ERP下中小企业会计信息系统内部控制研究

首都经济贸易大学

引言

中小企业逐步成为促进经济发展、改善民生状况、构建和谐社会、推动创新发展的中坚力量，在市场经济中适应性较强，数量最多，成长最快，也最具活力。随着中小企业的队伍日益壮大和在市场经济大潮中发展不断充实，中小企业的发展状况也越来越受到国民关注，它们的发展关系着中国经济结构调整与发展方式转变，关系着科技创新与经济发展。在全球信息化和管理的现代化的浪潮中，中小企业的信息化建设有较大的发展空间，运用信息技术和会计信息系统已经成为提高企业核心竞争力和促进企业持续发展的必要手段。

ERP是建立在信息技术基础之上，以系统化的管理思想和理论整合企业内部所有资源，并且将企业的外部供应商、客户等市场要素与企业有机结合，实现对企业的信息资源、物资资源、财务资源和人力资源等资源进行一体化管理，使人流、物流、财流和信息流实现“四流合一”。ERP可以看作是企业中应用的各种软件的集合，也可以看作是一种现代化管理模式，实现跨越地区、部门、公司整合实时信息的基于网络经济时代的新一代企业管理信息系统。企业会计信息系统作为ERP系统的核心子系统，在管理中发挥了举足轻重的作用。在ERP环境下的会计信息系统，改变了企业以往封闭、集中的运行环境，能够及时、快速、高效的处理会计信息，企业管理者可以通过它掌握企业的基本运营情况，使得企业的运营效率和经营管理水平得到提高。但同时，ERP的运用对企业会计信息系统的内部控制也提出了较高的要求和挑战，特别是在成长迅速和数量众多的中小企业队伍中，企业如何完善ERP环境下会计信息系统内部控制体系尤为重要。

一、ERP与会计信息系统内部控制的概述及关系

（一）ERP与会计信息系统的关系

从从属关系的角度看，ERP系统是高度集成化的会计信息系统，会计信息系统是ERP系统的重要组成部分；从功能及任务角度看，会计信息系统在ERP系统中更多的是将会计信息和别的信息进行集成，将企业的物流、资金流和信息流集成，通过计算机程序的运行来最终实现会计管理的职能。在ERP环境下，会计信息系统通过与其他子系统实现数据共享，数据相互利用和业务紧密联系，会计信息的质量会得到提升。

（二）ERP与内部控制的关系

企业内部控制是指一个企业为了保证正常、有序、合法的经营活动，通过对经营方针的贯彻落实实现经营目标，确保企业财务数据和会计信息的准确完整、真实可靠和及时有效，保护企业财产安全而在企业内部对财务，人员和资产等采取的一系列方法、措施和活动的总称。

（1）ERP是内部控制的现代化手段。企业的整个经营管理活动都围绕着内部控制的目标展开，而ERP系统实现了对整个业务流程的管理，并且针对不同的企业类型和企业性质，可以针对性的设计特定内部控制信息系统。

（2）ERP系统是内部控制的控制对象。ERP系统是基于信息技术和业务流程由人主观设计出来的，数据输入至关重要，最开始输入的数据是进行后续程序运行的基础，直接决定最终成果，牵一发而动全身。但这些初始数据的输入本身就带有人为主观性，即存在固有的控制风险和评估风险。

（3）ERP系统在改善企业内部控制的同时，也具有一定的局限性。ERP的实施，使企业达到全方位的信息资源共享，有效地促进内部控制环境的改善和提高信息与沟通的效率。但ERP是企业管理工具之一，不能代替所有的管理工作，ERP没有标准化的模型。所以对于中小企业来说，ERP管理信息系统业务复杂，使用和维护成本还是相对较高的。

二、ERP环境对中小企业会计信息系统内部控制的影响

（一）影响会计内部控制环境

ERP环境改变了企业的内部控制环境和管理模式。鉴于ERP系统本身的特性，可以对业务流程的各个环节实行控制，在“四流合一”的基础上实现全面控制，进而弥补了以往需要多个平台分别实行内部控制的缺陷；ERP系统是基于计算机和网络进行信息传递和数据提取、处理及校验的，不仅可以使业务自动化，进而拓宽业务范围，而且有效降低了人为犯错和舞弊的概率，提高了经营管理效率和内部控制绩效。

（二）影响会计风险评估

在ERP环境下，中小企业以往的风险控制和评估的内容和方法也出现了变化。新的风险点构成了新的潜在风险，也相应增加了内部控制的内容。在ERP环境下，内部控制要确保会计信息系统准确、合法和安全，就需要加强对风险的识别和防范，减少信息化建设带来的新的潜在风险。

（三）影响内部控制执行

内部控制的重要原因之一是可以合理保证企业内部控制目标的实现和确保会计信息真实和资产安全，ERP环境对会计信息系统内部控制的执行是产生了一定的影响。它在会计核算和管理工作等方面提出了很多新的内容和要求，这同时也要求企业增加内部控制的相应措施，例如加大人员培训力度，加强数据安全管理人员以及系统安全维护人员的内部控制等，从而更好地监督和控制数据安全、系统维护、病毒防御等多项内容。

（四）影响内部控制监督职能

ERP环境使得管理模式发生了改变，会计信息系统内部控制现大都采用人机交互控制的管理模式。ERP系统本身可以自动持续进行会计信息的控制和监督，但系统本身并不能主动适应外界变化，人机交互是最好的控制措施。在系统自动化的处理过程中，为了及时识别和降低风险，需要加强人员对会计信息系统中控制程序和措施的实效性的监督管理，及时根据企业经营情况调整控制程序和命令。

三、ERP环境下中小企业会计信息系统内部控制存在的问题

（一）对ERP和会计信息系统内部控制的重要性认识不足

虽然ERP被广泛引用，但它的理念和内涵并没有被企业真正理解和接收，导致它的作用和价值不能被准确发掘和应用。许多中小企业的中高层领导对ERP的认识只是流于表面，对ERP环境下的会计信息系统内部控制的认知十分模糊，根本没有认识到ERP是一种现代高效的管理模式，渗透着优秀的管理思维，而且也不知道基于业务流程的全面内部控制可以有效提高经营管理水平和运营效率，进而提高企业核心竞争力。

（二）内部会计控制制度不完善以及内部控制监督不到位

中小企业的组织结构相对比较简单，大多数缺乏优秀的管理思想和科学的管理机制。很多情况下，企业的经营管理权与所有权集于一人之手，不仅企业内部控制制度不健全，而且对自身人力资源分配不当，权责和职责不匹配，会计信息系统内部控制的价值难以实现。另外，即使一些企业制定了相应的内部控制制度实现了事前控制，但事中控制和事后控制监督的力度不足，甚至内审部门形同虚设，财务审计和经营审计受到多种因素制约。而且即使内审部门监督力度足够，但是事后处理的惩罚措施并不明确，无法合理辨析其合法性和准确性，惩罚力度并不足以遏制相应的现象。

（三）风险意识淡薄

市场经济模式下，很多中小企业都处在成长阶段，普遍缺乏风险意识，不懂得自我控制机制与风险防范机制，抗风险和随机应变能力较差。即使在ERP环境下，中小企业的内部会计控制相对片面化和集中化，并未做到全面控制；企业大多数情况下重视对有形资产的管理控制而忽视了一些潜在风险，无法正确评估风险，例如数据安全风险、人员素质、信息传递与分析风险等。在事前并没有做好防范和监督工作，一般只有当经营中出现问题时才想方设法补救。很多中小企业由于内部会计控制薄弱，风险评估和风险防范的手段缺乏，导致企业无法完善风险预警管理机制。

四、完善中小企业ERP环境下会计信息系统内部控制的具体措施

（一）企业相关管理人员提高对ERP和会计信息系统的重视程度

中小企业领带层必须正确深入理解ERP环境，明确会计信息系统的重要性。时代在变革，管理模式和管理思维更要与时俱进，内部控制的实现通过利用ERP环境下的会计信息系统的方式，已经成为促进企业持续发展和提升经营管理效率的必要手段。同时，企业在面临人才匮乏的困境下，要加强多层次、多方面的人员培训，再逐步向复合型人才发展。

（二）完善中小企业内控制度

中小企业只有在科学合理健全的内部控制制度的支持下才能成功建立会计信息系统，中小企业必须不断地完善会计信息内部控制制度。结合ERP环境下会计信息系统的特点，尽量利用信息技术的便捷性做到全面控制，将内部控制落实到各个环节和各项业务。企业还必须要健全内部岗位责任制，权责分明，每个岗位应该在保持相对独立的基础上相互联系和制约。企业还应制定严格的操作制度、完善的考核机制、数据管理和系统维护制度等，调动每位职员的积极性，发挥每位职员的作用，使业务流程与会计信息系统内部控制很好地结合。

（三）有效发挥内部审计和监督职能

ERP环境下会计信息系统的是一种人机交互的管理模式，不仅是在系统运行时，更是在事后监督时要设置专门的部门或者指定专人进行监督、检查。建立健全内部审计制度，有助于保证会计信息正确可靠，保障系统内部控制和减少内控风险。在ERP环境下，相关人员要及时发现系统审核中存在的问题并纠正错误，适当提出解决问题的合理建议，对系统操作和维护人员对程序命令的修改给予支持，从而在提高企业内部监督职能的基础上提高会计核算工作效率和效果。

（四）加强风险管理，增强系统风险防范能力

在ERP环境下，企业的信息化程度逐步提高，信息资源的共享程度也会随之提高，但同时经营风险和不安全性也会提高。企业要达到内部控制的目标，就要加强风险管理，建立健全风险预警管理机制。这就要求中小企业不仅要有应对传统风险的应对机制，更要结合自身实际，采取奖惩结合和不定期考核等方式来进一步加强企业人员的风险防控意识，以便及时应对和改善经营活动中遇到的突发状况。并且要结合ERP系统的业务流程和环节进行分析，做好防范措施，提高内部控制的绩效和效率，降低内控风险。

结语

中小企业作为数量最多、成长最快、最具活力的企业群体，已经成为促进创新和经济发展的主要力量，具有广阔的发展前景。在ERP环境下，完善会计信息系统内部控制，能够有效提升企业经营管理水平和运营效率，实现经营目标，能够使ERP系统在企业中得到良好的运用，使企业的管理模式和管理思维得到提升。希望中小企业能够加强对会计信息系统内部控制的重视，不断革新内部控制的措施，及时识别并控制经营风险，创造更多的效益的同时健康发展。