区块链技术在高校档案管理工作中的应用现状和前景展望

郭 昱，孔庆春，何飞舟

（黑龙江八一农垦大学，黑龙江 大庆 163319）

1 区块链技术的含义

“区块链”是伴随着信息技术的发展，特别是2008 年比特币技术出现后逐步搭建的，和传统的信息技术系统不同，区块链的最大特征是“去中心化”和“去信任”，数据库不再区分“中央处理者”与“局域参与者”，每一个端口都是数据的输入和维护者，以发展先后顺序为依据，把整个网络中的数据区块进行连接，构成数据组合结构，然后再借助密码技术，将数据“固化”，避免被人为篡改，保证数据安全和准确。

2 区块链技术在高校档案管理中的应用

2.1 保证档案信息完整

近年来，高校档案管理问题出现很多案例，从翟天临的论文造假，到某高校校长论文造假，再到个别政府官员学籍造假等，暴露出传统档案管理技术存在的问题。区块链技术应用于档案管理中，可以实现档案全程电子化管理，包括信息录入电子化、管理电子化、访问权限设置等。在高校档案管理工作中，区块链技术可以自动加载“数字签名”“时间戳”和“数字摘要”三个板块。“数字签名”是文件身份验证，防止档案信息录入者在录入的过程中造假；“时间戳”与互联网信息同步，档案处理时自动生成并以电子章的形式加盖，一经加盖，不可变动，从源头上杜绝伪造；“数字摘要”是区块链技术中的“哈希值”，是一种数据代码，可以作为信息的DNA，数据一旦发生变动，哈希值就会发生变动，系统就会自动发出预警信号。在高校档案管理工作中，区块链技术充分发挥了“数字签名”“时间戳”和“数字摘要”三个工具的作用，形成信息安全闭环，确保信息一经录入即不会被篡改，拉高了档案信息造假的成本，提升了档案信息的安全性。

2.2 开启智能身份认证功能

区块链技术搭建起信用公共账本，档案数据可以实现全局域网的共享机制，充分体现档案的公共性，一些个人信息，例如学生的出生年月日、成绩，教师的科研项目成果等，都能够在网络中的每一个端口查询得到，大大提高了档案管理和使用效率。这一点国外高校已经有过探索。例如美国麻省理工学院，在2018 年起开始推广区块链档案管理技术，探索发放电子毕业证书，授予雇主进入端口的权限，由雇主自主登录查阅。2018年我国两会期间，也有人大代表提出提案，在国内高校开展区块链电子档案管理认证试点。通过智能身份认证功能，可以分等级地授予用户访问权限，实现分层、分群管理，大大提高档案管理工作效率和信息安全。

3 现阶段高校档案信息化管理工作存在的问题

3.1 信息管理工具落后

高校档案类型多样，包括人事档案、基建档案、历史档案等，对教职员工和学生的未来发展、学校各类资料信息的溯源等具有不可替代的作用。高校档案规模通常较大，档案历史形成时间久，有些高校还保留有新中国成立前的档案，具有很高的历史研究价值。由于档案重要、珍贵，因此需要提高管理水平。随着信息技术工具的普及和广泛应用，我国部分高校开始了智慧档案工程建设，引进了一些信息管理工具。但在实际使用上，一些信息管理工具仅仅能够将纸质版档案扫描成电子版，或类似于现有的办公软件，只是替代了原先纯手工的管理方法而已，仍然没有能够推动数字档案管理工作的发展和进步。

3.2 档案信息安全性有待提升

电子档案虽然储存方便，不占用过多的物理空间，且可以节省防潮、防虫的管理成本，但信息化管理从其产生的第一天起，就面临信息安全的问题。2019 年国际网络安全大会曾披露，2019 年网络安全问题导致的全球经济损失保守估计不低于2.5 万亿美元。高校档案不乏敏感的内容，例如人事档案、财务档案和基建档案等，不排除个别别有用心的人士企图做信息“黑客”，盗取、篡改档案数据，实现其个人目的。因此高校档案信息对安全性的要求很高。但从现阶段来说，高校档案信息系统的安全管理通常被纳入到整个高校信息系统管理中，没有单独列出，也没用专门设置信息防火墙，而一般性的管理防护在黑客入侵时面临的风险会更高。再有，我国高校主要是公办性质，费用主要来源于财政拨款，有比较强的预算约束。部分高校对档案信息管理的安全性重视不足，在预算支出上将优化信息系统排在比较靠后的位置，资金不足，制约了系统升级换代速度，信息安全存在隐患。

3.3 专业人才储备不足

与传统的人工档案管理不同，区块链技术需要具有计算机技术的专业人才来操作。从我国高校目前的情况来看，信息技术部门的工作主要是围绕教学管理和办公软件，档案管理和教学流程管理有很大的不同，需要区块链方面的专业人才进行运营和技术维护，特别是档案信息安全方面的工作。但从现有技术人才来看，高校区块链方面的技术人才数量不多，储备不足，一些高校采取外包、请兼职的方式来开展区块链档案管理工作，无论是工作效率还是信息安全性都存在一定的问题。

4 区块链技术应用于高校档案管理的路径

4.1 加快推进分布式存储技术应用

区块链技术的“去中心化”特征，使信息分布式存储成为可能。分布式存储就是将信息按照适当的维度进行分类，把信息存储到系统网络不同的节点中。即便遭到外来黑客的入侵，也只能对某一节点产生影响，而且其他节点的信息依然会保留，信息不会缺失，安全性也会得到进一步保障。分布式存储的关键技术包括三个方面：一是元数据管理，传统的元数据管理强调统一性和集成性，即由某一中央处理节点负责所有元数据的录入和存储，但会面临“中心化”导致的信息安全问题，而区块链实现了“去中心化”，大大提高了信息安全系数；二是系统弹性扩展技术的应用，高校档案管理的数据规模和复杂度十分突出，系统弹性扩展技术可以实现元数据的分配和数据的透明迁移，提高整个节点的信息处理效率，规避传统的“中心化”系统下数据储存位置相对固化，复制拷贝占用空间过大的问题；三是存储层级内的优化技术，区块链技术结合大数据工具，可以对档案信息进行筛选和整理，同时降低系统能源消耗指数，按照访问量将档案信息进行排序，访问频率越高，排序越靠前。

4.2 制定区块链技术使用规范

由于区块链技术是新生事物，在实际工作中的应用尚不广泛，在高校档案管理中的使用也才刚刚起步，相关使用规范还没有搭建起来，区块链使用还存在不规范的地方。高校档案管理工作是一项看似简单，但是对系统安全性和完整性要求非常高的工作，实操环节若缺乏明确的制度指引，工作人员可能会出现误操作的问题，或者别有用心的人钻技术漏洞，篡改、盗窃档案信息，使档案信息面临非常严重的危险。因此加强制度建设十分紧迫，具体包括两个层面：一是政府层面，可以考虑对区块链技术制定具有普遍适用性的规范标准，以国家标准的形式颁布，作为整个规范体系的框架；二是高校层面，应当结合本校档案信息化管理工作的实际开展情况，制定具有针对性、更具落地实操性的指引细则，让档案管理工作者的工作能够“有规可依、有章可循”。

4.3 加强技术研发，搭建人才梯队

现代信息技术发展日新月异，区块链技术也不例外。高校档案管理工作应当加强区块链技术的研发，不断调整、适应档案管理工作的需要，特别是顺应档案信息化、智能化管理的发展方向。对此，高校应当首先考虑自主加强技术研发，搭建自有的技术团队，围绕档案管理工作的实际需求开展技术研发，对于自有研发能力有限的高校，可以考虑利用社会力量，引进区块链技术第三方开展技术合作，发挥第三方的技术优势，为高校“量身定做”档案管理体系，从而减少高校档案管理的工作量，提高管理效率。另外，高校要加快相关人才队伍建设，包括内部培养和外部招聘两个渠道。内部培养渠道，可以考虑从现有的区块链技术相关的专业中，择优选拔有意向进行档案信息管理工作的毕业生，进入到相关岗位，发挥专业所长；外部招聘渠道，可以开展社会招聘，设定一定的资格条件，吸引真正有能力的区块链专业人才为高校档案信息化管理工作做出应有的贡献。

5 结语

本文从区块链技术的含义入手，分析了区块链技术在高校档案管理中的作用，包括保证档案信息完整、开启智能身份认证功能和维护档案信息安全三个方面，并归纳了当前高校档案信息化管理中存在的问题，包括信息管理工具落后、档案信息安全性有待提升和专业人才储备不足，并针对性地提出改进建议，包括加快推进分布式存储技术应用、制定区块链技术使用规范和加强技术研发，搭建人才梯队等。高校档案管理是高校管理工作的重要组成部分，如何进一步利用好区块链技术，提高档案管理效率、优化管理工作质量，值得相关工作者思考。