医院外事档案管理的现状与发展对策研究

文/济宁医学院附属医院 孙晓霜

医院外事档案是医院在同国外有关部门、组织、医疗机构及个人的各项活动中，记录下来的具有保存利用价值的文件、图片、音视频及其他不同载体、不同形式的历史记录，也是医院参加国际交流和对外合作的凭证和依据。近年来，随着医院对外交流的不断加强，医院外事档案的内容也在不断丰富，作为一名外事管理人员，应当在全面了解医院对外交流工作和档案管理的基础上，分析外事档案管理工作中出现的问题，找到解决问题的方式方法，促进医院外事档案管理工作不断向前发展。

一、加强医院外事档案管理的必要性

坚持中国共产党领导，是做好外事工作的根本政治保证。进入新时代、面对新形势，医院应进一步加强党对外事工作的集中统一领导，坚持以新时代中国特色社会主义外交思想为指导，把党管外事原则贯穿于外事工作全过程，将加强和规范外事工作作为一项重要的政治任务来抓。外事档案作为医院参加国际交流和对外合作的重要文书材料，除了可以客观准确真实地记录医院开展外事工作的整个过程，也可以为医院的持续发展，包括医疗科研、人才培养等方面提供重要支持。以党建为引领，围绕中心服务大局，做好外事档案管理工作，对于提高医院外事工作水平、推动医院国际化发展具有重要借鉴意义。

二、外事档案管理存在的问题

外事档案工作的基本原则规定：外事档案必须实行集中统一管理，确保完整、系统、准确和安全，便于开发利用。但在日常外事档案管理工作中仍存在一些问题亟待解决。

（一）对外事档案管理人员培训不足。目前医院外事部门很少设置专门的档案管理人员，多数情况下，档案管理工作由外事人员兼顾。由于医院没有针对外事人员投入必要的培训资源，而外事人员在以往的学习中也很少接触专业的档案知识，没有足够的业务能力和专业意识去细致规范地整理外事活动材料，很多外事材料的存放是被动进行的，分类是凭经验完成的，无法严格按照要求进行管理，久而久之便形成医院外事档案管理水平较低、标准化欠缺、实用性不强等情况，无法为医院发展建设提供有力支持。

（二）外事档案管理信息化建设水平较低。随着信息化时代的快速发展，很多医院正在逐步引进信息化的技术手段，并尝试将其运用到医院发展建设方方面面，包括在档案管理中运用信息化手段改变传统纸质档案的收集和查询模式。但是目前，对于外事档案管理的信息化建设水平仍然较低，多数医院尚未建立起一套完善的外事档案数据库，档案的收集和存储仍依靠传统纸质方式进行，效率与质量得不到提升，无法满足医院外事工作需要，对于外事人员的日常工作也造成诸多不便。

（三）外事档案收集不到位。医院的外事档案是在外事管理和外事活动中形成的文件材料，反应其全过程且对医院当前及长远发展具有参考价值和凭证作用，具体内容包括因公（私）出国（境）管理材料、本院职工外出或外籍人员来院进修访学材料、进行学术交流和院际合作材料、参加国际会议的材料等。由于不同外事工作所涉及的责任部门不同，如涉外综合管理、开展国际交流和外事手续的办理等由外事部门主要负责，外出进修访学人员的选拔和回国后的考核由人事部门负责，回国后的科研成果交流与展示等在科研管理部门，而后续与国境外组织或个人开展具体合作项目的是医疗护理主管部门和专业对口临床科室等过程中所形成的外事档案材料也分别由各部门、科室或职工个人分散掌握，无法做到科学收集、统一归口、按时定向移交外事部门集中管理。

（四）外事档案安全不到位。“外事无小事”，医院外事档案因其形成过程中的特殊背景和目的，具有明显的政治性、较强的保密性、类别的多样性和来源的复杂性等特点。外事人员在从事涉外工作的过程中必须严格做好保密工作，对于外事档案的管理更需慎之又慎。随着信息化技术的加速发展，电子档案占比逐渐加重，信息安全问题也愈发凸显，这不仅关乎外事档案内容的保密问题，还牵涉到信息的完整性、真实性、准确性和有效性。由于电子档案通常依赖磁盘或光盘等磁性介质作为载体，可在网络环境中存储、处理、传输和应用，但网络环境的开放性意味着计算机系统在运行过程中一旦感染病毒或被黑客入侵，极易造成电子档案存储介质的损坏或数据信息的篡改、窃取和毁灭，外事档案的安全难以保证。

三、改善医院外事档案管理的对策

医院外事档案管理存在的问题，对于外事工作的顺利开展也会造成影响，必须采取一定的措施解决问题，切实提高外事档案管理水平。

（一）完善外事档案管理制度建设。严谨的外事档案管理制度是实现外事档案管理科学规范和做好外事工作的基本保证。要想把外事档案管理好就必须依规管理，实现外事档案管理的制度化、规范化。随着医院国际化发展步伐的不断加快，医院对外交流合作的渠道得以拓宽，形式日益丰富，随之形成的外事档案呈现出多样化趋势。医院应该顺应形势需要，建立健全一套合理的外事档案管理制度。制度应涵盖外事档案材料的收集、建立、存档、查询、借阅等各个环节，明确每一环节的材料来源及责任部门，确保外事档案的时效性、完整性、准确性。同时应充分考虑外事档案信息的安全性和保密性要求，强化保密制度，明确应用范围，严格审批程序。只有建立起完善有效的制度体系，使外事档案管理工作有法可依、有章可循，才能最大限度地为医院高质量发展提供相对应的服务支持。

（二）完善外事档案管理信息化建设。在当今网络信息化高速发展的时代，医院应重视外事档案管理的信息化建设，充分利用科技带来的便捷，建立健全信息化管理系统，借助技术手段进行外事档案信息的收集、处理和归档，如建立起一套完备的外事档案数据库，通过网络化办公整合各部门在外事工作中留存的档案信息，充分实现信息的准确传递和快速提取，真正对外事档案实行集中化统一管理。同时，在不违反法律法规和医院规章制度、确保网络安全的前提下，通过信息化管理系统，最大化实现外事档案信息的资源共享，让医院职工能够在权限允许的范围内及时准确地掌握到医院对外交流合作情况、外派项目信息以及国外前沿医疗技术和学术研究动态，打通数据壁垒，消除信息孤岛。

（三）完善外事档案管理人才队伍建设。外事人员作为外事档案的直接管理者，要具体负责外事材料的整理、收集、归档等工作，这就要求外事人员应当具有现代化的管理思想、专业化的知识水平和职业化的个人素质。医院应注重加强对外事人员在档案管理方面的培训，不定期举办线上或线下档案管理知识培训班、专题讲座，或组织外出参观学习，多形式提高外事人员的档案管理专业技能和职业素养；应经常性组织开展法律法规和规章制度的学习培训，不断加强外事人员的政治敏锐性和政治觉悟，避免工作中造成外事档案信息泄露，时刻确保外事档案信息安全。同时,要有针对性地培养基础扎实、外事工作能力突出，又有档案管理知识储备的复合型人才，为今后的长远发展做好现实和长期准备。

（四）完善外事档案收集程序。医院外事档案在收集中有其特殊的规律，很多种不同的载体如文件、图片、音视频以及其他不同形式的历史记录都可以作为档案资料进行收集，它们全面反映了医院外事工作的整个过程。外事部门应针对各项外事活动的特点，制定科学合理的外事档案收集程序，积极与各相关部门沟通交流，随时做好档案收集准备工作，各部门也应主动配合，严格按照程序要求向外事部门移交外事活动过程中所形成的全部材料，做到全面、认真、准确。对于一些零散文件或音视频等在移交过程中易被忽视的材料，应视情况采取不同方式进行收集，并能够针对不同载体材料做好明确说明，在确保档案材料完整性的同时，充分提高其利用价值。

四、结语

随着中国医疗卫生事业的蓬勃发展，医院对外交流活动日益增多，外事工作的重要性日益凸显。医院作为区域医疗中心、人才聚集之地，拥有充足的科技和人力资源，应当将这些可利用的资源充分运用到医院外事档案管理工作中去，通过技术手段切实提高医院外事档案管理工作的效率与质量，以党建为引领，充分发挥外事档案在医院对外交流及各项管理工作中的作用，努力开创医院国际交流合作新局面，为医院高质量发展提供支持。