浅谈精细化管理在医院档案管理中的应用

曲福晓 于云浩

（乳山市中医院，山东乳山 264500）

1 精细化管理表现出来的管理优势

1.1 实现了医疗水平的提高

精细化管理理念的提出，改变了医院传统档案管理的模式，精细化的管理模式，相对于传统的模式显得更加精确与高效。精细化的管理可以有效的提高医院的医疗水平，提高医院的工作效率，患者可以将就诊的信息汇入到电子档案中，便于集中管理，还为医生远程问诊提供了必备的技术条件。精细化管理带给医院以及病患二者之间的便利，满足了医院看病效率的同时，还解决了患者繁重的问诊需求。

1.2 有效缓解了医患矛盾

医患二者之间的矛盾是医院一直存在的问题，其中最尖锐的矛盾还是当前医疗水平的不足与患者问诊需求之间的矛盾。出现这一矛盾的主要原因并不是医生的数量少于病患人数，而是由于信息管理的混乱使得大量资源无法及时的调动，进而在很大程度上促进了这一矛盾的产生。因此，医院引进精细化的管理对于最大程度的调动医院的各种资源，是解决医患之间众多矛盾的根本之法。比如，医院应当主动的，及时的更新患者的档案信息，对于患者的病情进行详细的描述以及跟踪，安排一定的人员对于患者的病情进行统一的档案管理工作，营造一个管理有序的医疗环境，才能最大程度的限制医患矛盾的产生。

1.3 发挥了档案的最大价值

随着近些年来我国对于医疗行业的重视不断的提高，对医疗行业进行了众多的改革，使得医院内部之间的人事关系变得纷繁复杂，这极大的加重了医院对于人员档案信息管理的工作难度。精细化管理为医院的档案管理提供了一个新的思路，医院可以将档案分为不同的类型，不同类别的档案可以交由不同的人员进行专门的管理，这样除了能够提高档案管理的工作效率之外，还能够保证人员对于档案管理的专业程度以及准确定。只有经过精细化的管理，才能够发挥出档案信息中最大的价值。

2 医院档案管理面临的困境

2.1 档案保管方式

21 世纪是信息化的时代，因此，档案室也应当紧随时代的步伐进行必要的革新。医院的档案信息应当对于纸质的档案进行变革，向电子档案的方向进行改变。电子档案有着许多纸质档案没有的优势，首先，电子档案不需要占据太多的空间，电子档案里面的信息易于保存且不易丢失，纸质档案不光需要占据非常多的空间之外，保存的档案信息还不易保存，极易受到外界因素的影响造成丢失，其所引起的后果是非常严重的。因此，为了避免出现类似的问题，积极的开展信息化的档案保存方式。其次，信息化的档案信息相对于纸质档案信息，便于查看和修改，对于患者病情的掌控，以及采取针对性措施具有非常重要的意义。

2.2 管理制度不健全

医疗行业作为我国最重要的行业之一，它的受众人群比一般的行业都要广，因此，其所制定的管理制度是保障其正常运行的关键所在。医院为了抵抗社会行业竞争带来的巨大压力，它们大多将注意力放在了如何提升自己的经济效益，但是在这个过程中，却严重忽略了一个健全的管理制度以及档案管理的方式对其发展的巨大影响。医院的档案管理如果缺乏完整，科学的管理制度，会造成工作人员管理效率的低下，管理方式的混乱，造成医院的发展受到严重的影响。

2.3 档案服务过于被动

档案工作的内容和方式较为简单，但是档案的服务过于被动，使得档案的服务难以得到有效的发展。一些医院还保存着传统的档案管理模式，也就是纸质档案的管理方式，使得年限较长的档案出现不可避免的损毁，甚至是丢失的现象，造成巨大的影响。还存在一些医院由于对于档案管理工作的忽视，档案管理工作的混乱，对于档案的信息不能及时的更新，档案内部的信息不能有效的共享，使得档案信息的价值无法发挥出来。而且，档案管理的工作人员一般都是已退休的人员，由于这些人员年纪较大，对于信息化的工作内容无法适应，档案管理工作的经验不足，使得档案管理工作处于一个被动的地位，严重的阻碍了档案管理的精细化发展。

2.4 信息化水平难以提升

我国的医疗水平正在不断的发展，受到人口老龄化的影响，以及暴发的新冠疫情，近些年来，我国的医疗的信息数据呈现一个爆炸式的增长，这就使得医院的档案管理工作的难度加大。此外，大多数医院表现出更加愿意将更多的资金以及关注放在科研研发上面，对于信息化水平的发展没有过多的重视，二者的不平衡发展，使得医院发展受到了严重的限制。

3 精细化管理在医院档案管理中的应用

3.1 树立正确的管理意识，明确档案建设目标

建立正确的管理意识，对于医院档案管理的精细化发展是非常重要的，医院的管理人员必须明确档案建设的目标，根据医院的实际情况，制定最符合自身发展的管理计划以及管理制度。在实际的管理操作当中，管理人员还应当以实际情况作为管理的准则，并制定科学的管理规划，在通过合理的管理制度提升医院档案管理工作的效率的同时，保障档案信息的安全性，还应该极强对于档案信息的共享，发挥档案信息的价值。对于档案管理工作，对于其工作人员应当加大考核力度，制定合理的奖励以及惩罚机制，最大程度的激发工作人员的工作热情，促进档案管理工作的发展。当然，档案管理工作进一步的细分，避免不同类型的工作交叉在一起，这样会严重降低档案管理的工作人员的工作效率，加大工作人员的工作压力。对于相同类别的档案信息可以进行统一的划分整合，这为之后的查看使用等提供了便利。对于档案管理的工作人员，也应该为他们提供必要的技能培训课程，除了学习必要的管理理念之外，还可以充分的借鉴其他档案管理工作优异的案例，加强精细化的管理，充分发挥出档案信息的最大价值。

3.2 创建档案管理制度，引入精细化管理理念

制度是保障人员有序工作的必要条件，建立科学的责任制度，将责任制度有机的与档案管理工作结合起来，将每个工作人员的责任以及义务明确的划分，保障档案管理工作的高效率进行。此外，责任制度需要将每个工作人员的具体工作内容明确的划分出来，将工作与责任挂钩，建立岗位责任制度，使得档案管理工作人员的工作与责任相匹配，能够在最大程度上激发工作人员的工作效率。

精细化管理制度的建立在档案管理工作中具有极其重要的地位，但这也是许多医院管理人员所忽视的一项内容。积极的引进精细化管理的理念，建立精细化管理的制度，提高档案管理工作人员的精细化管理的意思，才能够确保精细化管理制度的有序进行。

合理的奖惩机制，可以在限制工作人员的同时，也能够最大程度上提高档案管理工作人员的工作动力。将精细化管理引入医院的档案管理体系中，能够有效的减少档案管理中存在道德许多问题，保障了档案信息的准确性。

3.3 大数据技术的融入档案管理之中

将大数据技术引入到医院档案管理之中，在提升档案管理工作人员处理档案信息的效率的同时，还能够在很大程度上提高工作人员处理数据的质量，高效与高质量也是当今社会发展的要求，因此，加强对于档案信息的管理工作，不仅不会降低医院经济效益的产生，还能够极大的促进医院的发展。因此，引入大数据技术，对于思想医院档案信息化管理，减少档案管理工作人员的负担具有深远的意义。此外，大数据技术在提供以上优点的同时，还能够发挥出巨大的信息共享的作用。信息共享加快医院各个部门之间，各个医生之间以及医患之间的信息交流，为医院的信息交流提供了一个新的途径。

4 结语

综上所述，医院的发展不应当仅仅放眼于发展科研研发之上，档案信息的精细化管理看似与医院的发展没有管理，但实际上能够在极大程度上加快医院内部之间的信息交流，信息高效传递的同时，更是医院快速发展时机。因此，医院的管理人员应当充分的认识到档案管理工作对于未来可持续发展的重要意义，积极的引进精细化管理的理念，建立精细化管理的制度，提高档案管理工作人员的精细化管理的意思，确保精细化管理制度的有序进行，才能够将档案信息中的价值充分发挥出来，为医院的发展打下坚实的基础。