从主体角度谈行政管理效能提升

任玮瑶

（东北大学文法学院，辽宁沈阳 110819）

本文通过梳理高校行政管理工作的现状，分析目前影响高校行政管理效能提升的问题，包括行政机构臃肿，管理模式固化；行政办公流程繁琐，办事效率低下；行政人员素质参差，现代化技能不足。据此提出可供参考的建议。

1 提高高校行政管理效能的重要意义

1.1 提高高校行政管理效能是建设一流学校的要求

习近平总书记强调，要加快建设一流大学、一流学科，实现高等教育的内涵式发展。一流的大学必须与一流的教学和科研相匹配。一流的教学科研源于一流的人才。要使一流的人才顺利成长，产生高质量的人才，就必须依靠一流的行政管理和服务，提供最完善的环境、条件和最有力的保障。其中，高效制度文化的建设和管理方法的创新尤为重要，真正符合会展内涵发展的要求。因此，要按照“双一流”的战略目标，全面提高行政管理效率。

1.2 提高服务水平，降低管理成本

利用信息技术，高校管理中的信息可以有效地连接起来，院校上下级联系起来，从业状况省略了中间管理机构，从而降低了管理成本，简化了管理步骤，提高了管理质效。

1.3 提高行政管理效能有助于提升高校形象

行政管理效率的提高，不仅有利于高校人才培养质量的提升和教学科研水平的提高，而且有利于提高高校的社会影响力和声誉。学院和大学不再是封闭的象牙塔。为国家现代化建设和发展提供科技支持和咨询，为全社会提供高水平的智力支持和技术服务，为大学生成长成才提供自信、安心、放心的学习、生活和人才环境。这些工作在很大程度上需要政府部门协调安排，提供政策、环境和条件保障。在过去很长一个时期，由于行政管理效率低下，高校的这些职能和功能没有得到充分发挥，甚至受到批评和质疑。因此，提高行政管理效率，就是要从根本上摒弃一些陈旧落后的管理观念和方法，改变服务面貌，提高办公效率和质量，从而树立高校良好的社会形象。

2 影响高校行政管理效能的原因

2.1 行政机构庞大，管理模式固化

受到传统思维的影响，高校的行政管理延续了政府的层次化管理模式，基本上是按校、系、科的层次，最后按基层行政人员建立。长期以来，由于机构人员过多，部门众多，彼此职责不明确，职能重叠，导致职责不清、效率不高。在现实中，甚至会有相互推诿和指责。但受到伤害的是老师和学生，最终影响到学校的发展。层级管理模式的优点是权力关系明确，层级分明，有利于领导和指挥。然而,规模的扩张,这种管理模式与太多的中间交涉容易减缓或扭曲的信息传输,导致决策错误,并且不利于管理人员发挥主观能动性,影响了执行效率。

2.2 行政办公流程繁琐，办事效率低下

如上所述，相当多的高校存在机构臃肿、职能重叠的问题。加上上层的管理模式，似乎是一件非常简单的事情。有时需要老师和学生经过多次批准和签字，需要反复进行。这是效率不高的表现。这种复杂的制度过程，越来越不适应现代大学内部治理的要求。高校把教学、科研和人才培养作为中心任务，除了党的建设是一切工作的指挥和指导外，其他工作特别是行政工作都要围绕中心任务得到很好的支持。它的直接服务对象是教师和学生。教师和学生的满意度，是其工作评价体系的核心要素。

2.3 行政人员素质参差，现代化技能不足

要创建世界一流大学，除了要有一流的人才，还应具备一流的管理；一流的管理要求高校的行政管理要跟上高等教育功能的变迁，并与之协调发展。

要在行政管理中成为一流的管理者，首先要具备一流的素质和能力，尤其是现代管理理念和办公技能;其次，人员的选择要体现职业化。这一要求不仅给在传统体制下进入管理岗位的行政人员带来了压力，也给一些新入职年轻人员带来了挑战。

如果说现代技能可以通过岗位学习来弥补和提高，那么专业水平只能通过以后的工作岗位调整或新招来改革。总之，现在专业化不仅是企业对员工的基本要求，也适用于高校管理者。在排除其他主观因素的情况下，专业人员通常比非专业人员更容易适应特定的工作需求。

3 提升高校行政管理效能的建议

基于上述问题的分析，我们清楚地看到，加快高校行政管理体制的改革，大力提升行政管理效能，不仅意义重大，而且迫在眉睫。对此，笔者提出以下建议谨供参考。

3.1 精简机构整合部门，改革行政管理模式

如前所述，机构庞大、职能重叠是许多高校管理体制中普遍存在的问题。这个桎梏必须被打破。高校要学会“减脂”“除脂”。过于庞大和繁杂的行政机构和制度，会使学校发展缓慢和效率低下。因此，首先要把职能相近的学校部门整合起来，尽量减少干部的数量，当然也会触及一些人的利益。然而，与高校行政效率的提高相比，这种割舍是值得的。其次，优化部门岗位设置。传统的层级管理属于金字塔型。干部岗位和岗位数量从上到下逐步增加，部门级干部数量增加。这种管理模式的特点是需要通过大量的下级管理者和员工来实现上级领导的要求和意图。但客观上，有许多职能部门的职能重叠。在实际工作中，很容易出现推诿、扯皮的情况，没有人愿意去管理，或者觉得自己不应该去担当。因此，有必要改变这种层次化管理模式，实行“扁平化”管理，走“大系制”“大科学制”的路线。扁平化管理是在组织规模不断扩大的情况下，通过扩大管理范围来解决层级管理弊端的有效途径，其最大的优点是可以使决策端意图直接传递到执行端，无须中间层的过渡，加快了信息的流动速度，避免了信息的失真，节约了管理成本。从提高行政效率的本意来看，扁平化比层次化更有效率，是一种更经济高效的管理模式。实现扁平化管理模式，通过有效沟通促进行政部门之间的积极合作，可以大幅提高高校行政部门的管理水平。因此，“大院系制”和“大学科制”应成为高校下一步行政管理改革的重要举措和方向。

3.2 优化办公流程，提高办事效率

许多教师和学生受到了部门层次和繁杂程序的困扰。老师经常抱怨，因为学校规章太多，变化太快，大家感到不知所措。例如，常见的资金报销，需要完成各种程序，需要多次审批和签字。有时由于不熟悉流程或要求，他们没有做太多错误的事情，做重复的工作，把一个教学科研专家变成了一个低效率的勤杂工。其实，教师可自行负责科研项目经费的使用。事实上，单位领导不清楚具体的用途，这不仅增加了领导无意义的责任和压力，也给予教师极大的压力和极度的低效。因此，高校各级管理者需要认真研究规范和流程是否科学、合理和必要。每当制定一项规定或制度时，管理者不应只让自己的工作方便或保证豁免，而不考虑教师和学生的方便。这既是服务理念的问题，也是工作方法的问题。管理者必须学会换位思考，换位才能认清位置，正确定位。与此同时，他们可以在规章制度出台前广泛征求师生的意见和建议，更多地弯腰倾听，而不仅仅是“仰望星空”。

3.3 加强培训，增强队伍能力和素质

对于现有的管理人员，高校应该主动加强其能力提升和综合素质培训，因为在传统的人事制度下，他们往往没有工作压力，缺乏主动学习和提高工作技能的积极性。一方面，我们可以设计一套完善合理的培训计划，让管理人员分批参与培训，这是利用组织的主动关怀和激励;另一方面，可以加强绩效考核，结合工作的质量和数量，结合教师和学生的满意度，对管理人员进行考核，充分体现奖惩制度，这是一种被动使用的制度，也是一种约束激励。通过这样的机制设计，可以促进管理人员提高自身的素质，增强主动学习的欲望。同时，在能力素质提升学习的内容方面，一是突出加强现代化技术的培训，着重提高信息搜集与传递、数据整理与分析、计算机办公系统自动化等能力；二是综合提高诸如文稿草拟撰写、待人接物、应急处理、风险防范等方面的能力与素质。

4 结语

行政服务不仅是教学科研正常运行的重要保障，而且肩负着教育的管理和服务责任。为此，针对提高高校行政效率的问题，笔者提出了以下建议：精简组织机构，整合部门，改革行政管理模式；优化办公流程，提高工作效率;加强培训，提高团队的能力和素质。