公立医院合同管理内部控制制度探析

杨曦 齐齐哈尔市第一医院

引言

加强合同内控管理，可以实现对经济活动的有效控制，能够有效防范舞弊和预防腐败，进而提高公立医院经济活动的效率和效果，对于防范公立医院运营管理风险具有重要意义，同时能够帮助医院合理地进行经营管理，有效降低经营成本。

一、医院合同管理内部控制当下存在的较为普遍、突出的问题

（1）缺乏统一的操作流程，控制制度不健全、责任不清、责任追究机制不完善，甚至在业务已实际开展后后补合同，造成合同存在缺陷和漏洞甚至流于形式。

（2）在合同订立审查中，存在合同条款不全面、不完善的现象。尤其对于违约责任与赔偿措施往往无明确约定，这给合同履行带来极大风险。

（3）大多数公立医院的组织结构设置中没有专门的合同管理部门，而是由使用科室分散管理。

（4）公立医院有些人员法律意识淡薄，签订合同前未组织专家、审计等人员把关，有时草拟的合同条款甚至已经违反了法律的具体规定，且合同签订时，没有认真审查对方主体资格，产生风险隐患。

（5）部分公立医院合同管理内部控制制度落实不到位，没有按照制度进行控制，缺少必要的监督考核，对合同履行效果缺乏检验，不能对合同进行及时的跟踪和有效的动态合同管理。往往因为缺乏严格的监督和考核，导致规章制度是一套，实际执行又是一套，没有发挥其应有的监督、制约作用。

（6）合同管理协调性及配合性欠缺。许多公立医院合同的起草、审核和履行部门相互独立，各管一段，相互间缺乏沟通。合同履行过程中若发生异常情况，各部门无法同步知悉，给医院带来经济和法律双重风险。缺乏信息沟通也容易导致资金准备不充分导致延迟支付合同款，并且缺乏合同总金额与预算执行情况的跟踪比较。

（7）合同涉及法律、税务、财务等相关专业知识，同时又因为医院经济活动的多样性，会产生大量不同类型不同模式的合同，涉及众多行业，需要合同管理人员具备丰富的财务、法律、内部控制、档案管理等多领域的专业知识、逻辑思维和判断能力。因此，对于合同管理内部相关人员的素质要求很高，而管理人才的匮乏又极大地影响了公立医院合同管理水平的提高。

二、改进公立医院合同管理内部控制的措施及策略

（一）建立健全合同内部管理制度

（1）制度上明确合同授权审批与签署权限。加强对合同订立、合同专用章、合同履行、合同监督、合同归档等环节的管理，明确各部门的责任与义务。完善合同会签制度，明确使用部门、归口部门、采购部门、审计、财务、法务、监察等科室在合同审查中的角色与重点关注的内容。对于未实施各部门会签的合同，不能予以办理相关的合同签章手续。明确合同履行中签订补充合同、变更、解除合同等的具体规定。

（2）公立医院应详细规定各业务部门的工作责任、业务范围和签约权限。明确合同的授权审批、签署和责任划分，各业务部门内部应明确每个工作职责，健全不相容职务分离制度、授权审批制度、资金流向控制制度、责任追究到人等内部控制制度。

（二）精心准备合同条款

公立医院订立合同时，当事人应详细约定，尤其是关于合同标的（包括名称、种类等）数量、质量、价款或者报酬、履行期限、履行地点、履行方式、违约责任、解决争议等合同主要条款。此外，根据合同性质或当事人需要特别约定的条款也应详细规定。

（三）公立医院合同实行归口管理

（1）设立合同归口管理部门，统一合同审核和管理，防范法律风险。作为专门的合同管理负责部门，由其专项研究相关法律法规，按照《合同法》等相关法律及《条例》，办理各项行政审批手续、制定合同管理的内部控制制度、协调合同管理推进过程中的各项问题，确保合同管理覆盖整个公立医院经营活动。公立医院合同管理部门应当建立合同台账，按照合同类别进行登记、编号、复印，办理合同签收和归档手续，定期对合同进行统计、分类和归档，详细登记合同的订立、履行和变更等情况，与合同有关的申购单、询价报告、验收报告、补充合同等均应妥善保管，实现合同的全过程封闭管理。合同复印件分送财务科与审计科备查。使用科室也应留存一份合同原件，以作为合同履行的依据。

（2）各职能部门负责合同的洽谈、草拟和审核任务，内部审计部门负责合同签订的监督、检查。建立职能部门把控、相关部门监督、合同管理部门监管的三级监管机制，对签订经济合同的全过程、执行情况以及后期遗留问题的处理进行全流程、全方位动态监督，对合同履行的总体情况和重大合同履行的具体情况进行分析评估。

（3）公立医院合同签订前要求业务承办部门进行合同调查，了解合同对方的主体资格、资信情况，确认对方单位的履约能力。严格执行政府采购等国家相关法律法规的规定，严格按照合同条款的约定和公立医院支付的审批流程办理合同价款结算。而且签订合同前应当由专业的合同管理人员、相关技术人员、专业的法律顾问对合同进行审核，再由文秘人员对合同进行校对，以保证合同质量，最后由内审部门监督合同签订全流程的工作程序是否完整。

（四）建立健全合同监督考核机制

（1）定期对合同履行质量进行评价，对制度的落实情况进行监督检查，将合同履行结果与使用科室、归口职能科室挂钩，纳入年度绩效考评中。针对合同管理各个环节的业务流程、各风险领域查找关键控制点，对合同的起草、谈判、审批、生效、订立、履行、纠纷处理等工作流程进行严格控制。建立合同管理考核、责任追究制度，对合同管理的整体情况进行考核，并将考核结果与人员绩效挂钩。对于出现的问题和损失，进行责任追究。

（2）建立合同履行情况评估制度，建立合同跟踪评估控制机制。合同管理部门定期对合同履行情况进行跟踪和评价，确定评价范围、内容、指标，及时反馈评价结果、提出评价建议。医院纪检部门、审计部门、合同管理部门组成评估小组，跟踪重大合同履行的具体情况，开展分析评估。包括合同是否全面履行、合同履行中是否存在不足、合同是否存在违法违规行为，合同管理内部控制的设计和执行是否有效等。

（3）公立医院的一份合同同时涉及法律、财务、业务等多个领域的知识，通常需要公立医院多个部门协作，需要医院整体协调，才能将工作推进。另外关于资金准备问题，一是应当按照合同实施预期进度，财务部门提前进行资金准备；二是在招标文件中的付款方式，同财务部门统一编制，以便于财务部门及时了解和控制付款时间点。这都需要业务部门、采购部门、合同管理部门及时、定期地与财务部门通报相关信息。

（4）加强合同管理人员的职业教育培训，充分了解《民法典》等相关法律、行政法规及司法解释的规定，强化对合同管理工作人员、采购工作人员与内审工作人员等相关工作人员的制度培训。对于合同管理部门、采购部门、财务部门而言，只有提高对合同管理内部控制相关工作法律法规的认识和专业知识，才能在提升工作能力的同时，实现内部控制的目的。

结语

综上所述，公立医院合同管理的内部控制总体上应当按照《行政事业单位内部控制规范（试行）》以及《现代医院管理制度》的要求制定，通过完善医院内部的办事流程和设立各部门之间的工作联系制度，同时加强内部审计部门和纪检监察部门对合同履行全过程跟踪监督。各职能部门定期对合同内部控制的有效性进行评价，以保障内控措施的有效落实，最终形成责任分明、各司其职、相互制约、相互监督、相互合作的内部控制机制，最大限度地压缩舞弊空间。

公立医院合同管理内部控制体系的健全，重点在于合同管理职责、工作流程等相关制度的规范，只有形成从投标、预审、合同洽谈、审核、签订、监督为一体的合同风险管控体系，并在具体的实施过程中将合同的实施策略、合同变更、索赔等工作纳入合同管理的工作程序中去，才能有效保证合同管理内部控制体系的有效运行，才能为医院的蓬勃发展保驾护航。