马钢常态化远程办公可行性及保障措施

陈 扬

(马钢集团公司办公室 安徽马鞍山 243000)

远程办公发端于20世纪70年代，得益于电话通讯技术的发展，通过电话网络将企业与各个卫星办公室、商业办公室实现信息沟通，只要存在电话网络，就可以像在公司办公室一样实现工作。到了21世纪，移动互联网的兴起对远程办公的方式带来了更大的变革，而在5G时代，随时随地办公已经成为现实，远程办公已经从一种工作方式变为企业管理方式，如何利用远程办公为社会发展，企业转型助力，并且克服远程办公中的各种风险，建立常态化远程办公管理方案和保障措施，提升企业竞争力正是本文讨论的内容。

1 现代企业远程办公的组成方式

现代企业生产经营节奏快，信息交互频繁，通过走访和调查，如今企业的远程办公大致分以下3种方式。

1.以家庭为主的远程办公。这类办公群体通常为小型企业、自由职业者和互联网创业公司等。这些企业通常存在资金周转紧张或是处在企业的初创期，没有设置相对固定的办公场所，工作内容相对独立，仅需保持通信畅通就能实现日常工作，为了节约租用办公场所的费用。选择远程办公企业员工只需通过互联网链接企业的工作服务器网络，便可以开展工作。

2.以卫星办公室或通用办公写字楼的远程办公。这类办公群体通常为大型跨国的企业集团，这类企业规模非常巨大，企业分支机构繁多，企业的业务范围遍布世界各地，为了更好管理好各地的分子企业，通常需要通过远程办公的方式实现公司总部和区域企业之间工作信息交流。这类远程办公的场所通常为各地的卫星办公室，通用办公写字楼，酒店和远程办公中心等。

3.以移动互联网为主的随时随地办公。这类办公群体通常为全天甚至24小时待命的重要信息收发部门、应急管理部门、销售服务部门和技术维护部门，由于工作发生时间的不确定性，这些部门的工作人员可能需要在任何地点任何时间处理工作，这类人员被称为移动办公人员。移动办公人员的办公位置并不固定，他们可以在家里，交通工具里，通过移动通讯工具与企业的工作服务器网络链接的远程办公。

2 远程办公的机遇与挑战

2.1 远程办公的机遇

(1)工作实时反馈，员工效率提高

由于远程办公的方式不受空间范围，上班通勤，单位同事的影响，员工工作时间相对灵活，工作的效率和工作的完成程度都可以得到提升。通过互联网将工作情况实时共享展示，员工可以将工作进展情况和工作中的疑问想法畅通的传达给上下级工作岗位，同时企业管理者也可以通过这套反馈渠道进行工作布置和工作激励，使员工即使不在工作场所也能感受企业组织的时刻伴随，对提高远程办公的有效运行和增加员工工作积极性和忠诚度有着良好的促进作用。

(2)工作环境宽松，员工的忠诚度提升

传统到岗坐班的工作方式极大限制了员工对时间的选择支配，在发生意外、疾病、个人事务等与工作事件冲突的事件时，员工只能进行选择，增加了员工请假和旷工的压力，对员工的考勤绩效带来影响。此外远程办公还能带来一些意想不到的保护，如减少上下班通勤中的交通意外，在流行疾病或疫情时期减少人员接触，在此意义上也是公司降低医疗保健支出的一项途径，体现了公司对员工的关怀。

(3)节约资源，减少浪费，保护环境

现代企业尤其是大型企业集团，日常办公所消耗的能源很大，如果远程办公的方式可以推广，将有效降低企业对员工办公的开支。如马钢公司办公楼每天的水电、物业等开支高达2.3万元，若推行一半人员远程办公，每天能节省1万余元，全年可节省360余万元。同时远程办公利用信息网络传送各类信息，减少了传统纸质文件材料的消耗，提高了企业的无纸化办公程度，节约了资源，保护了环境，增加了企业的现代化水平。节约的费用可以投入企业的技术研发和设备更新上，为企业提升技术装备实力，增强了企业的竞争力。

(4)减少工作场所人员密度，保护员工健康办公

许多企业为节约租房成本，大量将公司员工集中在一起办公，使得办公场所人员密度大，空气质量不佳，影响公司员工健康。当有员工感染经空气飞沫传播的传染疾病时，集中办公更是会造成疾病的大范围传播。如2020年新春，一场突如其来的新冠肺炎疫情席卷中华大地。面对来势汹汹的疫情，马钢全体员工众志成城，迅速行动，探索远程办公工作模式，采取人员轮值到岗与居家远程办公相结合的方式，有效降低了疫情传播风险，提高了工作效率，保证了马钢公司各项工作的有序开展。

2.2 远程办公的挑战

(1)技术保障方面的挑战

由于远程办公受网速、内网登陆限制、工作平台自由度不高等因素影响，在远程工作时，网络通讯不畅导致办公软件响应速度较慢，且网络不够稳定，难以达到现场办公的效率和效果；此外在办公设备方面，实行远程办公的岗位如文书人员需配备移动办公设备来保障工作。

(2)人员管理方面的挑战

远程办公对员工管理难度加大，管理者不能随时随地的“看到”员工，给考勤和绩效薪酬工作带来困难。远程办公不能随时随地的面对面接触，缺乏视觉沟通，使得沟通效率略低；有时由于通讯等多种原因找不到远程办公人员，从而导致一些紧急事务无法及时得到解决或答复。另外，远程办公员工的工作状态难以掌握，会因办公环境(如家庭环境)界限不清影响，缺少工作仪式感，其专注性也不如现场办公，易受到干扰，很难保证员工全天的工作效率。

(3)业务流程方面的挑战

远程办公存在信息交换坝埂和信息泄漏风险，信息收集也没有在单位方便；非电子文档材料和需要打印办理工作难以处理；对外窗口单位在实行远程办公时，工作场所还必须安排人员值守；可能带来潜在的法律和规章制度方面的风险，如工伤的界定、劳动纪律的管理等。

3 马钢实施常态化远程办公的可行性及保障措施

3.1 对马钢实施常态化远程办公的可行性调查

这次新冠疫情导致企业、学校、工厂等机构不得不延迟开工，使得远程办公的必要性再次成为讨论的热点。根据中国宝武集团总部关于填写常态化远程办公调查问卷的要求，马钢积极组织集团和股份机关共14个部门(每部门10份问卷)进行填写，共收到有效问卷137份。

(1)就推进远程办公必要性一项问卷调查结果如下：

①认为有必要，利大于弊(66人，占总调查人数48.2%)；②没有必要，弊大于利(4人，占总调查人数2.9%)；③利弊皆有(67人，占总调查人数48.9%)。

其中选择“利”主要观点有：疫情期间实行远程办公，可以有效减少人员流动和聚集，降低疫情传播风险；即使没有疫情，远程办公也是顺应时代潮流的工作模式的创新，未来也会成为常态化。而“弊”主要观点有：担心有些事务仅靠远程无法完成。而“利弊皆有”主要担心实行常态化远程办公还面临各种挑战。

(2)对未来常态化远程办公的总体效率与现场办公相比的问卷反馈结果：

①认为总体效率仅为现场办公的50%以下(15人，占总调查人数10.9%)；②总体效率达到现场办公的50%-79%(54人，占总调查人数39.4%)；③总体效率接近现场办公的80%-99%(58人，占总调查人数42.3%)；④总体效率等同现场办公或更高(10人，占总调查人数7.3%)。

(3)在如果集团推行远程办公常态化(每周一天)，您所在的公司是否愿意参加试点一栏，问卷调查结果如下：

①是(128人，占总调查人数93.4%)；②否(9人，占总调查人数6.6%)。

3.2 马钢实施常态化远程办公的保障措施

调查发现马钢公司目前最容易实施常态化远程办公的为公司机关部门，人数共计约550人，通过筛选可推行常态化远程办公的约占70%，约380余人。为更好实现常态化远程办公，实现管理远程不远离，工作轻松不放松，达到工作岗位的要求，必须从以下方面设计常态化远程办公方案和保障措施。

(1)选择素质高自律性强的人员参与常态化远程办公

要想远程办公顺利开展，高素质的人员是前提条件之一，人员的素质状态直接决定远程办公的质量好坏。招聘时人事部门可以通过性格测试、情景模拟、综合评价等方法选择出能力强素质高的员工。在自愿的基础上，选择工作积极主动、责任心强、自律性高、诚实守信的人员参与实行远程办公试点。

(2)制定针对常态化远程办公的管理制度

对于常态化远程办公，企业管理也必须跟进，制定好适合企业自身的远程办公制度是做好常态化远程办公的基础。马钢在执行宝武集团总部的《集团总部疫情防控期间远程办公方案(试行)》《中国宝武远程办公指南》《集团总部远程办公人员管理若干规定(试行)》和《集团总部远程办公保密基本规范(试行)》等管理制度同时，也要积极组织制定符合自身特点的常态化远程办公各项管理制度，为常态化远程办公打好制度基础。

(3)建立适应远程办公的办公网络和网络安全策略

建立安全可靠办公网络是远程办公的重要保障，在推进常态化远程办公，享受远程办公带来的好处时，企业必须了解远程办公在安全上有着先天的风险，必须时刻关注不能忽视，确保远程访问的安全是企业信息化部门的重要工作。目前主流的方法是用VPN(虚拟专用网络)利用公用网络架设专用网络让员工访问企业内网的服务器资源，VPN的连接将远程和移动终端逻辑置于企业内网中，企业要建立足够高的带宽来满足各种终端访问，面对移动终端的普及，还应对原有信息系统针对移动设备的改造和移植以适合远程办公。企业要确保使用远程办公的地方能拥有总部同等级的安全防护，免受蠕虫、木马病毒以及各种网络威胁攻击。并将网络安全和各种扩展功能整合，加强员工身份认证，除了密码、key之外，引入手机号和短信验证码的方式提升员工身份认证有效性，使员工可以安全便捷连接企业各种远程站点，使远程端不成为网络安全的薄弱环节。

(4)制定远程办公绩效评估标准并定期考核

对远程办公的员工绩效评估是常态化远程办公的重要支撑。目标管理评价法(MBO)作为远程办公员工绩效考核方法比较合适。此方法通过企业将组织目标逐层分解到远程办公员工目标，只需考核被考核员工目标完成情况就可以获得理想的绩效考核结果。在制定远程办公的工作目标时必须遵循目标要具体、可量化、可实现，且管理者和员工均能接受的原则，不适合制定要通过观察来评定员工的绩效目标。在考核时间上要定期，如每年6月、12月进行评核，评核可以分成两部分，一是对半年工作目标进行考核总结，二是根据考核结果制定下半年的工作目标，将目标考核与制定同时进行形成闭环，好处是便于及时修正工作目标，保证企业总体目标的实现。

(5)营造互相信任的企业文化

要做好常态化远程办公，营造相互信任的企业文化是重要保证。在企业形成良好信任文化后，不论远程办公还是集中办公，大家都会尽职尽责，对工作认真负责，即使没人监管依然愿意为实现企业工作目标努力工作，自我奉献。要营造好相互信任的企业文化，企业的各级管理者是主体，必须在自身的行为言行中作表率，带头做好自我监督，从做受人信任的领导开始，以上率下打造企业信任文化。

(6)规定远程办公环境

远程办公特别是在家办公，家庭成员是影响办公效率和准确率的一大干扰源，对此远程办公者要意识到工作和家庭的区别，对工作要认真对待，努力将家庭方面降到最小，对家庭成员提前告知远程办公只是工作的一种形式，不是为了照顾小孩或者家人。远程办公时企业可为员工配置必要的工作设施，帮助构建一个固定封闭的区域，起到隔断家庭与工作边界的作用，避免非工作因素影响。在构建好的办公区域内，员工可根据工作类别将办公用品定制摆放，避免他人随意使用办公用品，让员工可以安心开始工作。

4 结论与展望

研究表明，远程办公在现代信息技术和企业有效管理下，可以在节约办公成本，节能降耗，保护人员身体健康等方面带来益处。良好的远程办公方案可以使员工工作内容和方式不变前提下满足员工自主工作和自由选择办公地点等要求，达到员工、企业共赢，为企业提升竞争力。本文仅粗浅的对企业采用远程办公可行性和推行常态化远程办公方案及保障措施等方面进行了分析研究，研究样本小时间短，而常态化远程办公是一种长期行为，如何在长时间，常态化的背景下远程办公，以及常态化远程办公对员工的工作心态会产生什么影响是进一步研究的方向。