物联网在档案管理中的应用研究

文/国网山东省电力公司 王岳 张丛昱 王明杰

物联网技术是将互联网通过相关的信息传输设备与一些物品相连接，从而实现信息的及时传输，物联网技术通过智能化的识别定位以及及时的追踪实现管理的智能化。物联网技术智能化和及时化等众多特点，使得物联网技术在各行各业都得到了广泛的应用。在档案管理中运用物联网技术，对提升档案管理水平有着十分重要的意义。

一、物联网技术的特点

（一）物联网技术具有时效性和广泛性。物联网技术的时效性，其实是物联网技术本身就具备信息的快速通信和交换的作用，并会结合时间获得有效的提升。而物联网技术的广泛性则指的是技术的应用具有广泛性的特点，物联网技术运行并不受过多的限制，因此被各个行业所广泛运用，尤其是在交通、医疗和教育行业的应用中有着很好的效果，物联网技术的时效性和广泛性使得物联网技术得到广泛应用发展。

（二）物联网技术具有自动性和智能性。物联网技术未来的发展必然朝着自动化的方向发展，物联网技术的智能化是物联网最终发展形势。物联网技术的自动性和智能性可以实现各个设备之间的有效控制和信息的传递，这种信息智能化的高效处理方式，大大地提升了信息处理的效率。在档案管理中应用物联网技术，使物联网技术在档案管理中充分发挥其自动性和智能性，实现档案管理工作的高效运转，实现档案管理的智能化，提升档案管理的水平。

（三）物联网技术具有创新性和包容性。所谓的物联网技术就是在互联网技术的发展基础上，通过多种技术的有效融合而形成的一种新的技术，物联网技术就是结合不同核心技术的关键进行有效融合，从而实现物联网对不同信息的有效处理。例如：信号处理和射频识别技术都是通过物联网实现的综合信息处理，物联网技术有着多样化的应用，因此物联网本身具备多领域的应用性，在不同领域应用物联网技术时，要注重物联网技术的创新融合，才能使其发挥最大的作用。物联网技术的应用十分广泛，其良好的包容性将我们的现实生活和虚拟的世界连接起来，推动了信息的创新性发展。

二、物联网在档案管理中的重要性

（一）提升档案的查询和利用效率。在查询或者调取档案时，档案室就会执行相应的档案调取查阅的规章制度，确保档案查询和调取工作的规范性，为档案的安全提供保障，由于具体的操作方式要严格按照规章制度来实施，烦琐的操作方式就会增加档案管理工作的难度，难以提升档案管理工作的效率。例如：在查询和调取档案时，需要准备规定的证件才能够查看一些开放性的档案资料，要想查看不对外开放的档案时，就必须要持有相关的工作证明、介绍信或是一些证明身份的证件才可以查看。在查档或是调档前，必须要详细填写档案登记表，并且只能在规定的阅览室查阅档案。这些档案查阅规定是为了明确档案查询调取者的信息，从而确保档案查阅调取的安全性，但是这种档案管理方式降低了工作效率，因此要在档案管理工作中应用物联网技术，来提升档案管理工作的效率。

（二）提升档案管理的安全性。传统的档案防盗管理通常有三种形式，分别是视频监控防盗、自动报警系统和电子门禁者几种档案防盗管理。视频监控防盗就是在档案库房安装红外线摄像头，对档案库房内的情况进行二十四小时监控；自动报警系统就是在档案库房中结合库房的面积安装一定数量的温度和烟感探测器，并在档案库房的走廊或是出口安装声光报警器，当库房中出现异常情况就会触发声光报警器，这时声光报警器就会通过语音播报的形式将库房内发生的情况通知有关人员；电子门禁，就是在档案库房中的出入口设置的门禁系统，如果没有密码验证无法进入档案库房当中。档案在未经许可的情况下被带出库房时就会触发安全警报，安全防盗技术对档案起到十分重要的保护作用，但是这些防盗系统还是具有一定的局限性，如：视频监控容易出现死角，虚幻报警，电子门禁容易受到磁场的干扰。而在档案安全防盗管理中应用物联网技术可以有效提升档案管理的安全性。

三、物联网在档案管理中的应用前景

（一）档案入库实现自动化。现阶段，档案入库的操作方式还是过于依赖人工操作，通过人工对档案的条码进行扫描识别，这种档案入库的操作方式存在一定的缺陷，并且没实现档案入库的自动化，在入库操作过程中很容易出现失误，物联网在档案管理中的应用可以极大改善档案入库的操作。以互联网为基础，对每一个档案建立单独的电子标签，在档案入库时可以及时获得档案相关的信息并生成入库清单。物联网在档案管理中的使用可以通过射频技术对信息进行自动化识别，促进档案入库实现自动化，提升档案入库管理的高效性。

（二）实现库房环境的智能化调节。应用物联网还可以实现档案库房环境的智能化调节，通过运用物联技术将设定的信息安装在档案库房环境感知的芯片中，提升档案库房环境监测的高效性，并实现档案库房环境的自我调控，当库房内的湿度和温度发生变化时，及时作出调整或发出预警。档案库房智能化调节包含对库房温度和湿度的调节检测以及库房安全防盗系统等，通过运用物联网技术提升各个系统有效感知能力，实现档案库房的智能化管理。通常来说，库房的检测感知系统需要确保正常的供电才能保障其运行，对档案库房的真实情况进行实时监控。当库房实际情况和与设定的环境标准呈现出较大的差异时，系统就会进行自我调节，使库房的环境调整到正常的状态。

（三）简化档案查阅和调取操作流程。通过物联网技术的应用可以简化档案查阅和调取的操作流程。在档案查阅或调取时，只需要将档案借阅卡放在档案借阅设备的识别处，系统就会自动对查阅或调取的档案进行识别并对其个人信息识别记录，识别通过后会自动打印出借阅清单，在归还档案时将档案放在档案借阅设备进行扫描识别，就可完成档案归还操作。如此一来就可以实现档案查阅和调取操作流程的简化，实现信息核对的精准化，减少人工操作的误差。在档案查阅和调取操作流程中运用物联网技术可以减少人为查找和归还的操作。通过不同档案独立的电子标签，实现对档案位置的精准定位，缩短档案查找和归还的时间，减轻档案管理人员的工作量，既节省借阅者的时间，又提高档案管理水平。

四、物联网在档案管理运用时应注意的问题

（一）统一物联网在档案管理应用的技术标准。现阶段，每个国家对于物联网技术的应用标准都不同，这就导致不同应用标准的物联网技术无法实现互通，无法实现规模型、具有整合性的商业经济，研发成本也相对较高。因此，物联网在档案管理中运用时，要解决物联网标准的统一性，我国要积极和其他国家沟通协商物联网技术标准的统一，降低物联网研发的成本，实现物联网技术的互通性。

（二）降低物联网技术的使用成本。物联网技术的应用发展尚不成熟，对于物联网技术的使用成本相对较高，在档案管理中，物联网技术主要应用到电子标签以及电子标签阅读器等设备，还有信号接收设备以及综合系统的建设，这些设备的使用成本较高。虽然物联网技术在档案管理中的应用可以有效提升档案管理效率，但是物联网技术的使用成本过高为档案管理带来很大的资金压力。

（三）提升档案管理的安全性。物联网技术快速发展并得到了广泛的应用，其信息交换的便捷性和及时性使人们思考如何对信息安全进行有效保护。物联网技术主要是通过独立的电子标签进行信息的记录和跟踪，只要有标签阅读器就获取到电子标签中记录的档案信息，虽然这种技术为档案管理提供了很大的便利，但也为一些不法分子提供了机会。

五、结语

总的来说，物联网在档案管理的应用中有着广阔的应用前景，可以有效提升档案管理的水平，实现档案管理的智能化，但是物联网技术在档案管理的应用尚不成熟，在未来的应用过程中还需进行进一步深化研究，解决物联网技术在档案管理中的问题，实现档案管理朝着智慧的方向发展。