医院人事档案管理中应用数字化信息的策略分析

文/威海市妇幼保健院 杨思友

在医院的运行过程中，对人事档案资料进行整理、归档是提升医院工作效率的必要环节。因为医院人事档案代表着医院工作人员的工作经验，同时也是对他们工作的肯定，更是医院对工作人员进行工作分配的依据。传统的医疗人事档案归档处理过程是一个非常繁琐的过程，需要工作人员对每一位医务人员建立相应的员工档案，并需要对医务人员的个人档案及时进行手动整理保存。由于医院工作者较多，在传统模式下档案整理归档时，只是进行手动整理和保存。进一步导致人事档案管理困难，而在当下对医院进行改革，针对人事档案管理这一繁杂的工作流程，医院逐渐尝试将现代化的数据信息基础融入人事档案管理过程中，进一步简化工作流程，提高工作效率。

一、数字化信息在医院人事档案管理中的优势

数字化信息技术在医院人事档案管理过程中，相比于传统形式的人事档案有着绝对性优势。因为数字化信息对档案进行整理，是将个人信息进行数字化转换，然后将其存储至网络中。这一变化相对于传统形式的人事档案处理，不仅缩减了储存的空间，还降低了人工整理过程的繁杂程度，从而使人事部门的工作强度减轻。与此同时，更可以使人事部门的工作效率得以提升。此外，将人事档案进行数据化便捷了档案的查找，使档案的储存变得更加安全可靠。在传统的人事档案处理过程中，档案查找时，由于数目过多，导致档案查找时间过长。并且，传统的档案主要以纸质的形式进行保存，这意味着档案储存过程中，会随着时间的变化造成一定程度的损坏。将数字化的信息融入人事档案管理过程中，将改变这一缺点，使档案的查找更加方便、快捷、精准。在新型的人事档案管理过程中，档案采用数字化管理，在进行个人档案查询时，只需进行个人检索，便能够将个人档案调出，从而进一步减少查询过程中所用的时间，并且对数据进行信息化管理，不存在由于时间原因而导致档案损坏的现象。因此，在人事档案管理过程中，融入数据化的管理模式对于档案的储存及查询都有着极其重要的意义。因此，在当下医疗事业改革过程中，对医院人事档案进行数据化是改革的必然方向。

二、医院人事档案管理中数字化信息使用策略

（一）增强人事档案管理意识，转变传统管理观念。在对医院人事档案管理模式进行变革的过程中，增强人事档案管理意识，是推动当下数据化管理模式进入人事档案管理的必然途径。在传统的人事档案管理过程中，对档案的保存以及查询过程的管理意识较为模糊，并且人事档案工作人员已经对传统模式的档案管理方案思维产生了固化，不再愿意吸收新型的管理模式，这在很大程度上对数据化信息在人事档案管理中的使用产生了阻碍，从而导致人事档案管理效率过低的现象发生。想进一步摆脱人事档案管理效率低的现象，必须进一步加强人事部门对于档案管理的意识，并令其突破传统档案管理的思维模式，进一步学习新型的档案归档、储存、保护模式。例如：医院通过传统模式下档案管理的效率与数字化档案管理工作效率对比，从而使人事部门认识到传统方式对个人档案管理和储存的不足，其后需对人事部门工作人员进行相应的鼓励和支持，从而提高他们对于新型管理方法的学习热情，继而使数字化的管理模式能够在医院人事档案管理过程中正常运行。

（二）提高人事部门对于网络数据安全的防护意识。虽然数字化信息技术在医院人事部门的档案管理过程中进行使用能够便捷个人档案的储存，并缩小档案存储空间。甚至能够提高医院的工作效率。但是这些优势是以加强对数据化信息的保护为前提的。在网络技术迅速发展的当下，数字化信息在方便人们生活的同时，也提高了信息泄露的危险性。因此，若想将数字化管理模式融入人事档案处理过程中，加强人事部门对于网络防护的意识是必不可少的。在推行数字化档案管理过程中，应当注意增强网络安全意识。并且做好防护措施，一旦发现信息泄露立即进行处理。从而保证信息的安全。例如：在档案信息的录入过程中，可以对档案信息进行加密，从而使医院系统内的档案处于私人查询状态，使黑客和病毒无法进入，从而进一步保证档案的安全。此外，应当提醒归档人员，在对档案进行处理时要及时对系统进行杀毒，定时对其进行清理，从而确保电脑的安全和稳定。因此，在进行数据化信息整合处理过程中，增强管理人员对于网络安全的防护意识，提高网络防护措施，是当下数据化信息融入个人档案的重要前提。

（三）吸收和培养专业型人才，进一步完善数据档案体系。为了进一步建设和完善整体性的档案数字化系统，医院应当及时吸收与之相关的技术型人才，从而进一步保障数字化档案体系的建成和完善。在医院人事档案数字库建设过程中，需要极其专业的工作人员对档案内容进行数字化转换和输入，从而促成数字库建设。医院在当下体制改革过程中，应当注重对于人才的吸收和培养，对传统模式下人事档案管理工作人员，应当积极进行培训，从而帮助他们更好地胜任当下数字化模式档案的管理工作。例如“针对数字化信息库的建立”对传统档案管理模式下的工作人员进行计算机应用教学，并且通过一定的方法提高他们个人的信息数据处理能力。在数据化信息库建立过程中，档案信息的储存将由原本的纸质式储存完全转化为数据型储存。这就意味着，档案管理人员的工作模式发生了转变，由原本通过纸张进行抄写的模式转换为通过电脑录入的形式对档案信息进行存储。在人事档案管理模式改革过程中，对数字化信息人才的吸收和培养，是当下医院人事档案工作的重点。

（四）做好数据更新工作，提高办事效率。在数据信息迅速发展的当下，个人信息不断变化，有老职工的离职，也有新职工的加入，给人事部门个人档案数据的整理和录入增加了难度。这就要求档案录入人员及时对医院职工档案数据进行更新。但是，人事部门对档案数据进行更新的前提是相关部门及时上报工作人员信息以及离职员工离职时间，从而使人事部门对信息及时进行核实，然后再对核实后的信息进行数据录入。继而，档案数据库能够做到“实时更新”的效果。除此之外，及时对数据信息进行更新能够从根本上提高医院的工作效率，使医院对员工的工作做出更为合理的安排，从而进一步促进医院工作的运转。

三、结语

从以上的论述不难看出，数字化技术在医院人事档案管理过程中，不仅能够对档案的储存进行一定的优化，而且，对延长档案的保存时间和保护档案不被损坏有着重要的作用，从而确保医院人事档案工作的效率。但与此同时，在医院人事档案管理中，数字化信息技术的使用对于工作人员的工作能力提出了一定的要求。这就要求医院人事档案工作人员要加强对数字化技能的学习，并且增强网络防护意识，提高医院人事档案管理工作能力。