浅谈新媒体对档案信息管理的影响

◎王 丹

档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中直接形成的有价值的文字、图片、声音、影像等各种形式的历史记录，直接来源于人们的各种社会活动。随着档案形式的不断发展变化，档案信息逐渐数字化和电子化，人们开始了解和认识到档案信息也是一种重要的社会公共信息资源。互联网的应用与计算机的普及，让档案信息有了更便捷的传播和获取途径，人们期望利用这些便捷的途径更加高效地获得档案信息。随着政府治理方式的转变和政府信息公开的发展，公民个体权利意识发生了质的飞跃，对信息权、知情权的诉求变得更加强烈，档案利用需求不断增长。同时，全面建设和谐社会、全面开展文化建设推动文化发展与繁荣等社会建设潮流也对档案信息利用提出了新的更高的要求，要求档案机构开放更多的档案，创新更加便利的服务方式提供档案信息利用。

新媒体是一个宽泛的概念，新媒体是相对于传统媒体而言的，是报刊、广播、电视等传统媒体以后发展起来的新的媒体形态，严格地说，新媒体应该称为数字化新媒体，它利用数字技术和网络技术，通过互联网、无线通信网、宽带局域网、等渠道，以及电脑、手机、等终端，向用户提供信息和娱乐服务的传播形态。新媒体是新的技术支撑体系下出现的媒体形态，如数字杂志、数字报纸、数字广播、手机短信、移动电视、网络、桌面视窗、数字电视、数字电影、触摸媒体等。新媒体以先进的科学技术传播各类信息，使其突破时空限制，无时无地不在地向世界的每个角落传播。新媒体已经成为人们生活中不可缺少的一部分，并在很大程度上影响着人们的信息利用，决定着信息服务未来的发展方向，也深刻地影响着档案信息服务。

一、新媒体的发展更新了档案信息传播理念

在新媒体发展的时代，档案信息服务不仅限于到馆服务，还包括网络服务。在互联网服务中，众多新媒体是除档案网站之外档案信息服务的新模式。各种即时通讯、网络论坛、博客、微博等新媒体形式可以将档案信息以更方便、更快捷、更直观、更具亲和力的方式推向利用者。档案管理机构可以积极利用各种新兴的新媒体形式去广泛发布档案信息、宣传档案工作、推广档案意识、强化与利用者的沟通交流。新媒体不仅仅是信息发布的新手段，还是交流互动的新理念。新媒体带来的更多的是信息管理理念的冲击、是信息传播理念的革命。在这样的新媒体环境下，人们的思维方式发生了很大的变化，大众信息意识提升，普遍期望得到更好的信息服务，比如灵活应用各种技术加强信息服务提供者与用户之间的互动、信息资源的共享和个性化的服务。档案管理机构也必然要更新信息传播理念，进一步利用各种新媒体形式将档案信息进行更广泛地传播。

二、新媒体的发展改变了档案信息的传递模式

新媒体不仅为档案信息服务带来了更先进、更快捷的传播方式，而且深刻地改变了信息传递模式。档案信息传递模式按照交互功能，可以分为信息发布型、单向互动型和双向互动型。信息发布型以宣传和介绍与档案工作有关的信息或者是档案管理机构所拥有的各类档案信息为主，实际上就是纸质档案信息宣传栏的网络版。单向互动型信息流向大都是从档案管理机构传向网络用户，档案管理机构处于主动地位，没有互动反馈机制，如档案信息检索服务、档案文件信息和表格下载服务等。双向服务可以实现档案管理机构和用户的互动交流，是信息传递的最佳方式。在新媒体环境下，先进的网络信息技术给信息利用者提供了参与信息的创建、加工、提供等工作的便利条件，让他们从原来的被动接收信息转向主动创造信息，得到更多个性化的自主信息服务。档案信息服务方式变为双向交流型后，档案管理机构的服务模式也相应变得动态和主动，可以通过接收用户的反馈来提升档案信息服务的质量，同时，档案信息的利用者也可以根据自己的需要利用和挖掘档案中的深层信息，提高档案信息的利用效率。

三、新媒体的发展畅通了档案信息用户的参与渠道

许多新媒体形式具有互动性和信息双向传播的特点改变了档案信息的传递模式，这消除了档案信息管理者与利用者之间的边界，有利于发挥利用者在档案信息服务中的重要作用。档案信息的利用者可以参与到档案信息服务的建设当中，与档案管理机构联合起来，共同创新服务方式，提升网络档案信息服务质量，将档案信息服务更好地融入社会。档案管理机构可以将很多相同的信息发布在不同的新媒体形式上，因为不同的新媒体形式面对不同的利用者群体，可以极大地畅通利用者参与的渠道，吸引更多潜在的档案利用者，让更多的人关注档案资源、使用档案资源，重视档案的开发，盘活档案资源，让档案资源发挥出更大的价值，从而提高整个社会的档案意识，促进档案事业的健康发展。

四、新媒体的发展推动了档案信息管理社会化的进程

目前，多数新媒体服务都是由非政府的第三方社会力量开发并且免费使用的，通过这些新媒体服务，档案管理机构可以快速、便捷地给利用者提供档案信息，档案利用者与进行顺畅的双向交互式交流，满足他们个性化的信息需求。而新媒体从信息资源的角度看，是集各个领域、各个主体的各类信息资源为一体的信息资源网，是以“利用者为中心”的，通过新媒体形式提供档案信息服务，可以让利用者获得更好的体验。当前，档案管理机构面临着资金、技术、人员等诸多方面的问题，在这种情况下，要打破传统思维的束缚，通过利用第三方开发的新媒体形式开展档案信息服务，借助外部社会力量来推动档案信息和档案意识的传播，开拓档案信息服务的新局面。同时，新媒体技术可以让更多的社会力量便捷地参与到档案管理事业中，弥补档案事业发展中的人力和物力不足，为档案信息服务效率的提升提供有力的支撑。

五、新媒体的发展推动了档案信息管理法制化的进程

进入21世纪后，随着信息技术的飞速发展，数字形式的档案资源呈现爆炸式增长的趋势，传统的档案工作方式已经不能满足新形势的要求，迫切需要借助信息手段解决信息环境下的工作难题。而先进的计算机网络技术在给档案信息管理带来便利的同时，也给档案管理的法制建设提出了新的要求。新修订的档案法与时俱进，专门增设“档案信息化建设”专章，是此次修订的最大亮点。该章主要有7个法条，明确了政府的责任、电子档案法律效力、档案信息化建设的内容，为档案信息化实践提供了引领和保障。此次修订通过法律制度建设来推进档案管理现代化，不仅积极回应了时代和社会需求、也标志着档案工作从此进入崭新的历史性技术变革期。档案法的修订要求档案管理者切实转变过去因对档案信息化的重要性认识不足，造成的政府（部门）信息化与档案信息化脱节、档案信息化与档案业务工作脱节、电子档案不归档、认定难、使用难等情况，要通过制定标准化、规范化的规章制度来确保电子档案来源可靠、程序规范、要素合规；要利用先进的信息技术，进行档案科学技术创新，在档案整理鉴定、修复抢救、仿真复制、馆库智能化管理等内容进行技术革新；要通过应用大数据、云计算、区块链、人工智能等信息技术，充分开发档案信息资源，进行具有前瞻性和实用性的学术研究和档案科研，为档案用户提供个性化、智能化的信息服务，进一步提升档案管理现代化水平。

六、新媒体的发展提高了档案信息安全的管理要求

新媒体的发展让档案信息的载体、传播方式等发生了巨大的变化，人们对档案信息的需求也日益增长，要求档案管理做好维护实体档案安全工作的同时，不断探索档案安全管理新方法，适应新形势下维护档案信息安全的需求。首先，要正确处理档案开放利用与安全保密的关系。在依法开放档案、保障公民合法利用档案权利的同时，严格规定档案利用审批、审核的流程和手续；对拟提供利用的档案进行审核，确保公开的档案信息不会损害国家安全、国家利益以及公民的合法利益。其次，加强对涉密信息系统、涉密计算机和涉密载体的保密管理。按照涉及国家秘密的信息系统分级保护要求，严防档案在传输过程中失泄密；对重要的数字档案资源实行异地异质备份，并及时进行检查、迁移，确保数据长期安全保存；针对不同的数据载体制定相应的保管方案，保证数据载体的可用和安全。

七、新媒体的发展提升了档案管理人员的社会价值

在当前新媒体迅猛发展的大趋势下，档案信息正以海量方式增加。在新媒体时代，档案管理者可以将新媒体发展带来的挑战化为提高档案管理的机遇。先进的计算机网络技术让档案部门掌握了无限的信息和数据资源，其中包含着大量情报，可以运用新媒体技术再造档案业务流程，提高工作效率和效益。档案工作者要跟上新媒体发展步伐，必须是复合型人才，首先，应该具备传统的档案管理的基本知识和应用技能，能够运用计算机管理手段，做好常规档案的收集、鉴定、保管等工作。同时，档案管理人员还要具备较强的计算机运用能力，充分运用好现代信息网络技术（云技术），通过分析、归纳、提炼，提高档案信息的使用价值。档案管理人员由单纯的低层次的档案资料保管员，在向较高层次的分析研究型的管理员转化，档案工作者在新媒体时代的社会价值得到了进一步提升。

结语

随着新媒体的不断发展，以利用者为中心的主动型、开放式的档案信息服务模式必将取代传统的被动型、封闭式的档案信息服务模式，档案管理机构要充分发挥新媒体的优势作用，要借助多媒体技术创新服务方式，更好地适应用户偏好，优化用户体验，为用户提供个性化、主动性的利用服务。朝着更加多样化、个性化发展，不断拓展服务范围，使档案信息资源的利用效益最大化。作为新时代的档案工作者，要积极在新媒体发展过程中解决新问题、获得新进展，转变思想观念、培养广阔视野、提升综合素养、增强专业能力，更好地凸显档案的主体价值，书写档案工作新篇章。