计算机网络技术在档案管理工作中的应用

周 燕

（盐城师范学院，江苏 盐城 224000）

1 计算机技术应用于档案管理的必要性与迫切性

1.1 计算机技术应用于档案管理的必要性

1.1.1 是档案现代化发展的需求

以计算机为整个信息技术发展的中心工具，为企业和社会组织的档案管理工作带来了巨大的冲击和改变。随着社会经济的发展，档案在生活当中发挥的作用越来越大，而且这些信息的重要程度也越来越高。想要将海量信息和档案进行归纳、储存、分类，就需要借助高科技的帮助，对信息进行合理的分配和管理。面对如此庞大的信息档案管理，工作人员需要提高自己的工作效率来满足档案管理的需求，从烦琐的材料整理当中抽身出来。

1.1.2 是推动现代管理信息化的尝试

档案管理不仅仅是保管档案资料，延长档案寿命，还需要开发和研究相关的档案信息，为各项工作提供基础和发展的可能性。而在这个过程当中，档案储存分类管理的高效性、便捷度、明确性会直接影响到后续工作的进展。而借助信息技术的帮助，利用计算机对于档案信息进行管理，可以使档案管理的模式实现数字化的过程，提高管理的效率，有利于促进信息技术在档案管理当中的积极作用，可以使得答案管理与时代发展的潮流相契合，达到根本性转变的目的[1]。

1.1.3 是推动档案管理工作服务于经济建设的要求

知识经济时代，各行各业都离不开信息，人力资源管理和各项开发的生产过程都需要对储存的信息进行学习、阅览。计算机技术使得该过程从意识形态的生产力转化为非常现实的生产力，能够在收集整理、传递、处理档案等过程中更加准确明晰，有利于实现提高工作效率并且推动经济发展的目的。

1.2 计算机技术应用于档案管理的迫切性

在高科技发展的时代背景之下，档案管理使用信息技术和计算机技术，可以将传统以手工为主的各项操作借助信息技术的工具，实现信息作为载体、计算机作为处理工具的模式。档案管理工作人员的工作重心就不再是对于一些纸质作为载体的材料进行储存，而是通过计算机的方式来达到录入管理的过程，在编目和检索环节，计算机作为辅助工具也可以对相关信息进行最直接的录入[2]。利用计算机技术储存信息，可以使信息管理和档案管理更加多样化。

1.2.1 档案管理工作面临的发展机遇

在西方国家，计算机技术应用于档案管理的历史相对较早，拥有的经验也相对较多，而在我国计算机普及的时间尚短，应用于档案管理的时间则更少，在档案管理的过程当中，通过借助计算机技术来提高时效和效率的经验也相对较少，计算机技术在与档案管理融合的过程中出现的各种问题也还没有完全解决。通过科学地利用计算机技术处理档案，达到资源的共享是一种现代化的进程，还需要一个阶段性的适应。档案管理工作面临的发展机遇也成了在该过程当中必备的一个阶段。

1.2.2 档案管理工作面临的挑战

计算机技术在档案管理中的应用历史较短，还有许多不断探索和发挥的空间，大量的珍贵历史资料通过计算机的形式储存，会受到各种信息技术的限制，在保护和开发的过程中，要以提高其安全性为基础，做好信息的安全建设工作。同时，市场经济的发展也需要利用信息技术的形式，提供更加高效快捷的档案信息[3]。

2 计算机技术应用于档案管理面临的困境

2.1 电子档案长期保存的问题

计算机技术应用于大管理的过程，要注重电子信文档储存环境的复杂性，如果只是对于文字信息进行简单的储存，相关程序可以尽可能地满足要求。但是如果需要一些复杂的文件管理过程，则需要运用更加复杂的信息处理技术，将不同的文件信息进行分类保管，实现数据库的丰富和高效创建。而信息技术在现当代社会具有创新快、发展快的特征，未来也会增加越来越多的标准，电子信息文档必须与时代共同进退，创建信息的过程变成了非常长远的管理过程。要随着每一次时代的变革来更改信息库，成为一个不断更新和筛选的过程，这增加了整个工序的专业度。

2.2 档案管理标准不统一

由于当代档案管理在各行业的部门管理制度和工作的形式有所不同，管理上的标准也会存在一定的差异，不同的企业单位之间进行档案管理的方式会相差较大。单位与单位之间想实现信息的共享，就必须要创建出一套统一的标准，或者在不同的标准之下进行适当协调和必要沟通，将标准同一化，因而信息技术的发展会面临整个应用系统的不断更换，标准也会相应地变化。因此，给档案管理的信息化管理带来了许多的挑战[4]。

2.3 档案信息安全问题

应用计算机技术实现档案管理，必须考虑网络给计算机技术带来的冲击，档案信息的网络化也会随之面临着安全性、可靠性的问题。如果网络存在漏洞，或者出现病毒入侵等情况，会大大降低整个系统的安全性和稳定性。如果有威胁网络安全的黑客和计算机病毒等导致了信息泄露，或者网络的数据被随意地篡改，会给企业或社会组织带来巨大损失，这使整个档案管理工作面临着非常大的难度和挑战。

3 计算机技术应用于档案管理应采取的措施

3.1 实施文档一体化，避免文档分离

为了避免在利用信息技术进行档案管理的过程中出现文档分离的情况，相关企业和单位的工作人员要实现企业内部的文档统一化。在开展文档管理工作之前，要对档案管理的工作人员进行岗前的培训，使其了解企业单位在进行档案管理过程当中的工作要求，避免工作出现重复性和一些不必要的错误。尽量提高档案管理的整体质量和工作的效率，发挥档案管理的作用，真正使档案成为信息储存、分类、传递、共享的工具。作为现代的档案管理工作者，应当对文档有一个总体的规划，并且对文档的安全性有非常深刻的认识，树立起信息从源头做起的基本意识，解决档案分离的问题，实现档案工作管理的一体化过程。

3.2 注重解决电子性文档保存问题

注重解决电子性文档保存的问题，需要相关工作者清楚电子性文档的实质，并且了解电子性文档众多的来源途径。数据的录入者、信息的管理者以及计算机技术的操作人员都可以对相关信息进行操作。电子信息的归档必须设置相应的制度，使得在每一个工作环节，接手档案的每一个人都有着归档人员的自觉性。将电子文件和相关信息的归档制度纳入日常的工作规范，有不符合规定情况的出现就按照规定处罚。由于电子文档容易被篡改，必须要将安全性保障建立在信息文档的全过程，同时备份重要的电子文件，实现双向归档的方式，制成同样的两套档案方案以提高安全性。应规避相关工作者随意篡改的行为，如果出现纰漏和差异，也可以通过比对来完成信息的确认工作[5]。

3.3 着重解决档案信息化管理当中的安全问题

利用计算机和网络技术实现档案管理必须考虑计算机网络安全性，可以通过对档案信息管理进行分级处理，来提高安全管理的规范性。比如一级保密档案可以通过不联网的形式避免区域网络对于档案的入侵，而其他低级的文件则可以通过联网的形式实现共享，提高工作的便捷度。再者，需要加强对于档案管理工作者的法律宣传工作，使其了解我国《档案法》等法治规定，以身作则，杜绝将档案作为违法乱纪的手段，保障信息的安全保管和高度准确的工作过程。

3.4 切实提高档案工作人员素质

提高档案管理工作者的专业度和基本素质，相关部门在聘请专业人才时，必须选择清楚相关法规，拥有一定工作经验，并且熟悉计算机操作流程的工作人员。在岗的职工也需要通过定期的学习提高自身的专业技能，了解档案工作者自身的职责和使命，拥有较高的责任意识和政治敏锐性，为保持档案工作的专业度以及维持档案原始性和安全性带来帮助。

4 结语

综上所述，计算机技术在档案管理当中的应用时间尚短，仍旧存在着适应性的问题。相关工作者在进行档案管理的工作中，须以身作则，了解我国在档案管理方面的相关法规，拥有一定的工作经验。通过提高自身的工作专业度和责任意识，改善工作的实际操作，并且在企业内部加强对档案的管理监督过程，使整个计算机网络系统更加完善，档案的安全性得到保障。