浅谈医药流通企业财务管理的信息化建设

朱鑫楠

(国药控股南通有限公司，江苏南通226371)

一、 引言

财务管理是企业管理的核心任务之一，资金决定着企业能否持续发展，也制约着企业整体市场实力和竞争力的提升。 当前我国医药流通行业发展迅速，导致医药企业之间的竞争越来越激烈，医药企业必须增强竞争力。 医药财务管理的主要业务工作包括组织医药企业的财务活动，处理与债权人、债务人以及投资者等利益相关者之间的财务关系等，通过全面了解企业财务活动的组织情况和正确处理各种财务关系是协调各生产要素组合、保证企业正常经营、获得竞争地位的有效途径。 因此，必须科学组织财务活动，正确处理财务关系，以使医药流通企业财务管理更加合理、科学与高效。 与此同时，将信息管理技术引入企业财务管理，是新时代背景下医药流通企业面临的必然选择，它可以提高企业财务管理效率，提升企业整体实力，加快企业发展的脚步。

二、 医药流通企业财务管理的信息化建设的意义

(一)规范医药流通企业财务管理流程

基于医药行业竞争激烈的现状，应采取现代信息技术和自动化方法，构建完整有效的财务管理流程，规范财务管理流程。 另外，医药流通企业在创建财务管理信息过程中开发的多维分析系统，也可以更科学、全面地分析和预测财务信息，更深入地挖掘客户需求。

(二)提升医药流通企业内部管理水平

推进财务管理信息化，让医药流通企业在财务管理工作中，运用财务信息管理系统，科学有效地控制相关业务，最大限度地减少人为因素对财务管理的影响，确保财务信息准确无误。 另外，医药流通企业还可以利用信息系统之间的整合优势，更有效地将内部控制与自身的经营管理相结合，使内部控制风险得以降低。

三、 医药流通企业财务管理信息化的现状

(一)医药流通企业自身发展的问题

我国自古就有药品的研发和生产，在漫长的历史发展过程中，企业形成了浓厚的文化气息以及优良的传统。 但是，其中一些企业仍然沿用传统的财务管理模式，不能改变原有的医药流通模式和观念，例如，企业电子化水平不高，很多企业仍然大量依靠手工记账，对于AI 管理、管理会计的应用等不太积极，技术更新缓慢，跟不上时代发展等问题。 此外，数据整合方面，容易出现企业内部信息碎片化、沟通不畅的情况，这也会给医药流通企业财务管理信息的编制带来问题。

(二)医药流通企业利润低

据报道，很多医药流通企业的年销售额都呈上涨趋势，但亏损企业也在增加。 这种情况的出现与当前医药流通企业低利润现象不无关系。 造成利润较低的一大原因是医药流通企业的财务管理存在弊端，不能有效控制成本，使得医药流通企业的利润得不到保证，很容易出现高收入但总体亏损的情况。

(三)医药流通企业负债高

医药流通企业的主要客户是医疗机构，而这些客户通常在交易中处在比较强势的地位，医药流通企业往往会通过拉长应收账款账期的方法来提高竞争力，账款通常需要3 个月或更长时间才能收回。 所以，医药流通企业在应收账款上资金占用率高，导致应收账款资金数额较大，还款期限较长。就库存而言，医药流通企业的平均交货期为1.5～2 个月。 同时药品种类较多，在生产管理和财务管理不当的情况下，药品流通过程中可能出现大量备货的情况，出现药品库存积累、流动性周转不畅等问题，导致了应收账款和库存对大部分资金的占用。 大多数公司会使用信贷来盘活资金链，利息等费用的支出给企业带来了沉重的负担。 过高的负债率让企业抵御财务风险的能力大大减弱，拆东墙补西墙等现象屡见不鲜，阻碍了公司的成长和持续发展。 就企业商品流动性而言，仓储货物周转时间过长，出现积压现象。 庞大的债务负担，使得医药流通企业随时都面临着资金链断裂、债务无法偿还的风险，这对公司的生存和发展构成了重大威胁。

(四)企业管理层人员理念落后

我国不少医药流通企业的经营都采用了传统的财务管理方式。 由于缺乏现代财务管理技能、专业性和前瞻性，造成了越权、职责分工不明确、内部控制不严、财务制度缺失、会计信息失真等诸多问题。 同时，企业经常将会计机构与财务机构合并设置，机构和职责相统一。 财务人员职责不明确，往往存在重核算轻管理的情况。 财务工作仅限于提供数据保障，无法真正落实财务管理，不能给管理者进行企业长远规划提供可靠的依据。 企业管理层人员理念落后，虽然在采用传统财务管理模式的情况下，短期内降低了企业开支，但从长远来看并不利于企业目标的实现。

(五)医药流通企业内部制度不完善

医疗流通企业的内部控制问题对企业的正常经营活动产生不利的影响，甚至部分企业没有建立内部控制制度，缺乏相应的管理制度，医药流通企业的负责人，特别是财务人员，在处理相关事项时没有标准进行参考。 不完善的内控制度会导致企业在管理过程中面临诸多问题，影响管理人员处理日常事务的效率，面对机遇和危机无法及时采取行动。

(六)技术缺乏

就目前的情况来看，一些医药流通企业中，信息在部门之间还没有达到真正的互通，而各部门信息的支撑是在财务管理信息化建设的基础，相互配合，使用更现代的信息技术非常重要。 一些药企在实施财务管理计算机系统时，只是在财务部门进行账目核算时配备财务软件，其他部门并没有相应的电子数据，在进行跨部门数据衔接时需要进行大量数据的汇总和录入工作，不能保证数据的完整性和准确性。 公司财务部门尽管运用了计算机进行财务管理工作，但只是在自己的业务标准基础上，只负责本部门的业务，不能实现与其他部门的有效对接，影响了相关工作的顺利进行。

四、 医药流通企业财务管理的信息化建设的建议

(一)完善医药流通企业相关制度

目前，我国的老年人口数量持续上升、人口出生率持续降低，人口老龄化趋势较为明显。 人口的老龄化带来药品潜在需求的增加，加剧了医药行业内的竞争。 想要在医药行业立足，必须转变思维方式，挖掘企业创新精神，积极主动学习财务管理信息化，规范相应的规章制度，加强公司内部管理。在公司内部管理中，应注意确保员工了解内部控制的责任；在保证财务信息真实性的基础上，完善控制体系，确保内部工作的清晰管理。 同时，必须建立相应的内部审计制度，通过内部审计部门对财务信息系统与财务数据的正确性、规范性和合法性进行监督审查。 此外，要结合药品市场流通渠道的具体情况，根据现行基本药物制度、基本运行机制、医院药学改革等，来制定符合企业实际发展情况的规章制度。 在长远考虑的基础上，只有完善内部管理机制，才能更好、更有序地开展管理的后续工作，以更好的姿态迎接信息化与经营性财务管理的结合。

(二)加强医药流通企业管理理念

新知识、新技术和新挑战总是不断涌现的，所以企业的各个成员，无论是企业领导还是财务人员，转变思想观念是第一步，对财务管理信息化要有正确的认识。 医药流通企业要转变传统的成本管理理念，不能将企业利润最大化作为唯一目标，要综合考虑企业存在的各项风险，以及利润与投资额的关系等，运用科学高效的技术，集中管理财务信息，为企业实现长短期目标做好服务工作。 财务管理人员具备创新意识，将理论与实践相结合，利用掌握的专业知识和技能为企业创造更大的价值。 财务部门不是孤立的部门，而是与企业的生产经营活动密切相关，与其他部门之间的信息交流也比较频繁，通过增强与其他部门的沟通和交流，有利于营造良好的氛围，减少信息不对称情况的发生。

(三)提高资金使用率

对于医药流通企业而言，应收账款和存货会占用企业的流动资金，因而资金的合理使用尤为重要。 财务会计应加强资金管理，特别注意应收账款和存货管理所占的比例，提高资金的使用率。 在签订合同时注意付款方式的设置，避免合同执行过程中产生过多的应收账款，对于已经违约造成应收账款过多的情况要及时与合同方沟通，以保障自身权益不受侵害。 可以通过责任到人的方式，采取奖惩措施，要求签订合同的代理人或者合同负责人负责应收账款的催收，使账款与员工的切身利益相挂钩，减少企业应收账款的比例。 库存管理方面，以不断变化的市场情况为基础，调整预算库存管理，控制品类、数量、价格等，最大限度地减少库存造成的资金消耗。

(四)降低管理成本

医药流通企业的成本管理主要体现在产品包装和检验成本上，而忽视了物流成本的节约。 首先，企业在选择物流配送中心时可以通过招标的方式，选择最优配送中心；随着医药流通企业规模的扩大，部分运输路线可以采用自配车辆进行输运，以配送＋自配车辆相结合的方式来提高物流运输的灵活性，同时降低企业的管理成本。 其次，与零售商建立良好的合作关系，通过让利、促销等方式扩大与零售商的业务往来，在财务软件、商品管理软件等方面实现共享。 例如，零售商采用与企业相同的商品入库出库设备以及相同的财务管理软件，这在双方清点货物和核对清单方面具有较大的优势，能节约大量的人力成本。

(五)重视人才的培养

医药流通企业要提高自身信息化管理水平，需要高素质的财务管理人员起到带头作用，以此来提高财务人员的综合素质。 企业可以引进具有丰富的财务管理专业知识，同时熟悉税法、计算机理论与技术等的人才加入财务管理团队，并注重对现有财务人员的培训和考核工作，挑选优秀的财务信息管理骨干担任导师，通过以老带新的方式增强企业的后备力量，使得团队水平有所提升。 此外，必须建立奖励和评价机制，及时调整学习方法，使财务人员熟练操作有关技术，高效采用信息系统完成财务管理任务。 不定期邀请专家对财务管理人员进行培训，优化信息技术和财务水平，提高财务人员的工作效率，促进企业信息化管理的发展和进步。

(六)加强财务软件的开发和引进

在转变观念、完善内部制度、培养专业人才后，顺利完成财务管理信息化建设最重要的一点就是财务软件的引进和开发。 在信息化建设过程中，财务软件的引入可以大大提高财务管理人员的工作效率。 但是，内部大数据公开、透明地进入计算机程序，也不可避免地带来了一定的数据泄露风险。 这就要求财务管理人员和专业IT 人员共同协作，开发和改进软件技术。 业务运营软件与财务软件的结合，将有效加快财务管理信息的创建，有助于分析医药流通企业新的财务信息，预测公司未来的走向，促进医药流通企业发展。

五、 结语

21 世纪以来，迅猛发展的信息技术带领人类带进入了全新的信息经济时代。 电子商务、网络经济的普及，极大地改变了企业的生存环境和管理模式。 财务管理作为企业管理的主要因素，面临着新的调整。 所以，积极推进企业财务管理信息化建设，一方面是当前企业增强财务管理的有效措施，另一方面是企业提高管理水平、推动改革、完善建立现代企业财务管理制度的需要。 医药在我国是一个发展较快的行业，药品流通企业逐渐增多，市场竞争也非常激烈。 医药流通企业要想在竞争激烈的市场环境中站稳脚跟，就必须非常清楚财务管理的重要性。 但是，现阶段医药产业发展过程中还存在一些问题有待解决，作为一家医药企业，要想在企业发展上取得成功，就必须做好公司的内部控制和财务管理工作。 医药流通企业需要将科学的思想和制度作为解决财务管理中各种问题的有力手段，将财务数据和信息进行整合与资源互通，以进一步提高医药流通企业财务管理水平，促进药品流通企业财务管理信息结构的标准化，进而保证药品流通企业的可持续发展。