新时代档案管理工作改进对策分析

文/江苏省如东县委统战部 缪兵

档案管理能够为单位和企业提供考察依据和参考两方面的帮助，对于单位和企业的发展具有重要意义。但是当前部分单位和企业还没认识到档案管理工作的重要性，认为档案管理工作并不能给企业和单位直接带来经济效益，所以对档案管理工作还不够重视。这也导致档案管理不能满足档案法律法规提出的要求，不能发挥应有的价值。再加之信息时代档案管理工作还没跟上时代进程，出现一些问题，这就亟待管理者和档案管理工作人员协同解决，促进档案管理工作效率的提高。

一、信息时代档案管理工作存在的问题

（一）档案管理人员专业性不强、素质不高。档案管理人员的档案专业知识掌握度和档案素养直接决定着档案管理工作的质量。但目前档案管理工作人员还存在两方面不足：一是专业性不强。出现此问题的原因在于单位或企业对于档案管理工作不够重视，认为档案管理工作并不能给单位、企业带来直接效益，因此档案管理工作也被认为是清闲工作，档案管理工作人员大多为没有上进心的、跟不上时代发展的老员工，影响档案管理工作进程。二是专业素质不高。专业素质不高体现在部分档案管理人员并非专业人员出身，对于最新档案管理知识还不能掌握透彻，且在信息时代发展下，这部分员工因为自身原因墨守成规，无法跟上信息时代脚步，信息技术能力不足，不能利用信息技术去解决档案管理问题。这也是导致档案管理不能发挥真正价值的主要原因之一。

（二）档案管理的保密性和信息安全有待加强。随着信息技术的飞速发展，越来越多的不法分子在利用网络信息技术行不义之事。网络病毒和网络黑客的出现影响着档案管理的保密和安全。这主要是因为信息时代下的档案管理大多为联机操作，若操作不当、密码丢失或网络设备不完善、防火墙抵御能力较差，都可能出现档案信息泄露、档案信息被篡改等问题。档案记载着重要的信息，有着重要的价值，若档案信息泄露或篡改就会影响档案管理工作的正常开展，给单位和企业带来极大的损失。

（三）档案管理软件跟不上时代发展。信息时代，档案管理工作也跟随时代发展演变为档案信息化。但不少单位和企业因为自身财力不足或对档案管理缺乏重视等原因，档案管理工作并未配置专门的档案管理软件。有些单位企业档案管理软件跟不上时代发展，这也导致档案管理工作受到一定限制：一是软件不够先进，档案部门的人员还采用传统的纸质档案，使得档案极易因为潮湿、虫蛀等各方面原因受到损坏。再加上纸质档案除了不好保管外，在查找方面也极其麻烦，增加档案管理人员的工作量，也影响着档案的价值，给管理档案带来麻烦；二是档案管理软件不够统一。档案管理软件不统一影响着档案资源的分享和档案管理工作的进程。比如两个城市档案管理软件不统一，若有人因公需要调取档案，但因为软件不统一，无法在一个系统里查看档案资料。调取档案的人只好从A地前往B地，极大浪费着时间和财力，也影响着档案管理工作的开展。

（四）档案的价值和真实性存疑。信息时代有利有弊。随着信息技术的飞速发展，网络上也出现了一系列的造假行为，这也给档案的价值和真实性鉴定带来了难题。档案的价值主要来源于档案的信息价值，比如一些珍贵的手稿档案、音视频档案，这些档案有利于各方面的研究，具有极高的价值。但信息时代造假技术越来越厉害，手稿和音视频都能通过信息技术复制、改编、造假等等，无法准确地辨别档案的真实性，档案的价值也就存在疑虑。

（五）相关档案法律法规还不完善。我国有关于档案的法律法规还不完善，1955年我国颁布了《中国共产党中央和省(市)级机关文书处理工作和档案工作暂行条例》；1956年我国发布了《国务院关于加强国家档案工作的决定》；1959年我国发布了《关于统一管理党、政档案工作的通知》。这些条例、决定和通知都是针对传统的档案管理工作，不适用于现代社会。而直到1987年我国才正式发布了档案法，即《中华人民共和国档案法》。档案法的发布给档案管理工作的进行带来依据。虽然档案法经过了几次修改，但有些档案法律法规跟不上时代的脚步，在信息时代也就无法为档案信息化工作提供一定的参考和依据，影响着档案管理工作的进行。

二、针对问题提出的改进对策

（一）培养一批专业的档案管理队伍。信息时代档案管理人才的培养有助于推动档案管理工作的进行，促进档案管理工作的效率提升和质量提高。所以单位和企业要适应时代发展，培养一批专业的档案管理队伍。而人才的培养需要从两方面进行：一是培养单位内部人才。单位和企业需要加强档案管理部门人员的档案素质，完善档案专业知识，学习先进的信息知识和基本操作。为此单位和企业可送档案管理人员去有关地点培训、学习等，进而为单位企业档案管理作贡献。二是招聘一批具有档案管理专业知识和掌握信息技术的年轻档案专业人才。年轻档案人才的到来一来可以激励老员工的工作斗志，使得档案工作有竞争有活力；二来年轻队伍接受能力强、创新意识强，能给档案管理工作带来新的想法、好的思路。所以培养一批专业的档案管理队伍能够提升档案管理工作质量，促进档案管理工作健康有序发展。

（二）强化档案管理信息安全保障。信息时代档案管理工作可能受到网络攻击和病毒影响，导致档案信息的泄露。为此单位企业应该强化档案管理信息安全保障，一是加强档案信息系统建设，保证档案信息资源的安全性。二是完善档案数据库，提升数据库的稳定性。为此单位和企业一来需要严格规定档案的储存、查看、使用制度，保证档案存储安全，查看和使用需严格登记来访人员的信息，避免档案资源的泄露和遗失。三是及时更新系统、安装杀毒软件等等。通过设置防火墙、安装杀毒软件等，能够有效规避市面上90%的病毒。此外工作人员要及时更新档案系统，定期更换密码等，以此来强化档案管理信息的安全，为档案信息安全提供保障作用。

（三）完善档案软件设备。信息时代单位企业也应与时俱进完善档案管理相关软件设备，为此需做到：1.先进的档案管理软件。先进的档案管理软件能够减轻档案管理工作人员的负担和工作量，信息时代，档案联网设置后，工作人员保管、查找档案不再需要依赖纸质档案，而是直接将档案保存在数据库和储存软件中。当查找档案时也只需要在网上查找关键词，进而能迅速便利地找寻相关信息，大大方便档案管理工作人员和人们。2.统一、规范档案管理系统。单位内部的档案管理体系应做到统一、规范、全国联网，这样能大大方便百姓。当有人需要异地调取、查看档案时，也不再需要耗费人力物力精力跑到其他城市。通过统一规范的档案管理系统，工作人员只需在网上查找调取相关档案，极大方便了百姓，提高了档案管理工作效率。

（四）严格落实档案审批、鉴定环节。档案的价值和真实性鉴定在信息社会受到极大冲击，为此，为了保障档案的价值和真实性，有关部门要做到严格落实档案的审批和鉴定环节。首先，档案的查看调取需要完善严格的登记信息和证明，这样在档案信息真实性出现问题时也能有迹可循，避免档案信息的涂改、造假等。其次，档案的鉴定需要请专业人员执行，确保档案信息的真实性，保障档案的价值和珍贵。

（五）完善相关法律法规。完善的档案法律法规是实施档案管理工作的基础。在信息时代，有关部门应该顺应时代潮流的发展进步，完善档案法律法规，进而使档案管理工作都能够有章可循、有法可依，也能为档案管理工作人员实行档案管理提供基本保障，促进档案管理工作的顺利开展。

（六）及时更新档案管理理念。有关单位和企业要及时更新档案管理理念，摒弃以往的档案管理不重要、不能给单位企业带来直接效益的理念。为此档案管理人员可通过多种手段扩宽档案管理宣传渠道，加深公众和工作人员对于档案管理的意识。如档案部门可与新闻媒体等单位合作，通过加强宣传来提升公众对于档案管理工作的重要性认识，创新有关领导的档案观念，促进档案管理工作的完善，提高档案管理质量。

三、结语

综上所述，信息时代的档案管理工作还存在档案管理人员不够专业、素质不强、档案管理软件不够先进、信息安全和档案价值不能保障、法律法规不够完善等等问题。为此有关部门需要针对问题，完善档案管理工作，进而促进档案管理工作的顺利进行，提高档案管理工作的质量和效率。