新时期档案电子化建设与研究

文/新疆维吾尔自治区广播电视局 阿以古力·外力

档案管理亦称档案工作。是档案馆（室）直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，也是国家档案事业最基本的组成部分。由于现代档案管理工作已成为复杂的系统，故按多层次进行划分。而管理电子化，是档案管理未来发展的主要目标和方向。

传统的档案管理大多数是以纸质文档作为保存的主要方式，这种方式受各种因素的制约，如温度与湿度的掌控，自然环境的改变等等，使得档案管理要付出更多的人力与物力，同时还需要一定的技术支持才能使纸质档案管理有一个持续的发展。当下，信息的高速发展，给档案管理带来了一定的机遇，要想使档案管理电子化，需要从以下几个方面入手。

一、当下档案电子化管理存在的问题

（一）体制不完善。对于档案电子化来说，工作人员电子化档案管理意识不强是档案管理当中突出的问题，档案管理人员应当按照正常的流程来管理档案，首先是收集信息，然后进行整理归纳，但是档案管理由于在运行中的漏洞太多，如没有跟随时代发展的步伐进行信息化处理，没有将档案进行电子化，以至于在档案管理当中使员工的工作较繁琐，从而产生厌倦的心理，这样的后果便是档案在后期的使用过程当中使用率变的很低。纸质档案的缺点很多，它受温度与湿度的影响，再说，纸质文档本身的信息量也有限，对业务的正常开展帮助不大，甚至还会有一定的影响。这些问题得不到解决，是无法实现档案电子化管理的，对于管理人员来说，为了实现电子化管理的预期目标，应当在现有管理体制基础上进行改革、完善，以保障档案电子化管理有序进行。

（二）设施基础无法达到电子化要求。在一些单位内，由于对档案管理的工作不重视，导致对档案管理的设施投入的资金不是太多，在档案管理方面，没有引进更为先进的现代化的管理方式，尤其是对网络的利用很少，导致档案的利用价值偏低，使档案的管理工作更加繁重。尤其是当下以知识为背景的时代，信息来源大多以网络的形式出现，如果档案管理没有跟上时代的步伐，没有对原有的设备进行更新，或者没有改变这种创新的观念，信息时代的信息档案就无法进行保存与存档，就不能进行更好的档案管理，自然也无法对档案进行相关的利用，也就失去了档案管理的价值所在。设备基础是实现电子化管理的关键，对于档案管理部门，应当适当提高对设备的资金投入，以此来保障电子化管理的实现。

（三）人员素质问题。档案电子化管理，需要管理人员具备较高的专业素养，可以完成对电子档案系统的操作。但是根据有关调查研究报告的结果显示，部分单位在对档案管理人员引进时，对员工的学历背景没有进行认真考察，有些员工在管理意识上不够强，对工作马虎对待，粗心大意，在工作时容易造成档案资料的丢失。还有些单位由于对档案管理没有足够的重视，对档案管理部门人员聘用随意性太强，甚至还有兼职的人员，这些人员一是专业性不强，二是这些人专注性不强，使得档案管理处在单位管理体系的边缘化地带，档案管理无法发挥其作用，另外，档案管理工作不力，还会导致档案服务不到位，对整个单位的工作也有一定的影响。所以说，如果管理部门工作人员的专业素养不足，是会影响到档案电子化实施的。

二、档案电子化建设创新方法

（一）采用创新方法建立档案网页。信息化的时代，以网页为代表的各种域名出现在互联网当中，给大众带来了更多的便捷，同时也方便了大多数人学习和阅读的需要，电子档案馆建立自己的网页，这是时代所需，只有顺应时代潮流，及时建立档案馆网页，才能使更多的人受益，建立自己的局域网页，促使有名的企业网站将更多的数据上传到自己的网页中，供上网者浏览，提供搜索的功能，提升档案的利用率。

（二）在线解答，在线服务。电子档案的形成，意味着电子档案与网络社会接轨，会吸引大量的网民参观，这种方法既避免了档案馆人员进出管理的麻烦，也对档案的保管也起到了一个较好的保护作用。电子档案的优点众多，其中在线解答网友的问题，在线为网民服务，对一些问题做到实时的解答，这种方式和传统的方式有了极大的差别，传统对档案的利用都是以实物展示为主，无论工作还是学习，都在信息化时代的背景之下，发生改变，当传统的手动查阅的效率被网络查找信息的效率成倍地赶超之后，大多数人会热衷在网上寻找自己想要了解的信息。线上解答平台可以有效提高档案管理的效率，对于部门管理人员而言，首先需要提高服务意识，其次则要重视在线解答平台对于档案管理服务的积极作用。

（三）对政策性文件进行整理，提供阅览服务。随着改革开放越来越深入，我国的经济发展也越来越好，许多政策性的文件，包括一些法律法规，都会直接影响着人民群众的生活以及经济收入，很多读者都有借阅政策性文件的需求，通过对这些政策性文件的了解，从而把控时代的发展方向。对于这部分人的需求，电子档案馆结合网站的流量，总结一些政策性的文件并归纳整理，供网民查阅与了解。这种现象有很多，比如：在我国加入世界贸易组织之后，更多的人从自身长远利益考虑，会去电子档案馆借阅一些与世界贸易组织有关的规定，公民查阅这些文件，一是为自身的利益考虑，二是为了维护自己的合法权益而采取的一种方式，通过对电子档案的查阅，寻找与投资相关的政策文件，已经成了许多人必要去做的事。

三、拓展服务的领域

（一）信息的社会化多元化。档案馆既要为党政单位提供一切所需要的文件，同时也要对社会上的特殊人群提供特殊的服务档案信息。在现在的信息社会中，人们对信息的需求越来越多，这种信息有各种层面的，包括与政策相关的，与生产生活相关的，与科学技术相关的。目前，行政管理也变得越来越复杂化，这种复杂化使得管理者对信息的获取更倾向于权威性的单位。

（二）加强实体服务，扩大档案产业。在信息化的时代里，档案室工作人员不仅仅是档案的管理员，他同时还是档案资源的拥有者，当档案管理员拥有这么多丰富的资源之后，就应该采取更加务实的态度，加强实体服务，从而扩大档案产业。如可以利用信息汇编方面的优势去开发更多的科技信息，提供给需要这类信息的相关企业，弥补企业在科技板块的短板，从而提高企业的科技含量，为企业引进更多的先进技术提供帮助。同时在经济信息方面，可以提供给企业更多的市场动态，能够使企业及时掌握市场脉搏，从而适时调整策略，采取相应的管理手段，让企业获取更多的利益。此外，档案人员可以为企业提供更多的法律服务，为维护企业的合法权益作出努力。

（三）资源共享。电子档案要想拓展服务领域，不应该仅仅局限于自身的资源，而应加强横向的联系，与其他档案馆单位实行资源共享，这样才能取长补短，使电子档案的资源更加全面和丰富。在编排档案目录的过程当中，应整合所有档案馆的信息，从而让阅读者有一个全面的比较与借鉴。资源共享，可以使借阅者能够及时而且很方便地获取到更多的资源，包括图片资料，文字资料，各种文献资料等等。资源共享之后，可以腾出更多的空间，使电子档案馆拥有自身特色的档案信息，更加侧重自身的专业性与自身所具有的优点，只有将这些特色与优点发挥出来，才能使档案管理更加长远地发展。资源共享是当下时代发展的关键词，对于档案管理来说也是一样的。为了实现档案管理电子化，应当充分实现资源共享。

四、结语

信息时代，电子档案馆应运而生，电子档案管理极大地改善了传统档案管理工作，同时，电子档案管理也符合当下人民群众的使用习惯，更多的人愿意在网络中寻找对自身有用的信息。同时还要有创新服务，在创新服务方面要注重开展线上服务，将信息服务多元化，吸引更多的企业与个人参与进来。要对实体企业提供帮助，使企业在信息提供当中获利，同时也能发展自身的档案产业，加强横向信息交流，实行资源共享，腾出更多的空间发展自身特色的信息产业，从而满足更多人的需求。最后便是要注重信息的反馈，使档案提供的信息更有价值，更为人所用，充分发挥信息产业对我国的经济建设的作用。