探析人事档案材料收集与鉴别工作中的问题及应对

文/苏州市广济医院 金燕敏

人事档案材料收集与鉴别在医院人事档案管理工作之中具备基础性作用，有利于全方位保障人事档案材料的真实性与完备性，进一步促进人事档案管理的作用得到充分发挥。与此同时，在对人事档案材料展开收集与鉴别的过程之中，医院管理人员从具体的目标和专业知识出发，形成对于信息的科学筛选，从而能够增强人事档案材料整理的规范性与有序性，为医院的长远可持续发展提供有力支持。为此，医院必须正视当前存在于人事档案材料收集与鉴别工作之中的问题，通过科学分析把握其成因，采取科学的应对策略对其加以解决，力求提高人事档案材料收集与鉴别工作的能力与水平。

一、当前医院人事档案材料收集与鉴别工作之中存在的问题分析

（一）缺乏应有的重视。现阶段，由于未能形成对于人事档案管理工作的全面认知、未能把握好人事档案管理与人力资源管理之间的关系，因而大部分医院领导层与管理层在具体的管理实践之中，往往将管理重心放在人力资源管理方面，对于人事档案管理则缺乏应有的重视力度，因而没有给予人事档案管理部门充足的资金支持，同时人事档案管理部门在医院中也属于一个较为边缘化的部门，其地位与作用未能得到充分重视，造成人事档案材料收集与鉴别工作难以精细化展开，许多具体的鉴别措施都得不到有效落实，难以取得理想的管理效果。

（二）材料更新速度缓慢。人事档案材料具有一定的时效性，伴随档案人所处环境的变化，人事档案材料必须进行相应的更新，以此确保档案能够充分代表档案人的具体情况，为医院的相关决策提供有效参考。然而，当前在人事档案材料更新这项工作上，许多医院存在诸多不足，没有及时根据档案人的实际情况展开信息更新，因而很难确保人事档案材料的参考价值，对于医院的整体人事管理水平也有着较为严重的负面影响。与此同时，一些医院的管理人员在对人事档案材料进行更新时，没有重视落实全面更新的原则，而是将更新内容局限于某个具体模块的材料，实质上无法为人力资源管理部门提供员工绩效评估及奖惩方面的有效参考。

（三）未能形成专业队伍。人事档案材料收集与鉴别工作是一项流程复杂而细节性注意事项众多的工作，要求工作人员具备相关档案管理专业知识、良好的学习能力和执行能力以及较强的责任意识与工作积极性。然而，当前大部分医院都未能构建具备上述素质的专业高效工作队伍，因而在对人事档案材料展开收集与鉴别的过程中，往往存在许多对于细节的忽视，不能很好地落实材料收集与鉴别的相关制度规定，操作具有较强的不规范，因而无法有效确保人事档案材料的真实性与可靠性。此外，一些医院在任用人事档案管理人员时，采取从其他部门和岗位调用人员兼职的做法，这就进一步造成人事档案材料管理队伍缺乏专业性，很难从专业知识出发对材料的真实性与时效性进行鉴别与把握，造成人事档案管理之中的主观随意性增加，不利于管理活动的有序展开。

（四）未能引入信息技术。信息时代，医院的人事档案管理工作应适应现代网络技术的发展步伐展开创新，重视将计算机与互联网引入人事档案材料的收集与鉴别实践之中，借助高性能计算机快速高效地完成对于人事档案材料真实性与可靠性的判断，同时构建专门的人事档案检索库，从而为档案查找、材料更新提供便利。然而，当前医院在应用信息技术方面显然存在诸多不足，究其原因，主要在于医院未能形成对于信息技术应用重要性的充分理解。与此同时，大部分医院在信息技术水平与能力方面也存在较大的缺陷，无法切实满足实现信息网络技术与人事档案管理工作深度融合的需求。此外，医院的人事档案管理人员在信息素养方面也存在不足，他们既不能很好地应用计算机完成各项操作，又缺乏对于现代新兴网络技术的充分了解，因而很难有效地主动展开人事档案材料收集与鉴别工作的相关信息化探索，这也在很大程度上制约着医院的人事档案管理信息化进程。

二、医院有效解决人事档案材料收集与鉴别工作中问题的应对策略

（一）更新管理理念，提高重视力度。要想切实提高人事档案材料收集与鉴别工作质量，医院领导层与管理层必须首先提高对于这项工作的重视力度，充分理解高水平人事档案材料收集与鉴别工作对于医院有效展开人才任用、实现人力资源优化配置进而促进发展战略落实等方面的重要价值，提高人事档案材料收集与鉴别工作人员在医院之中的地位，适当为其增加薪酬福利，以此充分将他们的工作积极性与主体性调动起来。与此同时，医院应加大对于人事档案材料收集与鉴别工作的资金支持力度，进而实现办公环境和工作氛围方面的改善，同时推动各项细节性收集与鉴别措施落实到位，为信息化人事档案管理模式构建提供有力支撑。在此方面，为促进人事档案材料收集与鉴别工作进一步实现信息化，医院尤其需要重视为人事档案管理部门配备高性能计算机、开发相应的人事档案管理软件，为各项信息技术在人事档案管理实践之中得以应用打下良好的基础。

（二）加快更新速度，重视认真鉴别。唯有实现对于人事档案材料的及时更新，医院才能真正确保人事档案能够在展开相关决策时提供有效的参考。为此，医院需要建立完善的人事档案材料更新制度，以制度的形式确保工作人员定期按照要求更新人事档案材料，同时以制度的形式明确人事档案材料更新的规范流程，以此为工作人员提供实践方面的科学指导，确保材料信息的时效性，保证人事档案材料信息能够全方位反映出档案人的最新情况，最大限度地实现人事档案材料的内在价值。同时，医院需要重视推动人事档案管理部门与其他部门之间保持密切联系，通过沟通交流了解人事档案人的最新工作状态，实现对于人事档案材料的快速更新与鉴别，完整记录包括绩效考核、职位变动等各个方面的信息，确保信息的完备性与真实性，最大限度地实现人事档案对于人力资源管理决策的指导价值。

（三）构建专业队伍，提高综合能力。高质量的人事档案材料收集与鉴别工作，必须依托于一支兼具专业素质与良好综合实践能力专业队伍为支撑。为此，医院一方面应面向工作人员展开主题培训工作，增进他们对于人事档案材料收集与鉴别工作的理解，帮助他们掌握人事档案材料收集与鉴别的制度要求和科学方法，深化他们的信息素养，帮助他们掌握计算机基础操作，增进他们对于现代信息技术的了解与把握；另一方面，医院应重视引入专业人事档案管理人才，以此为工作队伍注入全新活力。此外，医院还应加强与其他医院之间的交流，借鉴其他医院的高效人事档案管理模式，注意根据自身实际情况对其加以灵活调整和迁移应用，切实提高人事档案管理实效性。为增强工作人员的工作积极性与责任意识，医院应重视完善相应监督制度，使得其他工作部门形成对于人事档案管理部门的有效监督与制约，对工作人员的工作情况与成果进行全方位的监督和审核，进一步提升人事档案材料的真实性与可靠性。

（四）引入信息技术，增强管理实效。信息时代，医院应在人事档案管理实践之中引入“互联网+”思维，找准信息技术与人事档案管理工作之间的契合点，更新管理理念并展开信息网络技术应用方面的全新探索。首先，医院应重视实现大数据技术与人事档案材料收集与鉴别工作的有机结合，借助大数据技术强大的数据分析与处理能力，对人事档案材料进行全方位的认真鉴别，从而减少主观性因素的影响，更好地确保材料信息的真实性与可靠性。其次，医院应重视将云储存和云计算引入人事档案材料收集与鉴别之中，对人事档案材料做好相应备份工作，提升材料信息的安全性，与此同时为材料更新提供便利。最后，医院需把握物联网的应用策略，借助物联网有效监控纸质档案的状态，避免人事档案材料因外部因素而受损，同时保证人事档案在各个部门之间流通时的安全性，避免重要的档案材料丢失。

三、结语

总而言之，基于人事档案管理工作对于提升医院人力资源配置合理性、促进医院实现长远可持续发展等各个方面所具备的积极作用，医院必须正视当前存在于人事档案材料收集与鉴别实践之中诸如重视力度不足、未能及时对人事档案材料进行更新、未能建设具备专业素质的高水平工作队伍以及未能引入信息技术等一系列问题，通过落实更新管理理念、加快材料收集更新与鉴别周期、构建专业化的人事档案管理队伍、加强对于人事档案材料收集与鉴别工作的监督力度以及构建信息化的人事档案管理模式、将信息网络技术应用于人事档案材料收集与鉴别实践之中等策略，有效解决各方面问题，形成高效的人事档案管理体系与模式，切实推动人事档案管理水平实现全方位提升。