高校学生档案信息管理中的难点及解决方法

文/上海出版印刷高等专科学校 吴桢

高校学生档案中真实记载着学生在校学习期间的所有学习成绩，属于人才培养工作实施的依据与参照，也是储备人才相关信息的核心。当学生完成学习任务走向社会后，档案信息将伴随学生的一生。档案是学生走向社会的“通行证”与“身份证”，是高校管理工作中的核心内容，也是学生学习历史的证明，具备人才市场内其他档案的所有属性，可作为国家选拔人才或企业招聘人才的依据。因此，规范学生档案管理工作，可以为高校树立较高的威信，也是高校在教育市场可持续发展的必然性工作。良好且规范地管理学生档案信息，是学校管理部门应尽的义务，因此高校应重视并关注与此方面相关的工作，制定切实可行的档案管理工作计划，梳理档案管理的标准流程，避免学生档案在校内出现丢失或损坏的问题。

一、高校学生档案信息管理的难点

根据校方学生档案信息管理中的实际情况，发现有以下三个方面的问题。

（一）核心管理人员档案意识淡薄。高校为了保障其教育教学质量，吸引更多的人才到此就读，通常将核心管理工作置于教学层面，一味对教育教学工作进行投资，却在一定程度上忽视了档案信息管理人员也属于教学中的核心管理人员。校方高层并不重视学生档案管理，当作是学校教学管理中的附属项目，导致档案管理不规范、档案信息不够准确。例如，书写随意、档案记录格式不规范、档案错别字随意修改、档案转接工作的落实不到位等。管理意识的淡薄直接导致了管理工作执行的情况，从而影响了档案管理的质量，由此出现的档案信息不全面、档案丢失等问题出现。

（二）管理手段与执行技术落后。在对高校的档案管理工作调查后发现，目前市场内许多高校仍在延续使用传统的人工记录档案的方式，对资料信息进行管理。但随着高校扩招政策的不断实施，校内学生人数逐年递增，学生档案信息随之增多，以人工记录的方式管理档案极容易出现档案错乱的问题，因此档案信息管理手段急需革新。传统管理方式不仅无法满足档案信息的高效率管理要求，也极易出现对档案信息管理的遗漏。近年来，信息化技术在学校内的普及，档案逐步呈现一种无纸化趋势，但与之对应的高校档案管理室却没有配备相应的计算机管理设备。此种现象是高校档案管理工作与市场发展呈现背离的现象之一。

（三）校内“死档弃档”问题突出。学生入学后，其个人档案便被寄存在学校的档案室中，无论是院系对应的辅导员，还是职业教师，都很少翻阅学生的个人档案，也没有通过档案来了解学生的过往履历。在学生完成学业参与社会工作后，高校需要将学生档案转接，即将学生的个人档案邮寄到学生就职的工作单位。但在实际执行此方面工作时，校方因以往工作的疏漏，经常出现学生档案丢失，或学生档案查找困难等问题，都是由于没有专人对学生个人档案进行转接处理。也有部分高校，为了减轻档案管理压力，将学生档案返回学生手中，让其自行保管，最终导致高校档案室内学生个人档案出现大量的“死档弃档”问题。此外，在对此种现象进行市场调查时，还发现此类现象属于大部分高校档案管理工作的共性问题，因此针对此类问题提出解决方法，执行规范化的档案管理工作迫在眉睫。

二、解决办法

（一）强化核心管理人员档案意识。针对当前高校学生档案信息管理当中存在的问题，为实现高校学生档案信息的精细化管理，首先，需要从强化核心管理人员档案意识方面入手。高质量的高校学生档案管理工作能够实现对高校全局工作质量的优化，并为社会提供更高质量的优秀人才，还涉及高校小学生未来毕业、就业问题。因此，高校档案管理人员应当将管理工作与其他行政工作共同作为其工作过程中的重要任务。高校领导也应当增加对学生档案信息管理的重视程度，与其他教育工作进行同时部署、同时检查和同时考核。还应当从档案管理工作、管理人员以及档案管理的现代化发展角度出发，在高校当中形成更加良好的档案管理体系。其次，应当实现对档案管理人员档案意识的强化，将其作为处理学生档案管理工作的重要内容，管理人员应当深入各项与档案管理相关的指导工作当中，督促各个相关单位及时完成对档案信息的采集、上交和归档等工作。最后，还应当强化对档案形成者的档案收集意识。学生在档案管理中以直接形成者的身份存在，因此应当要求高校学生充分认识到档案信息管理的重要性。通过教师或档案管理人员对学生进行有关档案信息管理方面的教育，以此提高学生对填写各类档案信息的规范性和自觉性，从而提高档案信息在形成阶段的质量，为后续档案信息管理中各项工作的开展提供条件。

（二）提出信息化管理学生档案措施。除了强化核心管理人员档案意识之外，还应当从档案信息管理的实施方法方面进行优化，结合高校自身发展水平和实际需要，实现对管理方法的不断更新，也可通过引入信息化技术的方式，实现对档案信息的可视化、信息化管理。当前大部分高校已经实现了网络化学生招生形式的普及，因此使得档案信息管理除了需要对以往纸质材料进行保存和管理以外，还需要对电子档案信息进行存储和管理。由于学生进入学校之后，更多的档案信息仍然是以纸质形式为主，因此与推动高校实现信息化档案管理发展目标之间产生了一定的距离。现有管理措施并不符合当前国家社会经济发展的要求。因此，必须在对档案信息管理的过程中，融入现代化的信息技术，利用云平台技术、大数据技术等，实现对学生档案管理措施的改变。除此之外，高校也可借鉴国外高校已有的信息化档案管理经验和技术，并结合自身实际情况，着力应用在对学生档案的信息化系统管理中，从而在档案录入、修改、统计的过程中，实现信息一体化建设，从而为学生提供更加优质的档案管理服务。

（三）健全档案管理约束条例。档案管理约束条例是做好高校档案管理的重要基础，因此，除了强化核心管理人员档案意识和提出信息化管理学生档案措施以外，高校领导应当针对这一方面提高重视度，采取更加系统化的措施，实现对档案管理约束条例的健全，并完善与档案管理工作相关的各项规章制度。对于学生档案而言，其形成是具有连续性和周期性的，因此基于这一特点，在健全档案管理约束条例的过程中，应做到如下几点：首先，应当将保证档案信息的系统性和完整性作为约束条件。其次，根据学生档案信息管理工作的各个环节，制定一系列监督制度，对学生档案的传递进行严格的监督，防止学生档案信息丢失，避免学生个人利益受到威胁。对于已经毕业但未就业的学生，应当将其相应的档案暂时存放在学校或将其转至学生所在地组织人事部门，严格监督学生档案转递工作，并对学生档案转递方式进一步规范，为学生提供更加全面且优质的档案管理服务，实现高校学生档案管理的制度化和规范化，杜绝校内“死档”“弃档”问题产生。

三、结语

学生档案是证明学生身份的文件，也是伴随着学生入职、走向社会的核心证明，高校作为学生个人档案信息的核心管理者，应充分发挥单位的管理作用，为学生的个人档案信息安全性与完整性提供保障。为此，本文以某高校为例，结合其校内现有的档案规范化管理方案内容，对其开展信息管理难点的分析，并提出了高校核心管理人员档案意识淡薄、高校档案管理手段与执行技术落后、校内“死档”“弃档”显著等问题，针对提出的问题，高校应对其予以足够的重视。因此，提出强化核心管理人员档案意识、实现学生个人档案的信息化管理、健全档案管理约束条例等解决方法，希望通过此次的研究，真正解决学生档案丢失的问题。