补充，对管理办法和规章制度进行修订、完善，对具体管理流程进行梳理，明确档案管理工作思路、要求和方式，明确各级管理部门的权责，建立健全档案管理体系网络，做到档案管理“有法可依、有章可循”。

（二）档案管理人员专业化。档案管理要逐步走向专业化道路，必须充分发挥专业档案管理人员的主观能动性，促使其在主动谋划和积极作为方面发挥更大能力，特别是在档案管理规划策划、计划制定、制度编制、工作落实等方面发挥更重要作用；根据档案管理最新形势和要求，不断提高专业档案管理人员的业务水平，充分发挥其对各类人员档案收集工作的指导和帮助作用；定期组织管理网络中各类人员培训，提高归档前文件收集整理质量，为原生电子档案的采集、数字化档案室建设创造良好条件。

（三）电子档案管理应用系统化。中物院电子档案管理系统已经上线运行，目前全所使用的主要是目录查询功能和档案专业人员使用的组卷、编目、报表等档案管理功能。系统按院统一设计部署，其中“个人中心”“文件管理”模块实现电子文件的收集和管理，需要机关各部门和档案管理部门根据制度来共同推进，将各部门按照职责权限在系统中进行设置，建立动态的“档案管理网络”责任，通过档案管理系统的“归档任务管理模块”，进行归档计划编制、归档任务管理、归档情况考核等。

（四）库存档案数字化。在基础设施、规章制度和应用系统满足条件的基础上，试行电子档案在线采集和借阅。该功能实现后，制定库存档案数字化指导方案，通过外包和内部作业等方式进行库存档案的数字化工作，将数字化档案及时与现有的目录挂接，最终实现档案模式的转型。

（五）原生性电子文件采集规范化。实现原生性电子文件的规范采集是数字档案室建设的基础。在OA系统中产生的原生性电子文件应按照《归档文件整理规则》第七条“归档电子文件的整理”要求进行整理。整理后的原生电子文件应按照《电子文件归档管理规范》及《数字档案室建设指南》要求，通过“电子文件归档与管理系统”进行捕获打包，通过离线或在线导入、进入档案管理系统数据库。业务系统原生电子文件归档的最大特点是必须依赖电子文件归档功能实现，但是缺少归档功能是目前业务系统普遍存在的问题，解决问题的要点主要有两个方面：一方面，加强电子文件和电子档案管理制度建设。应建立健全电子文件归档与电子档案管理制度，明确职责分工，对电子文件质量要求、归档范围、归档时间、归档方式、归档接口和归档程序应有明确规定，为实现具体业务实施提供保障。在职责分工方面，应由信息化部门和档案部门协同完成业务系统电子文件归档功能的设计、开发和实施，由电子拟办或业务办理人员基于业务系统简便、无障碍地完成电子文件的分类、保管期限划分、关联往来电子文件及其组件等前期规范整理工作。另一方面，建设满足电子文件归档要求的业务系统。支持电子文件归档功能需求的系统包括：内嵌电子文件分类方案、保管期限表、支持电子文件办理完毕前或业务流程结束前完成电子文件的整理活动，确保电子文件全收集、存储，强制要求来文和附件的完整性，按照电子档案格式要求电子文件及其组件：自动采集电子文件基本元数据；具有关联电子文件及其组件的命名规则，建立与业务系统内、外来电子文件的关联；外来纸质文件的数字化；符合归档要求的文件生成数据包；与电子档案管理系统的归档接口等。

数字化档案是未来档案管理的发展方向，其重点和核心是随着档案的记录方式的改变，通过信息化手段，科学有效实现档案的收集、整理、保存、统计、利用和系统管理。单位应系统策划、统一推进，在存量数字化基础上，主要解决增量电子文件的接收管理方式，规范原生性电子文件采集是数字化档案室建设的基础，统一部署、整体推进是数字档案室建设的有力措施。