大数据稽核系统在高校财务稽核中的运用与意义—以Y大学为例

丁晨 蔡悦 宋砚茗 南京医科大学财务处

引言

高校财务稽核作为内部控制的关键抓手，发挥着至关重要的作用。本文以Y高校的大数据稽核系统为例，在大数据视角下对高校的财务稽核系统进行全方位分析和解读。

一、大数据稽核系统运用对高校财务稽核的背景与意义

（一）解决稽核人员不足的问题

高校财务稽核工作是对单位内部会计核算等工作的复核和自查，具有独立性和客观性的特点。然而随着高校科研教育事业的不断发展，业务类型呈现多元化，凭证单据急剧增多，数据信息量增大，统计难度增加等问题日益突出。大数据核算的运用将会显著提高工作效率，减少工作失误，极大地解决了目前大部分高校财务稽核人员不足的困境。

（二）杜绝贪腐漏洞的现象

近年来，高校科研人员对经费的挪用、贪污问题也时有发生，科研经费的管理还存在不少漏洞。如何在做好“放、管、服”的同时，从高校稽核的角度防止科研腐败，也是目前高校财务人员面临的新课题。大数据稽核系统可以将日常财务关联的众多数据进行整合，抓取关联性，从而理顺内部的关联，将违规事项进行事前防控。

（三）深入财务管理的理念

大数据稽核可以拓展高校稽核的宽度和深度，使高校财务会计不再局限于只会做账的核算会计，将内控和财务管理的理念引入到高校财务日常业务中，使高校财务由核算会计向管理会计进行转变升级。

（四）提高各类检查中凭证审阅的效率

高校在面临审计、税务等部门检查时，采用信息化方式的非现场稽核手段比较少。目前，通过查阅原始会计凭证的现场稽核方式仍占据主导，花费大量人力翻阅凭证单据，调阅数据等材料，甚至多次、重复提供资料增加工作量。在目前各项检查、审计日趋频繁、严格的趋势下，大数据稽核系统可以将纸质凭证逐步电子化，汇总材料数据，提高工作效率。

二、大数据稽核系统构建的重点与创新—以Y大学为例

针对以上几点现象，Y大学与相关专业软件公司合作，由Y大学财务人员提出相关需求，软件公司根据该大学财务实际情况，研发上线了大数据稽核系统，目前已初步投入使用。

该系统将财务数据与业务事项根据其逻辑性、相关性、合理性等原则建立稽核模型，通过发挥大数据在汇总统计、分析比对等方面的作用，抓取日常财务核算中的报销业务基础数据，业务越多，基数越大，丰富稽核风险防控点，建立稽核管理系统，做到事前预警、事中稽核、事后复查，充分提高稽核对于财务风险的防控作用，进而推动财务稽核管理相关条例细则的优化修改。

三、大数据稽核系统的整体框架

从单据填报开始，大数据系统就开始介入发挥作用，线上申请、填制报销单，线上审批，代替了之前的纸质送签、送单，减少经办人重复审批的次数，并将报销进程实时推送反馈给经办人。

该系统的整体构建框架遵循财务逻辑语言，从日常财务复核中的敏感报销事项和特殊项目、科目以及财务内控关注的重点、高危点等方面进行数据模型搭建，如频繁交易、发票连号、大额交易等，从数据中心自动采集数据，根据逻辑模型，灵活判断是否触发报警，然后传送至控制中心，单独将此类报销业务分类列出，由稽核人员进行二次复核，起到很好的财务分析和风险防控作用。

后期随着系统的优化升级，该系统还可以通过互联网信息自动联网工商、税务等信息，包括法人、股东信息等，核查交易单位的当前信用及状态，及时识别出报销支付对象、发票单位等是否有工商、财务等信用风险，从而提前规避财务业务中的风险点。

四、大数据稽核系统的运用—以Y大学为例

下面本文以Y大学的大数据稽核系统实际操作流程为例，简要介绍该系统在日常稽核中的使用情况。

（一）防止经费拆分使用

大数据稽核系统针对大额交易、发票连号、频繁交易、科目及摘要的规范使用等方面，对财务数据进行抓取，对于一些敏感、易发生违法违规现象的财务报销事项，一旦触发报警模型，会提醒稽核人员进行复核查询。需要注意的是，此处的报警提示并不是错误提示，而是提醒稽核人员此项业务事项需要重点关注，并进行详细的二次复查，如确认此笔财务业务合规无误，可以点击“确认审核”，否则退回。

以Y大学的大额交易业务为例：根据Y大学的财务报销管理相关规定，与同一家单位的交易金额超过5万元，必须附手续齐备的业务合同和正规发票，业务合同对交易的事项、付款进度、货物的验收等都要有明确约定，并由相关领导加签。面对这种情况，有些报销人员就会将大额交易进行拆分，分次报销，从而达到规避签附合同或领导加签的目的。在大数据稽核系统中，同一家单位的交易金额不管分成多少笔，只要合计超过5万元，都会被及时抓取，触发警示提醒，从而使这种拆分经费的操作不能实现。

（二）防止虚开发票，保障业务发生的真实性

当发生发票连号的业务时，大数据稽核系统也会报警提示，这个提醒设置与财务系统中的发票验证系统相结合使用，就可以大大提高业务的真实性，对想通过虚开发票去突击用钱的报销人员起到一定的警示作用。

大数据稽核系统的运用远不止这两点，比如它还可以在摘要中抓取“礼品”“罚款”“奖金”等敏感字眼，提醒稽核人员进行二次详细复查，确定此项业务是否真实、合规等。

大数据稽核系统的作用可以扩展到高校财务稽核的方方面面。除以上重点描述的功能外，亦可通过系统自动生成的图表直观分析财务工作中的风险点。Y大学投入大数据稽核系统后，对各个业务方面可以形成清晰可见的数据统计，形成有效分析图表，为今后稽核工作中的重点、关注点起到了很好的抓手作用。

五、完善与优化

依托大数据平台与内部风险控制相结合的稽核系统，既提高了财务管理风险水平，又规避和弱化了实际财务业务过程中有可能发生的各项风险。为了更好地发挥该系统的作用，高校财务人员应着眼大局，加强顶层设计，结合内控管理体系，从以下几个方面进一步优化完善：

（一）完善信息化监管机制

在信息化环境下，高校应着重关注以下三个方面的监督建设机制。

（1）坚持问题导向，重点突出。大数据对于财务稽核、内部风险控制的运用应该围绕经济活动的内部控制开展，包括但不限于：预决算业务、资金资产业务、工程合同业务、招生教学科研业务活动等。高校内部控制建设应覆盖包括内部环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、内部监督五大要素。各要素、各级别间统筹规划，协作调度，各类电子信息数据都融入大数据的“池子”中，作为构建大数据抓取模型的构建基础，确保各项数据化建设和内部控制建设有序开展。

（2）按照分事行权、分岗设权、分级授权的原则，在大数据背景下构建财务数据信息化联动机制，对单位重大经济事项实现横纵项协调配合，构造内部权力制衡机制，规范内部权力运行，检查成果相互反馈，实现数据共享与监测。

（3）明确工作职责的重要性。加强人员职责边界、落实违规责任追究，实现人员的信息化联动机制。

（二）深入宣传教育与人才培养

一是加强对各二级部门的宣传，约束内部权力运行。引导部门管理人员与经办人员抵制权利滥用和风险防范意识，不能因为“怕麻烦”而去违规操作、“钻漏洞”，提高各类人员的风险意识，做好基础数据的编录工作，打好数据积累的基础。

二是采用“请进来，走出去”的方式对财务人员进行培训，通过邀请相关软件公司和专家开展讲座培训的形式，或是引入第三方专业软件公司进行合作，同时与其他高校业务交流、外派学习的机会，培养具备数据搭建和财务分析技能的复合型人才。

结语

Y高校作为本省内第一家将大数据稽核系统研发上线并投入实际使用的高校，将大数据在稽核中的作用与内部风险控制相结合，站在更高、更广的角度为学校财务日常运作提供保障与风控，也在今后为兄弟院校提供经验交流与分享的平台。

“大数据时代”概念的提出，使高校的核算会计向管理会计转变，从而使高校的管理模式也逐步向更高效的信息智能化转变，传统低效的内部控制建设体系也将被适应新时代需求的高效内部控制体系所取代。