办公室档案管理工作的优化策略

李乐苹

摘要：档案室是各企事业单位对日常的各项工作内容和常规的经营状况进行记录的基础性工作之一，单位的正常运营离不开办公室档案的管理。为保证企业有序高效的运行，进行合理的档案管理工作至关重要。随着互联网时代的到来，信息技术得到了非常良好的发展，信息化促使办公室档案管理的优化工作，越来越多的互联网档案管理工具也越来越普及在企事业单位之中，档案管理质量和效率得到了很大提升。但是，因为客观条件和人为因素的影响，部分单位面临着效率不足，工作僵化的问题。

关键词：办公室;档案管理;优化;工作;策略

1办公室档案管理的困境

1.1管理意识的欠缺和管理方式的落伍

近年来随着全国平均教育水平的提高，办公室档案管理兼职人员越来越多，但由于兼职人员的工作水平和工作效率较为低下，专业水准严重不足，造成了办公室档案的管理方式呈落后趋势。随着互联网时代的到来，信息技术得到了非常良好的发展，信息化促使办公室档案管理的优化工作，越来越多的互联网档案管理工具也越来越的普及在企事业单位之中，档案管理质量和效率得到了很大提升。将现代信息技术融入到办公室档案管理工作中，运用科学的管理系统优化办公室档案的管理方式。

1.2相关管理人员业务水平欠缺

较多企事业单位的办公室档案管理人员为兼职人员，存在文化水平不够和专业水平不够的问题。他们大多将办公室档案管理工作当成“养老职业”，其没有专业的档案管理技能，专业知识欠缺，专业性不强，缺少现在新型的互联网档案管理工具技能。这些问题都导致办公室档案管理工作越来越不被互联网时代所接纳，提升办公室管理人员的业务水平成为当今迫切需要解决的问题。

1.3互联网管理工具的普及程度不够

由于前面讲过的相关管理人员普遍的文化水平不高，导致一些管理员只习惯于以往的档案管理模式，而没有掌握新时代互联网档案管理工具的基本使用要求，这就影响了现如今互联网档案管理的正常发展需求。另一个原因是由于互联网档案管理系统的价格昂贵，许多单位望而却步，较为传统的办公室档案管理模式仍是他们选择的首要目标，很多单位使用纸质档案和信息化档案相结合的管理模式，缺乏专业化和系统化的管理。同时，由于大环境市场的缺失，导致在办公室档案管理的工作中应用的信息管理技术较为低级，没有形成科学的管理方式，互联网档案管理工具存在存儲资源有限、处理方式不够灵活、开发过程不完整及功能不完整等问题。

二、提高办公室档案管理水平的方法

2.1优化管理制度

办公室档案的信息安全问题已经成为重中之重，在管理工作中，应采用重要文件加密，不同重要程度的文件使用不同的加密措施的方法对机要文件进行加密操作，同时也是为了办公室档案的科学管理工作有效推进。由于办公室文件的数量庞大，种类繁多，档案管理工作存在管理混乱的问题，为解决这种情况，科学的文件分类管理方法就显得尤为重要。同时，在档案管理工作中引入监督机制也是非常必要的，为增强档案中文件的安全性和互联网管理系统的可靠性，面对较多文件，在执行管理任务时，应有多人同时执行完成，以此来提高多人协作的工作效率。

2.2加强办公室档案管理能动性

首先要提高部门办公室经理和部门主管对管理办公文件工作的重要性的认识，这有助于使相关档案管理人员工作有序健康的发展。因此，相关人员应当不断加深对办公室档案管理工作的重要性认知，通过不断的完善相关管理办法，更新相关的管理理念，进而提高档案管理工作的效率。

2.3提高办公室档案管理相关人员的专业技能

至今为止，由于办公室档案管理人员的教育水平偏低，其档案管理专业技能的缺失，导致办公室档案管理工作效率低下，发展效率远不及时代的发展，这对档案管理的工作有着非常不利的影响。第一个方面，有必要引入专业的档案管理人才，从根本完善办公室档案管理工作的工作模式，需要特别注意的是要引入接受过高等教育的高等人才。第二个方面，针对性的对现有办公室档案管理员工进行专业技能的培训，并设计科学的考核方法，使其熟练掌握相关的互联网管理工具，提高其适应信息化的能力。

2.4完善办公室档案管理工作流程

档案管理的工作流程一般分为前期的档案收集工作以及后期的档案管理工作，因此这就要求相关的工作人员将办公室档案文件的收集、分类、归档工作变得更为系统化，使用专业的互联网档案管理应用对文件进行系统有效的管理。

2.5加强互联网档案管理工具的功能使用

21世纪是互联网的时代，随着互联网档案管理工具的普及，将新型的网络工具应用到传统的档案管理工作之中，相互融合又相互进步。

档案管理与网络信息化的结合可以有效地提高管理人员的效率，而快速有效的档案管理工作又为单位的长期发展奠定了坚实的基础。优秀的档案处理模式 便于妥善保存和使用档案中的信息资源，更好的服务于单位行政管理、后勤保障、人力资源管理等工作，促进效率和服务水平的提高。

总结：综上所述，加强办公室档案管理工作人员的管理意识，完善管理制度，实现档案信息化管理，具有十分重要的意义。作为一名档案管理工作人员，必须要明确档案管理理念以及相应技术的发展趋势，只有如此才能够更有目标的实现自我提升，以便于迎合现代化办公室档案管理工作的实际需求。而在企事业单位方面，也必须要充分认清档案管理工作对于企业自身发展的重要性，在人才培养与制度建设以及软硬件配置等方面做好准备，为办公室档案管理工作的信息化建设以及持续优化奠定良好基础。

参考文献

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