浅谈艺术档案的分类整理

■孙珣

艺术档案是指文化艺术单位和艺术工作者在艺术创作、艺术演出、艺术教育、艺术研究、文化交流、社会文化等工作和活动中形成的，对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式的历史记录，是宝贵的文化遗产。我国艺术档案工作从1982年起步发展至今，已有将近40年的历史了。它作为一种具有广泛影响的专门档案，近年来，在社会的经济文化生活中具有了越来越重要的价值和作用。艺术档案涵盖了艺术创作的整个过程，从构思到制作到最后的呈现，都需要通过档案的收集处理记录并保存下来。而随着我国文化产业的蓬勃发展，无时无刻不在更新、变化的艺术演出现状，则对于艺术档案的收集，整理和分类提出了相当高的要求，这也是作为艺术档案管理人员所必须提升的专业技能。

艺术档案具备形象性的特征，它完全通过艺术作品所表现的艺术形象所存在，并直观且深层次的展现艺术制作到呈现的原貌。而艺术档案往往是成套出现的，以一部艺术作品为经，包含组成艺术作品各个不可分割的部分，整体具有统一性，代表着集体创作的成果，或者各类艺术形式所存在的内部联系。而我们往往注意到，艺术档案的存在方式具有多样性，只要是能够反映艺术活动的材料，都有必要收入档案，那么艺术作品的不同记录手段和不同的载体共同构成了艺术档案的多样性。

艺术门类千条万绪，艺术作品种类繁多，因此我们也需要比较严格的分类方法。一般情况下，艺术档案可以分为大类和属类两个范畴。其中大类根据艺术作品的具体呈现形式分为综合类，业务类和个人类。综合类艺术档案往往记录艺术节、艺术研讨、艺术刊物、艺术评论等综合性材料；业务类档案主要以演出为基本单位，以作品为根本，所要保存的档案除了演出本身的艺术资料外，也包括演出活动的执行，具体工作实施等重要资料；而个人类档案往往是保存如美术、摄影、文学等个人类创作材料。

在大类之下应按照艺术活动的不同项目内容复分属类。随着综合艺术的增多和艺术门类分工的逐渐精细，档案属类的复分越来越复杂，类别也越来越多，同时过于精细的类别划分，类别同质化的倾向开始严重。从艺术档案管理员的角度来说，越来越多的分类带来的并不是分类的精确和为作品更标准的定位，相反带来的是很多重复繁琐的工作负担。因此，复分的层次不宜太多，应该尽量合并同类艺术活动项目。

在为艺术档案分类的时候，有一些值得注意的细节。比如，艺术档案分类整理时，一般以年度产生的材料作为整理标准。然而不可避免存在着很多需要归档的跨年度活动，而对于跨年度活动究竟是归于起始年还是结束年，不同的档案整理机构存在分歧。从跨年度活动的类别上说，有一些本身以跨年为目的的艺术活动，往往归在起始年比较合适，因为其往往开始于一年末尾，持续时间也较短；而也有一些本身持续时间较长的活动，这些活动出现跨年度的状况并不是主观要求的，那么鉴于其持续时间，往往以结束年归档较为合适。但是，不同的档案机构会有不同的处理方式，所以主要是要做到归档年度材料整理方法在本单位的统一。又如，像照片、录音录像带、唱片、光盘、实物这样的艺术档案，往往因为其载体的特殊性很难和一般文字档案一起归档，在这样的情况下，整理时可以独立设置类别归档保存，只要标记清楚属类即可。

鉴于艺术档案的形象性，成套性和多样性的三个重要特点，艺术档案管理人员在日常的工作中就需要注意以下几个原则：艺术档案整理要按照艺术生产活动中形成的不同载体材料，分别组织立卷，保证归档艺术材料的保管和利用，这是科学性，准确性的要求；艺术档案整理时，应维护艺术材料的原态介质和艺术创作的特点和规律，保证艺术材料记录的真实性，体现艺术档案专业内容的特点。这是形象性的要求；信息时代的今天，艺术档案整理要适应计算机和数字化管理对艺术档案整理工作的要求，在档案管理过程中，尤其归类和检索方面的信息化应用使得管理员的工作效率得到了极大提高。这体现了艺术档案信息逐渐数字化，逐渐网络化的必然趋势。

为保证艺术档案的准确性和真实性，保证其准确的体现艺术作品的风貌，不损害其历史档案价值，整理工作应根据艺术材料形成的特点和档案整理工作规范化、科学化、系统化的要求进行。在整理过程中工作人员要注意鉴别重份的艺术档案，进行合并和剔除，以节省档案储存空间，提高资料整理的效率；要注意归档材料的齐全完整。对已破损、模糊或易褪变的重要材料，整理时应予托裱或复制，以确保其保存的年限和准确度。对于纸质材料要放在干燥，通风的位置储存，时刻对于资料的完整性进行检查；而对于多媒体档案，比如照片，录音，唱片，视频碟片等，更是要注意其是否影像清晰、画面完整，对其内容的完整性和载体的完好性进行检验，确保归档档案的完整性和有效性。多媒体档案资料因为其载体的特殊性，整理时应充分考虑材料本身有效期限，要注明整理后需要保存期限，时刻进行有效的，有计划的转录、复制，资料的更新。一般情况下，因为多媒体档案的特殊性，为避免因为电子产品故障而产生档案流失的问题，我们往往在整理CD、VCD、DVD 这类光盘档案时，分别装入统一光盘盒内保管，并在光盘盒和盘片上注明相关的内容。为确保资料的完全保存，一般采取一式刻录3 套的办法，2 套封存保管，一套供查阅使用。随着科技的不断进步，我们的保存手段也应与时俱进，目前被广泛使用的网络存储空间也不失为一种很好的资料保存手段。

艺术档案在广泛的艺术领域内发挥着重要作用，它是艺术改编、艺术研究、艺术创作工作宝贵的经验总结，也是艺术教学和交流的重要指导。艺术档案为艺术遗产的继承和艺术创造发展提供了重要依托，因此我们艺术档案管理人员要认识到自身工作的神圣性和重要性，努力提高自身分类整理的专业水平，为艺术档案事业贡献自己应尽的力量。