公立医院采购内部控制问题探讨

刘若旖 珠海市人民医院

引言

医疗体系变革迅速，公立医院在不断更新自身经营管理模式，医院应结合市场动态创新管理方式，加强对自身的管理，加强采购内部控制。

一、医疗集团实施采购内部控制的必要性

医院采购内部控制一直是医院经营管理中的薄弱环节。由于缺少独立的物资采购部门、未严格采购预算管理、采购流程不规范、采购人员专业素养不足、信息系统使用不充分、本部对集团成员管控不足、内部监管独立性欠缺等原因，致使我国大部分公立医院采购环节中存在较多问题。

公立医院要适应新时代医疗系统的剧烈变化，必须创新经济管理方式，加强医院内部控制，实施全面预算管理，执行一体化或上下一致的财务模式。因此需要通过对采购流程进行风险分析、环节调整和制度更新，完善集团采购内部控制，推进集团经济运行一体化精细化管理，保障公立医院的公益性和促进医院发展。

二、公立医院采购内部控制中存在的问题

（一）组织架构不完善，缺少独立的招标采购部门；采购岗位重复设置，未严格执行归口管理

目前为止，我国依然有很多公立医院没有建立物资招标采购部门，也没有建立物资采购招标委员会。在进行采购的时候，都是以医疗设备、药品、信息、总务、基建等各资产管理部门为单位，完成全部采购及归档工作。一方面，各资产管理部门均须设置采购员和档案管理员岗位，造成人力资源的重复浪费，占用资产管理岗位配置；另一方面，资产管理部门主要职责为资产管理，相关人员采购业务能力和档案管理能力都不足。各资产管理部门的采购人员主动与需求科室、财务部门之间的沟通衔接存在不足；公立医院对采购人员的考核评价标准也不完善，采购人员缺乏减支控费的意识。

此外，非本资产管理部门所属物资的采购，各部门往往相互推诿，无法执行，最终长期搁置或由领导临时指定采购部门，采购效率低下；而其中某些物资则由领导直接指定采购部门，未落实归口管理。

（二）物资采购的预算管理机制不健全

由于大部分公立医院仍未建立全面预算管理制度，医院管理层普遍对预算管理认识不足，也不愿意严格执行全面预算。因此，医院年度采购预算编制较为粗略，除预算金额较大的医疗设备之外，其他物资采购项目未明确细分单项预算，仅为总额预算；预算外采购项目、应急性采购项目较多，对于超预算的采购没有相应制度约束，预算调整较为频繁、随意。

此外，医院对整体预算的分解、申请、批复和执行随意性强，预算绩效考核跟进不到位。导致医院采购业务未能按原预算精准执行，也增加了医院的采购成本，从成本效益角度也难以很好地实现医院成本控制目标。

（三）采购流程不规范，信息化程度较低

大部分公立医院对于使用财政资金的采购项目，基本能够按照政府采购相关规定执行，内控管理较为严格；但对于资金来源为自筹资金的采购项目，都是各医院根据需求简单采购，往往缺乏内部标准，采购流程不明确。除此以外，近几年我国政府对于采购与招标限额在设置上对其标准也进行了提升，同时也给予医院更多的权利进行自主采购，这也导致医院可能在采购风险上存有意识不足的问题，进而就加大了采购风险。

采购流程不规范，以及缺乏相应的采购信息系统对流程实施控制，对采购实施整体不利：存在采购前效益分析走过场，采购后效益评价机制不健全，分析数据不准确；采购信息发布不完全，供应商参与度不足；采购前的市场调研不全面；市场竞争不充分等种种情况。

（四）内部监管职责不明确，监审部门流于形式

由于全国公立医院三甲评审要求和绩效考核指标体系的建立，各公立医院都按本单位规模配置了纪检监察和内部审计部门，并对采购全过程审计监管。但在实际操作中，许多医院的监审部门在采购过程中的职责并不清晰：采购前，参与预算管理力度不够，也没有实现制度建设，并且在预算方案的编制与管理上也没有落实监督职责的发挥，也从未执行过预算审计；采购中，参与列席各种采购会议和招标评审，仅起到签字背书的作用，未做任何实质性的审核监管；采购后，对于签订合同的审核无明确标准，对于签订后的合同履约无后续监管。

（五）应急采购机制缺失，紧急事项采购管控不足

在突发事件发生时，公立医院在进行物资采购上主要面临的风险有以下二点：

首先，在进行基本采购上，由于医疗物资的供应短缺，且在进行采购时又有时限设置，这就会导致物资无法及时供给。其次，在进行紧急物资采购时，往往市场也会伴随着供应短缺的现象，这也会导致在采购时未满足总数量的需求而使上交物资存在着质量风险问题。最后，由于市场会出现供不应求的问题，这也会导致价格上涨而导致紧急产品的采购与原有价格标准存在背离的情况。

三、医疗集团实施采购内部控制的具体对策

（一）成立专业的物资招标采购部门，分工明确

为了提高医院采购效率，提高医院经营管理水平，提高医院经济效益。医院应优化采购管理模式，建立物资招标采购管理委员会，选配专业采购人员，成立专业的物资招标采购部门，将药品、医疗设备，信息化设备、后勤物资、卫生材料等采购集中管理：需求部门——负责每月及时上报所需的物资明细；资产管理部门——负责组织制定统一的采购计划及需求（非资产类采购由需求部门组织制定采购需求）；物资招标采购部门——负责进行招标采购，并完成采购档案整理归档；财务部门负责审核支付材料并完成付款结算。

（二）强化采购预算管理工作，严格执行预算管理制度

随着《政府会计制度》全面推行，政府预算管理全面要求医院管理层应对预算管理认识不断更新、提升，财务部门应促进医院着力于建立全面预算管理制度。

按照全面预算管理要求，财务部门可指导协助需求部门根据工作计划认真如实填写采购预算（应附有相关单项明细）交各归口部门审核汇总，最终财务部编制医院总体预算，经物资招标采购委员会和预算管理委员会审议通过，报院班子会和党委会批准后形成详细年度采购预算。

预算外采购项目或原采购项目预算发生调整时，按预算管理制度相关规定执行申报审批；不经审批，不得新增采购项目或超预算采购。预算管理委员会应对各部门的采购预算执行情况进行分析，纳入绩效考核，也为以后的采购预算编制提供相关依据。

（三）完善物资采购管理信息系统，规范采购流程

以大数据为依托，通过建立采购信息系统，并嵌入风险预警指标，规范采购流程：① 可以使用HRP系统，完成申请—采购—入库—付款，申请；② 与现有的大型物资采购平台合作，发布相关采购信息，让符合要求的供应商公平参与，充分调研并获取市场有效竞争结果；③ 在与供应商进行对接时，必须要确保对其征信进行全面跟踪，而且要在事前、中、后的活动上实现对信息的收集，进而才能实现风险控制，并确保即使发生风险，也能将风险控制在可控范围内，以此才能有效规避在采购环节上可能发生的损失。

（四）强化采购人员的培训机制，健全采购监督机制

采购人员作为医院物资采购的执行者必须明确自身责任，以及所处岗位的特殊性，培养采购人员专业能力素养，提高采购业务水平和能力。

此外，仍需通过纪检监察和内部审计的全过程监审，控制采购风险。纪检监察部门应努力提高采购人员职业道德水平，帮助树立廉洁意识，并处理相关采购投诉质疑，进行审查考核。审计部门应参与并对采购工作前、中、后、末端进行全流程控制评价：采购前，申请审批、预算核准、市场调研；采购中，采购需求、采购方式、采购文件的拟定，采购执行和评审结果公示；采购后，合同签订、安装运行、验收付款；采购末端，合同的有效履行及采购档案完整归纳。

（五）建立健全应急采购机制

首先，医院应制定应急物资采购制度，明确应急物资的属性和标准（如使用人群、使用范围及应对事项等）；由应急指挥部审核确定是否属于紧急采购物资，并授权给各相关采购部门执行采购。

其次，医院应明确应急物资的采购流程。应急物资采购执行，必须是在采购前信息公开，采购中监审部门参与，采购后结果公布的前提下，确保价格透明，有效避免廉政风险。同时可将应急物资采购预算和计划管理、参数论证与市场调研环节合并，充分参考本单位同类物资的历史采购价格和同类单位的成交价格（有相关成交合同及发票等依据），可以询价方式直接成交，缩短采购时间，提高采购工作效率。

最后，完善供应商信用管理和遴选机制，将对供应商信用评价和考核作为紧急采购的重要参考条件，以保证采购物资的质量。

结语

综上所述，在分析了我国公立医院采购内部控制工作开展的必要性之后，又对其采购内部控制中存在的问题进行了全面分析，这进一步说明在医院经营管理过程中，为了提高医院医疗水平提高医院经济效益，必须加强采购内部控制。

医院应设立专门的物资采购机构，完善采购制度，规范自筹资金采购流程；制定专业的物资采购计划，结合市场动态开展招标采购管理工作；建立完善的采购岗位和监审岗位责任制度，提高采购人员专业能力，将采购计划和采购项目落实到责任人，明确监审职责范围；尽可能地建立物资信息采购平台和风险分析系统，提高采购效率，防范采购风险；通过以上方式切实提高医院全面成本管理，提高采购内部控制管理水平，促进医院健康稳定发展。