大数据背景下高校教学档案管理探析

李野

（西南民族大学 外国语学院，四川 成都610041）

现阶段，在信息网络的不断发展过程中，大数据时代应运而生，其对于社会经济等领域发展具有强大的推动作用。当前网络信息量处于不断增长的趋势，有效拓展了数据种类和数量，明确提出了对高校教学档案管理工作的要求。高校教学档案管理工作与高校学生受教水平之间有着密切联系，而且在高校自身发展方面也发挥着不可比拟的作用和优势。所以要促进高校教学档案管理工作的顺利进行，应与社会发展新形势密切联系在一起，加强对大数据技术的应用，实现教学档案管理模式的有效创新与变革，不断提高档案资源利用效率，在整体上为高校提供更为广阔的发展空间。

一、高校教学档案管理的特点

首先，周期性和专业性。在高校教学档案方面，其档案的周期性特点显著，要以学期或学年进行分析。通常来说，学科的不同，专业人才培养方式也具有明显的差异性，要合理设计人才培养方案，满足科学性与可行性等要求，促进教学活动的顺利进行，不断提高人才培养质量。同时，内容形式的复杂性和多样性特点也极为突出。

其次，通过分析高校档案工作内容，其复杂性、繁琐性等特征得到了充分体现，比如教师个人教学档案、专业设置等方面。在教学档案资料的形式中，图表、电子等形式发挥着重要作用，其复杂性不应忽视。

二、大数据背景下高校教学档案管理的可行性因素

（一）有利于提高高校教学档案管理工作水平

基于大数据视角，计算机网络技术广泛应用于社会生活的各个领域，其中，对高校档案工作的开展产生了极大影响。大数据技术可以有效创新档案管理手段，发挥出计算机一系列优势，如高存储量、处理迅速等优势，不断提高档案信息服务水平［1］。同时，借助大数据技术的应用，可以实现教学档案网络管理软件系统的顺利构建，为网上移交档案、网上查阅下载等提供便利性。总之，大数据技术在高校教学档案管理中具有较高的应用价值，有助于档案信息服务模式创新性目标的实现。

（二）有利于发挥出高校教学档案利用价值

在高校内涵建设和发展过程中，要想提升教学档案信息利用水平，对于公开的教学档案资料，要灵活运用现代信息技术，为利用者充分掌握教学档案信息提供了便利性，以此来不断提高档案资源的共享性［2］。同时，在大数据技术的推动下，可以有效提高高校教学档案信息化管理，使其更加便于辅助网络教学等工作。

三、大数据背景下高校教学档案管理中的不足

（一）缺少完善的档案管理制度

基于宏观视角，我国档案管理法律制度得到了陆续推行，基于微观视角，高校教学档案管理的特殊性显著，各院系教学档案收集、整理的执行标准并不统一，既而影响着教学辅助档案信息化建设。

（二）缺少先进的软硬件基础设施

在现代信息技术发展的过程中，虽然计算机网络等硬件设施在高校内部得到了配置，最大限度地符合教学档案信息化管理需求，但是硬件设施闲置状态严重，而软件设施尚未得到有效更新，进而无法发挥出教学档案的信息化优势。与此同时，一些高校在教学档案资料库建设方面，仍然处于起步发展阶段，案卷级目录系统尚未得到有效构建，而诸多高校对于构建全文数据系统的重视程度严重不足，再加上不同系统之间数据缺少有效的兼容性［3］，信息存储介质和存储形式的差异性显著，不利于教学档案信息的网络查询和利用，无法顺应大数据时代的发展趋势。

（三）教学档案管理队伍专业化水平有待提升

在大数据时代，明确提出了对教学档案管理人员的要求，尤其在职业素养和专业能力等方面，应不断完善自身的知识架构，不断提高自身能力。但实际上，一些高校档案室人员存在着兼职现象，专职档案管理人员严重缺失，无法有效跟进工作，从而不利于提高高校教学档案管理的工作水平。由此可以看出，必须要加强专业型人才建设，不断提高队伍建设水平，实现档案管理人员复合型人才培养与转型目标。

四、大数据背景下高校教学档案管理的完善对策

（一）加强高校教学档案管理制度的完善

在高校教学管理中，教学档案是重要的构成内容之一，所以要从高校实际情况出发，建立完善的教学档案管理制度，对教学档案建设目标、教学档案管理人员的权责范围等予以高度明确，引导教学档案管理人员树立高度的责任意识。与此同时，应加强各院系教学档案管理责任制的构建、完善，教师在教学档案收集、整理后，应及时上交给上级部门［4］，为档案统一汇总和存档创造有利条件。

此外，学校相关负责人要不定期开展教学档案检查工作，进一步完善其奖惩机制，实现全方位、多角度领域的抽查，从而有效推进高校教学档案管理工作。在奖惩机制中应做到奖罚分明。对于工作表现良好的教师，应给予一定的物质奖励和精神奖励，反之，则采取相应的处罚，最大程度地提高教师在教学档案管理工作中的参与度。

（二）加强教学档案数据库建设

对于高校而言，要想实现教学档案与大数据的顺利整合，要将教学档案原始信息的真实性和可靠性原则体现出来，应大力建设教学档案数据库，促进教学档案大数据分析、研究工作的顺利进行。基于此，高校应对国内外数据库建设成功经验进行参考分析，从本校现有资源基础条件出发，长远细致的规划数据库建设，基于通用性、标准化要求，实现文件条目数据库、全文数据库的顺利构建，确保教学档案数据资源与兼容性、安全性、功能性等需求相一致，顺利归档高校教学档案资源信息，实现共享性、实时性目标，从而有力扶持高校教学档案的信息化管理，不断提高教学档案资源共享水平。

（三）建设档案管理信息化网络

1.对于高校来说，应将《中华人民共和国档案法》的相关规定要求贯彻落实到位，践行档案集中统一管理原则，灵活运用集中、分级管理方式，加大二级管理制度的执行力度，加强专业化档案管理领导小组的设置。在各个教研室内，应加强对分管档案工作负责人员的合理设置，争取对学校一级档案归档范围予以明确。各系在整理教学档案后，二级档案归档范围应及时确定下来，并第一时间上交，确保学校档案室及时了解情况，从而给予档案利用效率的有效扶持。

2.基于互联网技术视角，网络技术在师生获取信息方面发挥着明显优势，对于教学档案管理人员来说，应提高对校园网建设的高度重视，积极落实办公自动化，进一步拓展教学档案服务的范围和渠道，与全校师生保持紧密距离［5］，旨在将网络传播的一系列优势充分发挥出来，如便捷化、迅速化等，促进教学档案信息化管理工作的顺利进行。借助信息化交流平台，可以明确档案管理基础理论知识，再加上先进的计算机信息化管理技术，对于开展高校教学档案管理工作有很大的帮助。

（四）加强人才培养建设

在高校教学档案管理工作中，人才的作用不容忽视，所以高校应提高对建设教学档案管理队伍的重视程度，提升管理人员专业知识储备能力，不定期开展培训活动，确保档案人员的专业水平得到提升。同时档案管理人员应加强对信息化技术的灵活运用，大力整合好相关信息数据，深入分析教案中涉及的内容。

在培训现有人员技术能力的同时，高校应面向全社会，加强专业型人才的吸引和引进，将从业人员兼职现状转变过来［6］，基于全职形式，有效落实相关管理工作。在具体培训过程中，应重点涉及网络信息管理技术、数据挖掘技术等，不断规范从业人员的工作态度和思想，确保工作顺利完成。借助大数据技术的应用，可将管理档案信息资源予以综合，将有价值的数据信息提取、挖掘出来，确保全面档案管理模式的顺利构建。

五、结语

总之，在大数据时代，加强高校教学档案管理工作势在必行，高校要积极融入创新元素，不断创新教学档案管理模式，避免流失不必要的教学档案信息资源，构建共享、安全、高效的教学档案管理氛围。