浅谈社会转型时期基层人事档案管理体制的创新

文/三明市科普服务中心 郑真珠

在新的发展时期，我们要认识到做好基层人事档案的管理是非常重要的，这将有利于在市场经济背景下开展人力资源优化管理工作，实现人力资源的最优化配置。如果人事档案管理水平不够高，管理质量相对比较差，服务方式单一，则无法反映出真实的人事档案管理情况，也会制约公共人才的合理配置，从根本上会影响市场经济的合理发展。因此，在新的社会背景下，基层人事档案的管理体制必须要有所创新，这样才能符合社会转型时期基层人事档案管理的要求。在本文的研究过程当中，通过文献资料法以及案例分析法的研究方式，阐述社会转型时期基层人事档案管理体制的创新问题，希望能够为基层档案管理体制的创新寻找合理的建议，切实推动基层人事档案管理体制的创新。

一、社会转型时期基层人事档案管理体制创新的意义

在社会转型时期，人才的作用越来越凸显，人事档案管理工作任重道远。首先，人事档案在公共部门考核制度、成果表现等管理目标的过程当中，具有一定的激励性。其次，人事档案信息部分可以向个人进行开放，这样有利于加强个人对于人事档案工作管理的监督。最后，重要档案信息化的综合管理，可以更好地适应网络社会的发展以及档案的规范化管理，加强档案信息化建设，特别是通过数字化和多媒体的方式，进一步将基层人事档案进行综合化的管理，提升管理效率，确保高效便捷地完成基层人事档案管理工作。

二、目前基层人事档案管理体制存在的问题

从目前很多基层人事档案管理体制的特点来看，存在很多的问题需要解决，例如人事档案信息不足、法律法规建设比较滞后、档案集中管理性不强以及资源建设比较薄弱等相关问题比较突出。下面针对这些具体的问题进行详细阐述，分析目前基层人事档案管理体制当中存在的问题。

（一）人事档案信息量偏少。在社会不断发展过程当中，用人单位对于人事档案的审核更加严格，需要有更多的资料切实反映出当事人的整体素质。因此，人事档案的建设和管理必须要有更加全面的材料，切实反映出个人的实际情况和能力。但是就目前来看，人事档案信息的形成，往往是采用传统的信息收集方式。很多用人单位人事管理部门往往只评价员工的工作业绩，缺少员工的政治思想觉悟情况以及学术研究成果等方面的信息，从而导致个人人事档案信息不够全面。就现在社会发展的特点来看，社会对于人才的衡量提出了新的要求，如果个人档案信息比较片面，会对个人发展以及国家对人才的使用造成不良的影响。

（二）法律法规建设滞后。根据档案的管理规定要求，档案具有隐私性以及真实性的特点。目前，针对基层人事档案的法律法规建设比较滞后，法律制度化不够完善，对于封闭式的基层人事档案管理不够到位。这对个人人事档案的隐私性及真实性是一个很大的威胁，导致在人事档案形成以及使用等环节，缺乏有效的监督和制约，出现档案管理不规范、造假行为泛滥等问题。而学术研究成果的真实性是非常重要的，是选人用人的一个至关重要指标，也是档案审查过程当中非常注重的内容之一。所以从根本目标上来讲，在加快基层人事档案建设数字化的进程中，要进一步完善相关的法律法规制度，这既能更好地解决档案管理不规范以及造假等问题，又能通过有效的监管，从源头维护个人人事档案的安全可靠，保障基层人事档案管理工作的质量。

（三）档案管理集中性不强。就人事档案管理的要求来看，档案管理工作本身是具有保密性的。但是基层立档单位人事档案管理工作的条件是非常有限的，不能达到应有的要求，加之各基层立档单位之间的档案管理存在着技术差异，很多工作开展并没有实现统一的管理。另外，大部分基层人事档案管理人员是兼职的，在档案管理工作中未能投入充足的时间和精力，对待工作不够严谨，态度不够认真，一般是秉承着看好自家门不丢失的想法。这样就容易造成信息无法快速共享。特别是在档案管理的过程当中，人事档案大都处于分散保管状态，有的保存在当前的用人单位，有的保存在过去的单位，还有的保存在人才交流中心，甚至是保存在个人手中。可以说从实际的角度来看，这样分散的保存状况不利于档案的集中化管理，甚至是会出现档案丢失或者是造假的情况。

（四）档案信息资源建设薄弱。从目前现实的一些条件当中，我们可以看到大部分公共部门在人事档案的管理工作，存在资源建设薄弱的问题。一是信息化的建设迟缓。随着社会经济的发展，人才的流动呈现出多样化的趋势，因此对于人事档案的管理要更加快捷有效，做到档案信息随着个人情况及时变动。但是目前来看，档案的信息资源建设非常薄弱，特别是数字化和信息化的管理水平非常滞后，致使档案的材料收集以及更新和变动远远跟不上人才的流动。二是资金投入不足。目前人事档案的管理保存条件比较差，特别是传统的档案库存管理条件非常有限，可以说基础设施建设难以满足人事档案管理要求。要做好基础性的工作，规范基层人事档案管理，开展精细化的档案管理建设，资金问题是非常重要的一个方面。

三、社会转型时期创新基层人事档案管理体制的建议

在人事档案具体管理工作过程当中，特别是社会转型时期，必须要进行体制上的创新。具体来说，可以从管理的体制方面进行设计，而且要在具体操作过程当中完善各项规章制度，同时要对管理模式进行优化，加强基层档案电子网络化管理，改变传统的纸质模式，逐步实现电子人事档案信息化。

（一）加强对基层人事档案管理的顶层设计。在档案管理工作的过程中，必须要考虑基层人事档案管理的规范性，特别是详细的工作条例的管理。首先，最重要的是跟上信息化的步伐，在平时管理中要转变思想适应现代化和信息化的管理理念和管理方式。其次，在管理过程当中要优化服务，提升档案管理人员的责任感，促进档案管理水平的不断提升，最重要的就是从制度的规范性进行执行，这样能够更好地提高工作效率，并且在基层人事档案的管理过程当中做到准确无误。另外在具体的部署过程当中，要对基层档案管理的管理条例制度和责任体系进行严格的划分，这样才能够做到权责清晰，最终实现工作的高效运转。

（二）不断完善基层人事档案管理的规章制度。在具体的实践过程当中，要不断完善档案管理的规章制度。一是材料的收集要做到及时准确，明确收集归档范围。二是组织人事和人力资源部门将新录用的人员档案及时移交给档案管理部门，这是人档流动同步的前提条件。三是要进一步规范人事档案材料的甄别方法，通过提升档案管理的规范性，便于鉴别工作的进行，排除人事档案在人事内容当中的一些不明确的内容，避免收集其他信息塞入人事档案当中，进而影响人事档案的真实性。

（三）与时俱进优化基层人事档案的管理模式。在基层人事档案的管理过程当中，必须要保证档案信息有最新的内容，应当建立和完善人事档案身份的追踪系统，定期对人事档案进行检查和核对，随时收集和补充新的人事档案材料，有利于保证人事档案信息的准确性与及时性。特别是在人事档案信息中，要收集各样的材料，这样能够较好地反映出人员的综合素质。比如信用记录或者是素质能力、职业生涯、个性特点等各个方面的内容，同时还需要做好相关的材料登记和核对，这样才能够保证档案信息内容真实有效，不但能跟上社会发展的节奏，也能从本质上改变传统档案管理方式不便利、效率低的情况。

（四）逐步实现基层人事档案电子网络化管理。随着信息技术和科学技术的发展，人事档案信息化的建设进程在不断加快，更多的是自动化的办公档案，特别是数字化以及多媒体的档案方式开始建立。一是在基层人事档案电子网络的管理建设过程当中，必须要制定统一标准，切实加强档案信息化建设工作。从本质特点来说，没有标准化档案信息建设，具体的人事档案工作难以实现，因此要结合国内外的标准，对档案管理工作进行一定的规划。二是加强高质量的档案数据库建设。人事档案信息以数字形式存在时，所形成的数字化档案需要以数据库的形式存放，数字网络系统成为其主要的传输平台，为人事档案信息的快速流通提供可能，以便于对其进行有效的管理和利用。

四、结语

综上所述，在社会转型发展过程中，基层立档单位要结合时代的变迁和信息的变化，加强对基层人事档案管理的顶层设计，从而不断完善基层人事档案管理的规章制度，并且与时俱进地优化基层人事档案管理模式，逐步实现基层人事档案电子网络化管理。通过对基层人事档案的管理机制体制和规章制度进行创新，提高基层人事档案管理工作的效率，为个人提供便利的信息查询和使用，为选人用人工作提供人事档案资源的共享，最大化发挥基层人事档案管理工作的作用。