谈档案统计工作的内容与步骤

朱永秋

摘要：档案统计工作具有重要意义，能够对档案工作中存在的各种问题、现象、规律等及时了解 ，便于后续的档案工作整改以及指导，同时对预测未来也有重要的参考价值。为此，负责档案统计工作的人员应当对该项工作引起高度重视，详细了解工作内容，梳理掌握工作步骤。本文主要对档案统计工作相关知识进行了探讨总结。

关键词：档案统计;内容;步骤

档案统计工作，是指通过一系列专业的统计方法、技术对档案内容进行分析，以数字、表册的形式对档案中的内容进行分析，将其直观、全面、系统地呈现出来，以便更好的了解档案工作中存在的各类现象、规律，一方面能够发现档案工作中的各类问题，指导整改，一方面能够对后续档案工作提供指导，同时可以作为重要的客观依据，对未来进行预测。要想让档案工作质量不断提升，落实档案统计工作尤为必要。本研究中，笔者对档案共计工作的内容、步骤进行了总结，详述如下。

1 档案统计工作内容

根据档案统计工作对象的不同，可以将该项工作划分为两个大类，即针对档案实体及管理状况的统计、针对档案事业组织与管理状况的统计。我国当前的档案工作统计体系可以进行如下划分：（1）对全国档案工作情况实施全面统计，该项工作的组织机构为国家档案局，监督指导部门为国家统计部门。（2）对专业系统档案工作情况进行统计，执行部门为专业的主管部门。（3）对地方档案工作情况实施统计，负责部门为地方档案管理部门。（4）对档案馆、档案室等的档案工作进行统计，由相关单位、部门自行完成。

另外，档案统计内容可以分为基本统计、综合统计。对具体的工作内容进行分析，主要包括档案的收录以及转移，档案整理和相应的鉴定工作，档案数量和登记情况，档案使用的登记，档案的构成，档案管理机构、部门以及相应的工作人员信息统计。开展档案统计工作，主要是调查、统计档案管理情况、档案工作执行情况等，形成的统计资料对于档案工作能够提供有益指导，统计工作能够对档案工作起到监督作用。

2档案统计工作具体实施步骤

2.1统计调查

要想获取档案统计工作所需要的大量资料、数据，首先需要展开统计调查，具体可采取如下两种调查方法。

2.1.1统计报表

各单位、部门在档案管理工作中，需要定期制作档案报表，向上级单位进行统一报送。这类报表的格式、填写要求、报送时间等都具有相应的规定，以此确保报表内容的真实性、完整性、实效性。通过对档案统计报表进行分析，能够获取需要的各种档案资料、数据，对档案情况有全面的了解，对工作中存在的问题能够及时发现并指导改进，因此有利于促进档案工作质量的持续提升。

2.1.2专门调查

档案统计工作中的调查通常是临时组织的，当档案报表内容难以满足统计工作要求时，需要通过调查获取更为完整的档案信息。档案统计调查工作应当具有明确的目标任务，对调查对象、内容、方法、时间、地点等都要提前明确，以便确保工作的顺利有序开展，收集统计工作需要的各种原始档案资料。该项工作应当遵循实事求是的原则，并且具体应当采取哪种调查方法，需要根据实际情况而定。

2.2资料整理

调查阶段主要是为了获取统计工作所需的各项档案资料，完成该项工作之后，要对收集到的资料进行整理，让其更加规范、系统、有条理。

2.2.1原始資料的归类

对原始档案资料进行归类分组，能够从每组的档案资料数量差异初步了解其构成、特征等，在研究分析之后，获得全局性数据，对档案工作的整体发展规律也能够进行有效评估、总结。另外，资料按照一定的依据进行分组，也可以更好地反应出资料数据反应出来的本质现象，能够促进档案统计工作目标的有效实现，可以帮助获得更为准确的研究结论。实施资料分组应当确保科学性、针对性，即便是同类档案现象，根据研究时间、地点、目的等要素的差异，也要对分组标准做出针对性的调整。

档案统计分组可有如下两种形式：（1）简单分组：根据统计对象、档案原始资料制定统一的分组标准进行分组。（2）复合分组：分组标准有两个以上，首先在一个标准下进行一级分组，再根据其他标准今后细化分组。例如分组时仅根据地区进行划分，即为简单分组，如果根据地区划分后再根据年份划分，则为复合分组。

2.2.2统计表的编制

将原始资料实施分组方便进行数据资料的统计。在该项工作的基础上，需要做好数据的分析归纳，将获得的统计结果如实填写到统计表上。系统的统计表有专门的填报说明页，通常在统计表的首页。统计表填写内容有总标题、表格中要求填写的各项内容、图表的编制日期，同时要有负责人、审核人、填表人等相关人员的签字盖章，以便明确责任人。

在统计表中，需要将统计分析结果简明扼要地反映出来，对统计发现的档案基本特征、各类档案现象关联等都应当在统计表中呈现出来，使使用者能够一目了然。另外，统计表的名称应当尽量简化，且能够准确反映出统计表的基本内容、时间、地点等信息，填报单位、填报人等也是必不可少的。

2.2.3获得综合指标

通过对档案数据的整理归纳得出的档案资料的数量特征，即为综合指标。这类指标的种类比较多，根据实际需要进行确定，通常有三种表现形式，即绝对数、相对数、平均数。如档案工作人员的数量、卷宗总数、各类档案的利用率、难查卷占比等等指标，能够对档案工作现象、过程、发展规律等进行全面客观的反映。

3结语

档案统计工作既能够反映具体的档案数量、档案馆藏情况、变化情况、利用情况等，又能够对档案工作人员的工作状况、对该项工作的人力、物力、财力等需求进行了解。根据档案统计结果，能够更好地发现当前档案工作中存在的问题，督促进行工作整改，同时也可以对工作起到监督作用，还可以对未来事业规划等提供客观参考。

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