信息技术在档案管理中的应用

贺晓欧

山东省体育训练中心

档案具有保密性，故而一直以来其收集、筛选、归档、利用都是具有封闭性的。但是随着信息社会来临，档案的利用频率在不断增加，故而国家对档案的利用越来越重视，档案管理工作也开始向开放式转变。这其中的信息技术具体应用也越来越受档案管理部门以及管理者的关注。

一、档案管理工作中融入信息技术的必要性

1.降低档案管理费用。最直接的体现就是通过云技术融入可以提高档案的存储量，无需担心大量的电子文件、电子文档、档案等挤占有限的硬件空间，不用为纸质档案的管理而投入过多的档案柜、档案夹、档案袋等，可以明显节约费用。

2.提高档案利用效率。利用信息技术来对文件进行扫描，将其转化为图片上传到管理空间，实现了档案信息化管理。档案利用者不必从海量的档案文件中去筛选自己所学的档案，只需输入档案编号，便可以获得档案。档案管理者也会通过信息技术将档案准确地提供给档案需要者。这些让档案的利用效率明显提升。

3.实现了无纸化办公。档案管理信息化之后，大部分档案都转变为数字形式，在传输、使用过程里无需打印，实现了无纸化办公，具有明显的环保特性。

二、档案管理当中信息技术的具体应用

电子档案的产生都是对电子文件的广泛搜集、筛选，最后将完整有利用价值的文件归档形成了电子档案。而信息技术在这个过程里始终发挥着巨大作用，甚至于在后续的档案工作宣传、档案的利用都具有不可代替的作用。信息技术在档案管理当中的具体应用如下：

1.收集。在体育训练中心这样的部门里，需要面对社会采集与体育有关的包括政府和体育事业有关的政策、民间体育活动、各单位体育训练情况在内的所有信息。这些都要全面的搜集，以确保山东省体育训练情况得到全面的反映。这个过程里需要针对当地各类媒体、自媒体、新媒体进行关注，并将有关信息抄录、转载、储存起来，需要用到自媒体技术以及一些终端数据采集器。后者本身就属于信息技术的硬件产品。另外，对于体育训练中心而言，其本身内部各部门也存在诸多电子文件需要并入档案，这一环工作同样需要信息技术的参与，甚至于需要中心建立电子文件与档案一体化管理平台，能够做到动态搜集。

2.筛选。面对搜集而来的大量文件、数据，档案管理者需要进行深入的筛选，这一环工作在之前是非常枯燥的，工作压力较大。而运用大数据技术来对搜集的信息进行筛选，能够轻松将符合指标的信息选取出来，并将其放在对应的统计科目之下形成对应的报告文件。或者将不同类的文件整理出来分别存放。

3.归档。档案编目分组，将对应的文件按照对应的要求一一存放完成归档。在传统工作中档案编目分组工作比较繁琐，归档工作压力较大。但是融入信息技术之后，这种情况得到了很好的改善。例如二维码技术融入，可以提高档案信息整理效率，并且能够利用其来对档案进行识别。同时也能通过扫描二维码够识别使用者身份，保证了档案归档管理的快捷性。

4.利用。档案利用环节的信息技术包括二维码、条码、面部扫描、指纹录取等等，这些都可以对使用者进行身份印证，保证了档案的安全性。换言之，当使用者身份不能通过便不能获得档案。另外在电子档案利用当中，需要对其提供严密的保护谨防黑客篡改，通过对路由器等设置防火墙，可以有效防止黑客侵入，避免了信息被篡改。

5.宣传。档案管理工作当中为了扩大档案利用效率，需要让更多人知道档案管理的重要性，这其中涉及到了宣传工作。传统工作当中这一环比较薄弱，只是在内部存在通知等文件以及一些技术培训，缺乏和外界的互动、交流。信息技术融入之后，可以让宣传工作变得简单起来，例如微信公众号、微博、博客等，这些都可以成为宣传平台，让大众进一步了解档案管理，对档案具体作用能够有清晰认识，知道在什么情况下需要什么档案，并知道档案获取途径。

三、档案管理中应用信息技术的注意事项

1.安全性。指的是管理者必须要有安全意识，因为档案涉及到了企业和个人信息。一般可以采用计算机防火墙、网络防火墙以及平台杀毒等方式来提升安全指数。再者还需要有内部安全制度，防止内部体系的档案信息泄露。

2.精细性。档案信息多而且很多档案类似，若是缺乏精细化管理很容易导致档案归档错误。对于这一点需要构建严格的管理制度，对归档的准确率、档案完整性、档案的系统性进行评价。

四、总结

在档案管理当中应用信息技术是大势所趋，故此我们不能故步自封，必须要跟上形势创新方法，尽可能地融入信息技术，利用其来提升档案信息采集速度、分类归档以及利用效率，确保档案的价值得到全面发挥。诚然，过程里也要注重档案的保护，而该种保护也是信息技术的一种。由此可见，信息技术已经成为档案管理不可或缺的一环。