电网企业信息化项目档案浅谈

摘要：用于企业应用信息化系统的工程项目文件档案主要含义是泛指在我国企业通过对应用信息化作业系统的重要工程项目进行前期规划、立项、招标以及采购、合同正式签订、启动和项目实施、设计、开发及在测试、运行、验收等各个技术阶段所收集形成的各种具有一定科学性和长期保存使用价值的项目文件记录资料，对于企业信息化系统日后的正常运行、维护、升级改造等具有重要的参考和凭证作用。为了不断提高我市信息化建设工程项目的财务档案管理工作水平，许多电网企业进行了信息化项目档案的一体化管控实践，取得了显著成效。本文将针对电网企业信息化项目档案工作，谈谈自己的看法。

关键词：电网企业;企业信息化;项目档案

近年来，许多的大型电网企业公司都积极启动了一些企业信息化建设工程，实现各个部门业务流程的信息电子化、资产流程数据化、工作的流程智能化，极大的有效改善了电网企业的经营管理效率。同时，也产生了大量的采购资料、用户手册、验收报告等文件材料。基于现代信息化的项目具有工作周期较长、项目多、投资大、技术和人员流动变化频繁等优势，导致大部分信息化项目文件散落在工作人员个人手中，档案管理出现收集不齐全、归档不及时、利用效率低等问题[1]。针对电网信息化工程项目档案管理中存在的一些问题，电网企业需要进行加强顶层设计，结合公司管理的现状，制定了"完善管理、分级负责、技术支撑"的管理思路。

一、目前电网企业信息化项目档案过程中存在的问题

档案意识薄弱部分建设工程项目负责人对于业务部门和用户的档案信息移交、归档意识薄弱，审批的材料、合同、许可证等主要文本原件往往是直接保存到了业务单位或用户里，一些依时转移的文件不具备了规范性;并且当建筑工程项目负责人、信息库管理人员的工作交替、岗位调动、职务调整和工作安排调整以及公司兼并和改革重组过程中，档案的相关交接工作未能切实地做好，致使各个工作与其他人发生了脱轨[2]。

档案不完整在进行隐藏性一些工程施工的这个阶段时候，存在不完全的材料记录了产品原材料的批量进货、物品包装质量以及产品试验报告，出厂的产品实验报告上的字迹模糊或者产品说明书不是产品原件，隐秘性的一些工程技术材料记录所指的要求各方填写的材料内容不完全，缺少了一些工程图纸，不完全地记录了相关施工过程技术的一些具体内容，各方的施工签字以及相关手续不完全等。在工程建设项目进行工程验收的第一个检查阶段，工程项目竣工设计验收及工程质量监督审核之后，整治和档案管理系统中的工程档案管理信息经常多少都会同时使得其中一些技术漏洞发生。比如在进行竣工工程验收管理过程中相关资料不全面，签字或者验收文书的书写字迹不够准确规范，竣工验收示意图的具体编制操作错误不准确[3]。

二、电网企业在进行信息化档案建设中的思路

一是统一管理。明确由电网企业某一部门统一负责信息化项目档案管理工作，负责制定信息化项目档案管理相关实施细则和归档管理办法，且直接负责对各部门信息化项目档案归档情况的监督和检查，确保信息化项目档案归档工作按期完成;二是分级负责。按照"谁主管、谁负责"和"谁产生、谁整理"的基本原则，明确了企业主管机构、项目主管部门、项目承担单位、业务机构等方面的信息化项目档案管理的职责，督促各方责任主体认真地完成自己在职责区域内的信息化项目档案收集和管理;三是技术支撑。应该充分发挥数字信息技术在现代信息化系统中的优势，完善与数字档案馆信息系统有关的功能，通过设置数字化归档节点到期提示等措施，加强对信息化项目档案收集和管控的力度，从而大大提高了信息化项目档案资料归档工作的及时性、完整度。

三、电网企业在信息化项目档案建设中的实践措施

要明确了解相应工程项目的责任制，强化对档案保护的意识。首先，要做到完备好自己的岗位职责，让上级领导、档案室的负责人、专职的档案工作人员各司其职，严格地履行自己的义务;其次，强化对档案工作人员超前把握的意识。弄清本事业单位在生产经营中所发现的情况及在文件材料中所形成的一切有关资料;再者，要积极地向用户宣传档案的法制，这样就可以促进档案工作人员和用户之间进一步地增强交流，彼此体谅，从而与之建立良好的工作关系。每年定期通过现场演示整编流程、邀请外部专家讲解专业知识、常见问题解答等措施，确保归档工作的顺利开展。

对于配电网项目应该做到早布局、先落实。要对于配备的档案工作人员，建设仓库，以及添置装修设备等提出具体要求，从而能够确保工程项目的档案管理与工程施工共同进行。要对项目档案资料归档标准、项目资料档案划分标准等制定规范化的业务行为准则;档案管理单位在进行工程立项前就必须要与各个工程有关的部门进行交涉，确定其管理的方式和要求，并把办公室的档案工作当成是进行工程管理的重点和内容之一，搜集好前期的文件、资料。依据不同的职责，梳理了档案利用流程，并依据国家档案局及国家电网有限公司档案管理相关制度，通过和业务部门的协商沟通，明确了本部门文件可以直接在线利用，跨部门文件需本部门领导审批、文件所在部门领导审批后在线利用，对不能确定部门的档案由利用人员直接在线申请、办公室档案人员及领导在线审批的简化流程，利用数字档案馆系统进行固化[4]。

提升改造系统功能。电网企业需要对数字档案馆系统进行了功能提升改造，研制了信息化项目档案归档模板，将信息化项目档案的分类、文件名称、保管期限等要素进行固化，各项目管理部门在收集过程中，通过与归档模板的比对，可以直观地展示漏归、多归、错归等的数据信息，极大地提高了归档的效率。根据信息化工程项目的建设周期，设计了一个相对应的归档时间节点，将档案管理的工作提前放入到对信息化工程项目管理的全过程中。系统根据项目的进度，对收集不及时、归档出现异常情况的部门进行预警。综合应用上述的管理方法和手段，确保了项目信息化的项目档案搜集整理得及时、完整和全程可控。加强对于项目档案的影响性电子资料搜集和整理，促进了项目档案管理的信息化。大力开展实施、推广和使用工程档案管理系统的研究和应用，档案部门的专员在项目工程实际施工前就要自觉地与各个工程建设单位进行沟通和协调，把一个工程项目的档案文件、材质以及图纸等全部电子化，提高了工作效率。将从前的手工整理和利用图纸数据资料的管理模式转变为了无纸化的档案，从而真正做到了工程信息与科学技术成果的共享，促进了项目档案信息化的深入发展。

结语：

全国配电网建设的项目很多，在参加、学习和全面推进配电网建设项目的档案管理时许多公司企业的权限还有些单薄。相应的项目管理档案的水平参差不齐，在认知上各个企业对于建立项目档案的必要性也是存在一定差距的，对于建立项目档案的管理者、经营资金、落实档案管理工作的基础设施和技术装置等各个方面亟待加强，因此我们要大力地向企业宣传和规范项目档案管理的重要性，提高意识，大力完善建筑项目档案管理的体系。

参考文献：

[1]康丽琴，冯海涛，田小文. 互联网时代电网企业培训项目管理平台创新性研究[J]. 企业改革与管理，2020（6）：74-75.

[2]陳彦江，张华峰，党倩，等. 电网企业集中式数字档案管理平台设计与应用[J]. 电力信息化，2012，10（3）：98-102.

[3]李光昱. 电力行业信息化项目管理系统的设计与实现[D]. 黑龙江：哈尔滨工业大学，2016.

[4]白晓明，张宗兰，瞿于强，等. 电力工程项目档案管理的探索和实践——以重庆市电力公司工程档案管理为例[J]. 中国档案，2010（6）：38-39.

作者简介：祁宁（1983——），女，汉族，北京人，高级经济师，大学本科，研究方向：档案管理工作。