浅谈如何做好基层档案管理工作

邹馨

摘要：档案属于一种资源，一种事实依据，一种人生财富。在档案管理工作中，基层档案是其中的重要内容。基层档案具有真实性，能够反映出历史问题。基层档案管理，需要做到规范化，具体化，效率化。本篇文章根据在具体的工作中的实际情况了解到，在基层档案的工作中，依然存在着一些问题。

关键词：基层;档案;管理

中图分类号：A 文献标识码：A 文章编号：（2021）-40-335

引言

档案，是历史的真实写照。档案中存在的内容，都是用来在未来岁月中寻找答案的。看着比较复杂并且无聊的档案工作，其实充满了庄严神圣的色彩。基层档案对过去的点点滴滴做到了第一手记录，只有把基层档案做好管理，才能完整的保存好历史面貌。基层档案的管理对于每个在职的工作人员来说意义重大。档案管理和归纳，可以把每天的变化作为历史材料保存下来，提供给后代考察，为社会进步提供有效的依据。

一、基层档案管理中遇到的问题

（一） 关于人员问题

在具体的档案工作管理中，做不到专人管理。而基层档案管理工作中，起到核心作用就是档案人员管理的分配。在档案管理工作中，任何细节都与人有关。由于现实问题，基层档案人员分配不够合理，长期由一人兼任，但是一人的经历无法满足现实工作，所以在档案管理中经常会出现一些问题。因此，要想解决档案管理中的基本问题，首先需要做到解决的是人员分配问题。

2人员流动性大

档案管理对于工作人员的职责素养有非常高的要求，其中专业性和连续性是最核心的要求，所以，而经常更换工作人员是不符合连续性发展的，并且会给后续的档案整理工作带来不利因素，并且待问题出现的时候，解决问题的速度会滞后，影响工作效率。另外关于专业性，对于在岗或者即将入职的工作人员，要有一定的技能培训，并且还需要有一个适应周期，需要以老带新的工作方式进行培训新员工。这将花费大量的时间，并且会耗费人力物力。所以，为了促进档案整理工作效率提升，需要稳定组织，同时要减少工作人员的流动性[1]。

3专业综合能力弱

在基层的档案管理工作人员中，呈现出一个普遍现象，大多数人员文化水平偏低。虽然近几年文化水平有一定的提升，但是在初级档案专业技术中评上职称的工作人员是少之又少。专业以及综合能力对于一个合格的档案管理人员来说是非常重要的，扎实的业务基础以及相关的国家政策是展开工作的前提。同时需要具备较强的工作能力，以及文字表达能力。只有这样才符合信息化时代发展的需求，也说明，档案管理人员需要随着时代的变化，与时俱进，要不断发展自身的综合能力，才能不被社会所淘汰。但是，当前档案工作人员的实际情况与具体要求有明显的区别，工作人员对于自己岗位的具体职责非常模糊，再解决问题的过程中需要花费大量的精力，并且对于难题会选择忽视。因此，在一定的程度上影响了档案管理工作的发展[2]。

4 信息化技术程度有限

随着信息化的普及，档案信息化管理已经成为了当前社会发展的需求。档案工作人员必须具备处理信息的能力，但是，当前的档案管理人员还无法顺利的度过到信息化平台中，特别是基层的档案管理工作人员，基本还保持着传统的手动管理手段，无法与时俱进，在面对比较棘手的问题的时候，不能以最快的信息技术来解决问题，反而会耗费大量的时间和精力。

（二） 思想问题

档案部门属于一直被人遗忘的部门，随着时间的推移，档案工作对于人们的存在感也越来越低，因此，在檔案工作中存在着认识不够全面的现象和问题，主要表现在：

1领导没有重视档案工作

在政府机关部门中，档案部门的员工入职不需要政府审批，门槛相对来说比较低。而且政府单位不够重视档案部门，以至于政府投入的财力和物力明显不足。员工的基本待遇得不到保证，以至于员工出现了散漫随意问题。长久下来，工作人员的入职和使用非常随意，流动性非常大[3]。

2工作人员对档案管理的工作职责存在问题

大多数工作人员认为自己是没有编制的员工，所以在工作态度上存在着非常大的问题。加上领导没有重视档案管理，所以工作人员感受不到自己的工作职责，再遇到问题的时候，他们认为没有必要小题大做，特别是在工作的过程中不会追求完美，随遇而安。遇到问题不解决，能敷衍就敷衍，工作人员对自己的工作职责意识模糊，导致问题越来越多。

（三）没有系统的档案管理方式

1 在档案管理的过程中，没有合理分类档案，特别是保管期限没有具体划分。包括文件的归档没有引起重视，有的单位需要归档的档案出现了没归档的情况。整个档案管理流程出现了混乱不堪的问题。

2档案管理不规范的具体表现为三类，首先是分类，其次是机构划分不够明确，最后是涉及到的案卷标题也出现了偏差，很多案卷缺少立卷人的标志。

3造成档案管理混乱的核心原因之一是，应有的基本设施跟不上发展，比如干湿温度计，干湿温度计的作用主要是测量档案室的潮湿程度，以免造成档案潮湿被损害，其次就是灭火器，遇到火灾能及时处理。以及防盗设施不够齐全，经常会遇到档案缺少的问题。以及档案柜，缺乏档案柜，造成档案归档不科学。

二、如何针对档案管理中出现的问题做好整改

（一）提升领导的认知能力，为档案管理工作提供好的环境

在新社会发展下，领导的态度决定档案管理工作的秩序。所以，相关部门需要以构建社会主义和谐社会为前提，全面认识到档案工作对社会发展的重要性，增加员工对档案工作的使命感和责任感。与此同时，工作人员需要全面认识到档案工作的使命，除了增加社会主义物质，政治，精神等文明发展以外，还能够在一定程度上建设和谐基础性工作的发展。同时，法律法规学习也是开展工作的重要组成部分。各部门需要相互协调，开展关于档案法规的教育活动，在活动开展期间，需要让员工认识到档案工作的重要性以及对社会发展建设的重要性。相关部门需要在一定的时间内开展关于档案工作发展的会议。部门领导需要认真听取工作汇报的内容，同时在内容中发现问题，及时解决，让档案工作者感受到被重视的程度，为档案事业发展创造良好的条件。

（二）根据实际情况，切实推进档案事业可持续发展

档案事业属于政府投入的公益项目，所以档案事业的可持续档案离不开政府的扶持。因此，各级财政部门需要大力推进档案部门的发展。同时档案部门也需要积极争取各部门的支持和投入，当然档案部门需要有严格的标准来要求自己，科学规范的档案工作室，必备的保护措施，条件相对好的情况下也可以使用电子科技设备，将档案进行信息化管理，保证档案安全的同时，不能损坏档案，不泄漏档案。

（三）完善的管理制度，保证档案管理有序发展

事实证明，开展有序的档案管理制度，能在一定程度上保证档案工作规范化的同时，还能够保证工作效率。首先严格遵守国家档案工作中的法律秩序，对于需要归纳整理的文件，需要对应相关的程序放置。其次，文件的收集，整理，归纳过程必须得严谨，需要销毁的文件需要按照程序销毁，一步也不能疏忽。另外档案管理制度的建立，需要有一套科学的流程，无论是日常收集，归档，借阅或者是利用档案，需要有一套能够应对自如的流程。针对永久或者30年以上的档案应该移交给上级档案部门，防止丢失或者损害。借阅档案时要有登记，以及归还时间的限制，防止恶意行为发生。

（四）鞭策以及引導是进一步发展档案管理事业的基础。根据当前发展的问题，需要打造一批政治文化水平高，业务能力强，作风建设优良高素质的管理档案的人才。

1想要建立稳定的档案队伍，最基础的要求就是配备好档案管理人员。另外，部门档案管理人员在具体展开工作的过程中，领导人物要做到时刻关注，以及关心。对于工作中的问题要帮助解决，成为他们的后盾。为他们提供优秀的工作环境的同时对于工作态度认真的工作人员要给予一定的激励，或者推荐提拔，让他们感受到自己是被关注的，才能安心工作，认真完成工作职责。

2 对于工作人员的工作效率以及态度，需要主管部门引导或者培训。可以开展档案业务培训以及跟班学习，让工作人员熟悉档案法律法规以及业务知识。待掌握了基本的业务知识以后才能正式上岗，建立正式的管理网络体制，实施动态化管理，同时部门区域的档案管理部门，可以开展交流经验，相互学习，相互进步。最后，档案主管部门要提升监督意识，建立健全档案管理制度，对于违法行为要依法处理，让科学制度化管理正式走入档案部门。

三、结语

综上所述，档案管理工作是一项非常基础的工作，但是工作内容非常繁琐，需要投入大量的人力物力。在具体的工作过程中，除了完成本职工作以外，还需要解决一系列问题。对于档案的保存管理，需要有相关的制度，对于科技档案，会计档案，或者声音档案，需要有一定的程序管理，防止泄漏。最后档案管理工作需要每一位工作人员共同努力，相互配合，这样才能更好的服务社会，方便民生发展。

参考文献

[1]王洪超，姚志军. 浅谈如何做好基层单位档案管理工作[J]. 兰台世界，2013（1）：112.

[2]田东. 浅谈如何做好基层单位档案管理工作[J]. 黑龙江档案，2011（2）：84.

[3]薛红红. 浅谈如何做好基层事业单位档案管理工作[J]. 卷宗，2020（2）：70.