ERP系统下物资管理内部控制探究

李红

摘 要：物资是企业在生产过程中的基本原材料，其中包括企业在日常经营管理过程中的最基本数据信息。ERP系统是企业实现科学化、系统化管理的一种有效软件，其管理理念比较先进，能够很好地满足企业对于内部管理系统的需求。ERP系统能够有效控制企业内部物资资源，实现有效共享，并且在很大程度上能够帮助企业实现整体的信息化管理，进一步实现资源的合理、优化配置。

关键词：ERP系统;物资管理;内部控制

中图分类号：F273.4        文献标志码：A      文章编号：1673-291X（2021）28-0101-03

随着经济的快速发展，企业之间的市场竞争变得尤为激烈，企业要想在竞争激烈的市场条件下站稳脚跟，企业要结合自身的发展情况以及未来发展趋势，在ERP系统下实现物资管理的内部控制，从而保证企业的内部物资资源能够进行有效地整合，进一步降低管理成本、生产成本，提升经济效益，从而增强企业在市场竞争中的核心竞争力。

一、物资管理的概念、特点以及优势分析

（一）物资管理的概念以及特点分析

物资管理，指的是企业在生产经营活动过程中，对企业所需要的物资进行采购、使用、存储等相关的活动进行科学的、合理的规划管理，在一定层面上，物资属于企业的流动性资产之一。

物资属于企业的一种有形的资产，其流动性非常强，在企业的日常经营活动之中，一直保持一种大量使用、不断购买或者重新归置的过程。另外，物资还具有变现能力，可以将物资进行销售，从中获取一定的经济效益，但是如果物资一直销售不出去，就很可能成为囤货，将严重抑制企业的经济发展。除此之外，特效的实效性也比较明显，以及发现潜在经济损失的可能性也较大[1]。

（二）物资管理的优势分析

在企业物资管理方面，通过借助ERP系统，能够帮助企业节省日常的生产成本和管理成本。众所周知，企业内部的物资管理流动性比较强，在日常的生产经营活动中，物资管理由于自身的实效性、流动性特点，需要企业对物资管理进行实时、有效的管理，如果物资在日常的管理过程中出现差错，就很有可能会阻碍企业的市场发展，给企业带来一定的经济损失。企业借助ERP系统，对企业内部的物资进行有效的监督和管理，能够杜绝这一情况，从而帮助企业节省物资管理方面的成本，提高企业在市场竞争中的核心竞争力。

二、企业对于物资管理的内部控制目标

企业物资管理的内部控制，由于特效的实效性和流动性比较明显，如果企业没有对物资管理进行内部控制，就有可能会损害企业在日常发展过程中的经济利益。在企业的日常经营活动管理过程中，有效地对物资管理实行内部控制，不仅要保证企业能够及时地提供日常所需要的物资，还要在实际操作过程中，在企业的物资即将消耗殆尽的时候进行补发，这样不仅可以结余大量的企业建设资金，还能进一步保证物资管理的内部资源及时地补偿和供给，促使企业能够安全平稳的运行[2]。对于这样的管理模式来说，一般比较适用于经济发达地区，尤其像北京、上海、广州、深圳这样一线城市，借助ERP系统对物资管理进行有效的内部控制，能够保证企业节省大量的财政资金，为企业的未来发展战略规划提供准确、科学的参考性意见或者建议，还能促使企业的财政资金正常运转，促进企业在同行之间的竞争过程中能够获得有利地位，提升自我发展的竞争地位。

三、ERP系统下物资管理的内部控制现状及问题

（一）物资管理比较混乱

在ERP系统推行之前，大部分的企业对于物资的型号、数量等基本信息管理，依然采用传统的人工统计形式，使用纸质材料来进行相关的物资编码的查询，耗費了大量的时间、精力，还占用较大的空间。此外，企业每一段时间会进行内部调整，重新划分工作业务领域，导致部分物资在型号管理上存在信息不对等的问题。如有的物资型号是通过部门名称的缩写进行编码，但是经过企业内部结构调整以后，这一部分的物资就会被归入其他部门，为了统一管理这些物资，现有部门会重新对其进行编码，而在实施ERP系统之后，对这一部分物资进行分类查询，很容易出现同一批物资拥有不同编码的问题，导致物资管理的查询比较混乱。

由于企业调整了内部的工作业务，一部分物资在转移到其他部门的时候，原有工作部门会贪图方便，将原有型号的编写规则重新匹配到新一批的物资上，或者直接使用新物资的编码，相关人员在借助ERP系统查询物资的时候，就会出现一个物资型号对应多种物资的情况，严重影响了企业物资管理内部控制的工作效率，增加了企业相关工作人员的工作负担。

（二）信息化管理观念较为落后

企业在推行ERP系统的过程中，部分企业没有正确认识到信息化管理的重要性，也没有认识到ERP系统对于物资管理的内部控制的真正价值。由于受到传统思想的束缚，大部分物资管理人员对于ERP系统还抱有一种戒备心理，排斥使用ERP系统，不希望改变自身多年的工作管理方式，一时之间很难接受ERP系统管理方式[3]。随着ERP系统的全面落实，相关管理人员的抵触情绪更是被无限放大，致使ERP系统内部物资控制方面没有办法和企业的实际工作业务进行有效融合。

除此之外，还有一部分企业的管理人员对于ERP系统的物资管理功能没有真正理解，所以就会导致在推行ERP系统之后，对于企业自身的工作业务没有及时宣传到位，造成工作部门和管理部门存在一定的差异性。对于ERP系统有效控制和管理物资方面理解的不准确，在一定程度上会降低ERP系统监督和管理物资的工作效率。企业的领导对于物资管理的内部控制体系的信息化管理也没有制定具体的措施落实，不能从根本上通过实行ERP系统来转变企业的传统物资管理思想，进一步导致企业的ERP系统执行效率非常不理想。

（三）物资配送的齐全性以及准时性较低

为了保证生产计划不被间断，大部分的企业都是从仓库将物资拿出，再运输到各个生产线上，在物资配送的过程中，对于物资的齐全性、配套性、准时性的要求都比较高。特别是对于一些大型的生产加工企业，因为生产工艺流程较复杂，自由性也比较高，因此对物资运输配送的齐全性以及准时性的要求就会比其他行业要高很多。在没有实施ERP系统之前，大部分的企业对于物资运输配送过程中客户要求的齐全性、配套性、准时性，都是根据配送人员来决定的，即按照物资产品的生产加工顺序来制定相应的配送清单，结合客户规定物资的配送时间，然后仓库会根据物资配送清单进行备货，再进行物资配送[4]。在实施ERP系统之后，物资配送清单可以直接通过ERP系统打印出来，因缺少生产加工程序，再加上相关管理人员因为缺少ERP系统的相关操作知识，就会导致物资在配送的过程中出现送错的情况，造成客户的满意度降低，严重影响企业的良好形象。

另外，大部分的企业没有建立专门的物资配送部门，因此在开始执行ERP系统之后，也没有建立相关的物资配送功能模块，对于物资配送的齐全性、配套性、准时性缺少相应的信息化管理，最终导致企业在配送过程中效率严重低下，继而影响了企业生产车间的产品加工制造效率。

四、ERP系统下物资管理的内部控制对策分析

（一）加强不同工作部门之间的信息传递

针对企业物资配送齐全性、配套性、准时性存在的问题，企业应该加强生产部门和库房联系，建立信息传递机制。在企业的物资配送管理过程中，一般都是从库房将物资信息传达给生产部门，再由生产部门传达给市场部门。因此，企业应该借助ERP系统，建立物资管理内部信息传递机制，实现市场、生产、存储这三者之间的信息共享[5]。通过物资管理内部控制机构，能够快速获取市场变化的动态信息，全方位、多角度地了解市场上客户的需求，在此基礎上和生产部门建立起相应的规划管理制度，确立好企业消耗使用量比较高的物资种类，进一步协调仓库和生产部门之间的物资配送准时性。

企业的物资管理内部控制机构通过借助ERP系统，及时了解物资库存数量和供应商的供货情况，通过市场部反映的市场数据信息，来提升企业的物资管理效率，并以此计算出物资生产的库存量。企业使用ERP系统和供货商的管理系统进行联系，促使供货商对于企业的物资情况进行了解，并且以此为参考，计算供货的时间和物资数量，保证物资配送的准确性、及时性。对于企业的物资管理来说，物资数量、物资数据信息直接影响到企业的整体运营发展状况，通过ERP系统，进一步帮助企业不同工作部门之间有效集成不同的功能，才能进一步保证企业基本物资数据的有效性、准确性，并且以此来提炼对企业发展有益的数据信息，带动企业的经济效益不断增加。

（二）完善物资管理系统，全面建设ERP系统

对于大部分企业物资管理的信息化管理存在片面认识的问题，企业应设置专门的物资管理内部控制机构。在内部控制方面，物资管理内部控制机构能够将物资的供应、采集、存储、配送实现一体化管理，从而保证企业内部物资管理的科学性、合理性。

在物资管理方面，建立新的ERP物资管理系统，根据企业的不同工作类型以及不同的业务模块，划分物资供货模块、物资采集模块、物资存储模块、物资配送模块，整体促使企业内部物资管理能够实现科学化、集合化。

（三）统一好物资的标准型号

面对企业内部物资管理的型号管理比较混乱的问题，企业应该统一物资型号标准，充分发挥ERP系统的标准化管理优势。在全面落实ERP系统之前，企业应建立一个专门的物资管理内部控制机构，将不同部门或者不同单位负责的物资进行统一、科学的管理。实施集中化的管理模式，并将其中涉及的物资名称混乱、型号不一等问题进行综合化的统一管理，联系不同工作部门的相关工作业务人员将物资型号进行重新划分标准，重新归类，设定物资型号的标识，并按照相关的工作流程，将各个物资名称进行一一匹配，从而为物资管理内部控制的标准化管理提供比较准确的数据信息。

在ERP系统的设计阶段，通过设置相同物资编码或者物资名称一致的冲突性提示软件，进一步限制相关人员输入相同名称的物资，保证物资名称的独立性，从而能够对物资的型号、物资的信息等进行合理化管理，保证每一个物资信息都是独一无二的。

在企业在物资管理内部控制机构中全面使用ERP系统后，企业的所有物资都能够按照不同工作部门的业务需求管理进行详尽的划分，便于相关工作人员及时查询和管理，通过划分不同工作部门的物资型号管理，能够明确地判断出哪一个物资属于哪一个部门，从而才能进一步区分不同工作部门之间的物资信息管理。例如，一个生产加工型企业，结合企业的实际发展水平，将采购回来的物资进行科学、合理的划分，保证不同工作部门之间都能明确查询。而其中采购回来的物资可以根据供货商所提供的供货单号，加上本企业或者本部门的名称缩写作为前缀，进行统一化、科学化的管理;对于外协加工物资，按照生产加工的工艺程序，根据本企业或者本部门的名称缩写来进行统一、标准的编号。

结语

面对日益激烈的市场竞争环境，企业之间各种竞争手段花样百出，应在控制企业的生产质量的情况下，对于其他环节进行成本的管理和控制。但是企业在物资管理方面还是存在较大的探索空间。通过借助ERP系统，来对企业的库存情况进行实时的监督和管理，及时收集并分析好相应的数据信息，总结并归纳一套能够适用于企业发展的内部管理制度，将企业的物资资源管理控制在一个合理的范围之内，最终将有效地降低企业在物资管理方面的成本。

参考文献：

[1]  刘璐.浅析ERP管理系统下完善大型国有制造企业内部控制的制度[J].中国科技投资，2019，（36）：193.

[2]  回世伟.ERP系统环境下企业内部控制风险及防范策略研究[J].中国管理信息化，2019，（12）：54-55.

[3]  杨进华.基于ERP系统原理的物料销售企业库存整理控制策略研究——评《ERP系统原理和实施》[J].机械设计，2020，（4）：158.

[4]  杨洪涛.新时代企业内部控制与文化建设关系探究——评《企业内部控制与风险管理》[J].科技管理研究，2020，（7）：288.

[5]  温富国，李金霞，卞华星.电网企业物资安全管理探究——评《电网企业物资管理——ERP MM的研究与应用》[J].中国安全科学学报，2019，（9）：194.

[责任编辑 马 学]