人才服务机构流动人员人事档案管理研究

文/尹淑华

现阶段，我国流动人员不断增加，致使我国对流动人员人事档案引起重视。流动人员人事档案所涉及的范围较广，很多档案管理机构存在不规范的问题，以及档案材料收集不到位的问题等。针对这种现象，应进行深度探究，不断进行改善与解决，促进人才合理流动。

一、流动人员人事档案的范围

现阶段，我国社会主义市场经济不断发展，人事制度改革不断深化，致使我国流动人员数量不断增加，人员流动的频率也逐渐加快，流动人员的人事档案管理工作也随之运行起来[1]。根据相关的政策表明，我国流动人员人事档案的范围较广，其中包括：非公有制企业以及社会组织聘用人员的档案、被机关事业单位辞退或主动辞职人员档案、与企业单位解除劳动关系的人员档案等。很多中专毕业生的档案以及还没有就业的高校毕业生档案都可以进行流动人员人事档案管理，以及自由职业的人员档案都能进行档案管理。

二、我国现阶段流动人员人事档案管理的难点

流动人员应进行有效的人事档案管理，才能保证其在不同的行业领域内进行合理的流动，更有利于实现对社会资源的合理调配，防止流动人员在后续过程中出现问题。通常情况下，流动人员的数量较大，在管理人事档案时经常面临一些挑战与困难。

（一）不规范的档案管理机构

在实际管理工作中，对流动人员人事档案管理时会出现不规范的管理问题，管理机构较多，最终导致档案资料无法得到基础保障[2]。通常情况下，流动人员的人事档案资料是由县级以上人才服务机构进行管理，也有很多乡镇人力资源中心对其进行管理，同时还有少部分私营人力资源对流动人员人事档案进行管理。最重要的是，很多没有经过授权处理的管理机构也参与其中，导致管理问题出现严重的混乱情况，流动人员的人事档案资料也因此出现了安全隐患，这在一定程度上扰乱了此项管理工作的秩序。

（二）人事档案资料收集较难

人才服务机构主要是以服务为主的工作，对流动人员人事档案材料进行收集归档时，存在很多问题，尤其是收集资料过程中，很多工作人员对资料的更新并不重视，造成流动人员档案资料长时间未能更新，旧档资料不完整与新资料无法进行链接，以致很多流动人员在今后的工作道路上想要依照个人档案资料进行参考时，却因资料上没有工作经历、学习经历等情况而无法出具相关证明，对其造成严重的影响。

（三）人事档案管理经费无法得到保障

从2015年开始，我国已经取消了对流动人员人事档案管理进行收费，提出人才服务机构应对流动人员人事档案管理服务应进行免费服务，各地应将相关的经费都纳入同级别财政预算当中。但是在实际的操作工作当中，存在经费不足的问题，尤其是一些县级机构，在没有经费保障的情况下，很难开展人事档案管理工作，工作无法正常运行[3]。

（四）人事档案作用无法发挥

流动人员的情况属于人与档案分离的情况，并且人是在非公有制单位进行工作。非公有制单位评价员工晋升标准是以员工的工作能力为主，并没有从员工的人事档案入手，这在一定程度上致使人事档案的作用无法得到发挥。流动人员对自身的人事档案作用了解甚少，认为档案是可有可无的东西。很多的大学生在毕业之后没有为自己办理人事档案托管工作，档案还放在自己的手中，甚至已经丢失，这种情况下，会造成很严重的影响。也有很多人的联系方式已经变更但却没有及时到人才服务机构更改，导致日后出现与本人无法联系的情况。

（五）人事档案管理信息化水平较低

我国很多人才机构在人事档案管理方面没有较高的信息化水平，各地区的信息化水平程度有很大的差距。有的较发达的城市在信息化建设方面起步较早，对流动人员人事档案管理建立了信息平台，将所掌握的档案资料进行资料共享，有的较落后的城市在信息化方面起步较晚，对流动人员人事档案管理工作还没有进行有效开展，影响了对流动人员的服务水平[4]。与此同时，还影响了人才流动的整体效率，严重制约了我国的经济发展。

（六）人事档案管理方式不一致

流动人员人事档案管理工作应做到全国统一，如果哪一个环节出了问题将影响整体的效率。尤其是人事档案是在流动人员不断流动的过程中对档案进行转递与调配，如果在此转递过程中出现问题，将会导致档案缺失。因此，应当对流动人员人事档案管理方式进行统一规范标准，本人的档案不得由他人转借，必须本人亲自领取以及携带，防止在转借途中出现误差，导致档案缺失造成严重的影响以及损失。

三、改善流动人员人事档案管理的有效对策

我国应对流动人员人事档案管理建立完善的管理体系，保证工作人员做好相应的管理工作，帮助国家突破人才流动瓶颈，更好地促进人才合理流动，让人才能够为社会作出更大的贡献。

（一）规范档案管理机构

根据我国相关规定，应对流动人员人事档案管理实行统一管理，制定完善的管理机制，要求人事档案由县级以上公共就业以及人才服务机构进行管理。针对一些没有授权的管理机构，应对其进行依法处置，加强管理力度，深入调查，一定要维护好我国流动人员人事档案资料[5]。让管理工作井然有序地进行，最大限度地保障流动人员的利益。

（二）对人事档案材料建立长效归档机制

如果流动人员人事档案资料没有进行及时更新，将导致此资料失去参考的价值。今后的工作单位就无法从此档案中了解人才的真实情况，人事档案的作用也无法得到发挥。因此，应对人事档案建立完善的归档机制，促使流动人员与工作人员进行密切沟通，时刻更新自己的资料与信息，才能保证流动人员人事档案中资料的完整性。与此同时，在收集资料的过程中，应对资料的真实性进行判定，防止出现造假现象。

（三）保障人事档案管理经费

流动人员人事档案在取消管理收费之后，想要保证管理工作的顺利开展，应确保经费充足。因此，公共人才服务机构应与财政部门进行及时沟通，相互协调，将经费纳入自身的系统当中，保障经费充足，在此基础上才能进行相应的工作[6]。相关的档案管理工作人员应对流动人员人事档案进行预估，统计数量进行参考，才能对经费数额进行合理预估，进一步保障流动人员人事档案管理工作的顺利进行。

（四）加强对人事档案作用的宣传力度

一些非公有制企业也会要求工作人员出示个人的人事档案以及相关工作经历。我国公务员考试在招录期间就需要参照人事档案进行录取，参军时也需要依据人事档案上的资料进行核实。这表明人事档案具有很大的作用，要求相关的人才服务机构应加强对人事档案作用的宣传力度，提高流动人员对人事档案作用的意识，让流动人员对其引起重视。

（五）提高人事档案管理整体的信息化水平

应为流动人员人事档案管理建立信息化平台，将其作为档案管理的重要手段之一。为人事档案建立信息数据库，将所有的数据整理到一起，制定完善的体系，将所有资料整合归档。将各个地区的人才服务机构中人事档案变得更加信息化，保证各地所有的人事档案管理工作都能通过信息化平台进行链接，实时查询想要了解的资料和信息，不断提高流动人员人事档案服务的整体效率[7]。

（六）统一管理方式

各地人才服务机构应严格按照流动人员的人事档案规章制度进行管理，对于流动人员的资料进行安全保障。如果出现资料变更的情况，应严格按照要求进行，防止出现错误。与此同时，如果档案需要调动，应由本人自行解决，防止出现他人借调的现象，造成档案资料丢失。人才服务机构所要做的事情应是统一管理方式，时刻保障资料的安全性，在为流动人员提供便利条件的同时，也为其提供安全支撑。

总而言之，人才服务机构应时刻秉承积极的态度去完成人事档案管理工作，找寻管理工作中存在的问题，并有针对性地解决，才能保障我国人才合理流动。