二级教学单位办公室在增强学院凝聚力方面的作用

文/三江学院建筑学院办公室 王娟

随着国家对高等教育的投入和专注度越来越高，管理重心逐渐下放，二级教学单位办公室作为学校的职能管理机构，怎样更好地在教学、科研、师资队伍建设、创新人才培养等方面把握好方向，发挥着承上启下、内外协调联系的枢纽作用，所处地位日益凸显。提升二级教学单位的和谐氛围，增加学院凝聚力是办公室文化氛围建设的重要组成部分，它可以激发老师们对学校的归属感，凝聚老师们的奋斗精神。对改进和创新教学方法，提升课堂的教学质量，有着非常重要的意义。文章结合三江学院建筑学院的管理实践经验，通过加强学院特色文化建设探索出一条优化二级教学单位办公室管理模式的新思路。

一、高校二级教学单位办公室工作现状分析

协调学院各系部、平行学院和各职能部门关系、促进信息的交换、加强学院内部凝聚力、营造良好的工作氛围、促进学院发展是二级教学单位办公室的主要职能。但从实际情况来看，一部分高校对于二级教学单位办公室重视程度不够，导致办公室整体工作水平不高，只是例行日常单一而繁重的工作而已。主要存在以下方面的问题:

（一）人员和资源配置不合理。二级教学单位的办公室麻雀虽小，但五脏俱全。一个萝卜一个坑，甚至一个萝卜几个坑，学生数少的二级教学单位办公室人员标配就少。如何保证全校整体工作以及二级学院的正常运行对办公室人员提出了更高的要求。

（二）管理制度有待完善。好的管理制度，不但可以保持公正公平，还可以提高工作效率。二级教学单位的办公室事务工作纷繁复杂，头绪众多。如果不制定健全合理的管理制度，办公室将无法实现规范化和制度化。而有些二级教学单位只是根据校级的管理制度来约束，没有结合各个学院自身的实际情况量体裁衣，出台有关工作管理制度。

（三）办公室综合管理意识有待提高。学院办公室繁杂的事务型工作容易让人缺少不断学习的意识、凝心聚气的意识、大局意识和超前意识，在具体的工作过程中所采取的措施不够科学，会影响服务决策水平，进而无法推进二级教学单位整体工作的进步。

二、提升高校二级教学单位凝聚力的对策

（一）完善管理制度，推进文化建设。完善制度，规范管理，是办公室文化建设的首要条件，也是二级教学单位办公室各项工作高效运行的重要保障。良好的办公室文化能彰显高校的办学特色和活力。各二级教学单位在完善制度建设方面主要有如下具体工作：1.明确办公室人员的职责范围，做到权责分明、程序合理，确保各项工作按照制度和标准，高效有序运转。2.完善制度。在相关制度相对稳定成熟的基本上，注意制度创新，根据形势的变化不断优化补充和完善。让办公室人员在各级各类交流平台中取长补短，不断进步。3.规范二级教学单位各项工作相关的工作标准和流程。梳理办公流程并制作成图表，一目了然、清晰美观，让全体师生清楚各项工作的流程，方便业务的办理，从而大大提高工作效率。在具体工作中，注重集结成册、汇编存档，为全院教师不断学习总结提供支撑材料。

（二）不忘初心，不断学习，加强知识储备。当今我们正处在科技不断进步、理念不断更新，知识不断提升的历史阶段，自动化办公是办公效率大大提升的落脚点。各种新知识、新理念不断融入办公室工作。科技的飞速发展，知识更新的周期变短。稍有倦怠，就有被时代抛下的危险。我们要有知识不足的紧迫感，自觉增强学习意识。学习，是加强二级教学单位办公室工作质量的首要条件，是关系到整个学院教学工作、学生工作顺利进行的基本保证。

（三）开拓视野，打开局面，创造性地开展工作。全国上下都在响应“大众创业、万众创新”的号召，那么在高校育人管理服务过程中，当然也少不了创新驱动。在高校二级教学单位的办公室文化氛围建设中，办公室要围绕学校中心工作，积极搭建助力学校事业发展的服务平台，建立丰富的活动载体，尽可能吸引学院的教师参与其中，推动办公室文化建设和教师专业发展的良性互动。1.具有创新意识，改进工作思路和方法，建立二级教学单位的信息化管理系统，健全教师的信息，建立翔实的系统，从而提高工作效率。比如，三江学院建筑学院就有自己的专职教师库，信息源大而全，易于提取。筛选、比对、请假功能的完善以及熟练使用，可以大大提高工作效率。2.教工研讨沙龙——交流互助。我院办公室坚持开展每两周一次的研讨沙龙，以此作为征集教师对我院行政发展的问题、意见和建议的交流平台。学院领导始终坚持“兼听则明，偏信则暗”，发扬三江“孺子牛”精神，开门听意见，做到听得到、听得进、听得懂，才能听到真心话、找到真问题，只有切实为老师和同学们解决了问题，才能凝聚起干事创业的强大力量。3.“温情暖冬，你我同行”为主题的一院一品专业作品义卖善款捐赠。三江建筑学院将学院专业特色与爱心奉献结合到一起，连续多年举办“一院一品”专业作品爱心义卖义工系列活动。将义卖的钱款购买生活学习用品全部捐赠给婷婷聋哑幼儿园。让我们集体的善举，让这些孩子们感受这个世界的善意，拥抱到这份温暖！以此类活动不断激励我们初心不变，热忱不减，继续发挥自己的专业特色，用团队的凝聚力更好地展现学生的风采和学院品牌文化，将爱心传递下去。4.年欢晚会等集体类活动。我们每年坚持积极组织、精心筹备参与各类文化娱乐活动，特别是集体性活动，让大家在团结协作中共同体验快乐，享受集体荣誉。特别是一年一度的年欢晚会，是展示各个教学单位整体精神面貌、团队凝聚力的时刻。办公室要在全局层面创新体裁，积极组织。通过简约又有内涵的创意活动充分增加团队的情感融合，提升教职工对学院的归属感，也可以从活动中体验到团队的沟通、协作以及执行力。

总之，办公室工作是繁杂的，事无巨细，我们要通过建章立制，不断学习，创新思维的方式，开展立足专业特色的文化活动，增强学院的凝聚力。推进学院办公室文化氛围建设文化是潜移默化、无所不在的，其承载着学校的根本宗旨、服务价值观等诸多内容，需要我们从多方面着手，管理更加规范，决策更加科学，服务更加周到，为高校各项事业的全面发展做出积极的贡献。